Resebyrå - Egencia

Produkt

Egencia erbjuder resebyråtjänster till KTH enligt följande:

  • Personlig service
    • Individuella resor (inkl. reseservice för medresenär i samband med tjänsteresa t.ex. familjemedlem)
    • Gruppresor och Event
  • Självbokningbokning via KTH-RES för anställda (rekommenderas för enkla resor "point-to-point")
  • I AKUTFALL 24-timmarsservice (utanför ordinarie kontorstid, högre arvode utgår)

Avtal

KTH har tecknat ett avtal avseende resebyråtjänster med Egencia. Detta avtal gäller för perioden 2016-05-01--2018-04-30 med möjlighet till förlängning 1+1 år d.v.s längst tom 2020-04-30.

I avtalet med Egencia ingår fullservice för tjänsteresor för KTH:s enskilda resenärer och för grupper. Egencia tillhandhåller alla typer av reserelaterade tjänster;
förmedling av resor samt resan i sig till KTHs resenärer. Detta innebär beställning/bokning/ombokning/avbokning/omskrivning/kreditering/leverans av färdhandlingar/fakturering för flyg, tåg, båt, hyrbil, marktransporter och hotell (inkl hyra av buss) i Sverige och utomlands samt tillhandahåller av voucherservice för hotell/hyrbil och avbeställningsförsäkring för sjukdom/olycksfall via Diners (läs information nedan om avbeställningsskydd, ingår utan avgift).

Även fullservice för grupp- och konferensresor utomlands ingår i uppdraget.

Tillgänglighet, inkommande e-post ska besvaras inom 2 timmar med information om beräknad behandlingstid och minst 80 % av telefonsamtalen ska vara besvarade inom 20 sekunder.

Reklamation ska besvaras inom 24 timmar – Egencia meddelar att man tagit emot en reklamation och meddelar vilken åtgärd det föranleder samt eventuell behandlingstid.

Krediteringar ska vara färdigbehandlade inom 4 arbetsdagar. Vid speciella fall ska svar lämnas inom 4 arbetsdagar med information om beräknad behandlingstid.

Garantier som ingår i avtalet:

  • Prisgaranti
  • Bokningsgaranti
  • Ersättningsgaranti
  • Onlinegaranti

Läs mer om garantier. (pdf 17 kB)

Travel Flex

Egencia erbjuder "Travel Flex" återbetalningsgaranti flyg mot en avgift (beställning via Egencia personlig service), mer information Travel Flex (pdf 216 kB)

Faktura

Egencia fakturerar via Diners TAC/faktura. Det blir en faktura per produkt. För att fakturan ska hamna hos rätt person i KTHs EFH (Elektroniskt fakturahantering) det är oerhört viktigt att uppgiften om sakattestant är korrekt i din resenärprofil.

Avbeställningsskydd - När du bokar din resa hos Egencia ingår ett avbeställningsskydd (utan avgift) som ger ersättning med upp till 20.000 kr per försäkrad (resans värde måste uppgå till lägst 1000 kr exkl. skatter och avgifter). Avbeställningsskyddet gäller om du tvingas att avbeställa din resa p g a att du, anhörig eller reskamrat blir sjuk eller råkar ut för olycksfall. Undantag gäller vid gruppresa om medresenär drabbas. Med gruppresa menas att fler än tre personer bokat resa tillsammans till samma resmål. Avbeställningsskydd

Ersättning till Egencia

Ersättning till Egencia för att utföra reseservice och reseadministration enligt detta avtal inkluderar samtliga med uppdraget förenade kostnader, förutom de kostnader som uppstår hos tredje part för den förmedlade tjänsten enligt uppdragsbeskrivningen vilken Egencia vidaredebiterar KTH.

Kontaktuppgifter

Resebokningar och online support:
Öppettider: 08.00-17.00 (vardagar) Telefon: 08 555 237 20 (vid problem, tillfälligt telefonnummer 040 608 57 31) E-post: customer_service@egencia.se Fax: 08 555 237 91

Fakturafrågor:
Öppettider: 08.00-17.00 (vardagar) E-post: invoice_care_se@egencia.com

I akutfall 24-timmarsservice:
Inom Sverige: 08 555 237 20
Från övriga världen: +46 8 555 237 20
(OBS! service utanför ordinarie kontorstid, högre arvode utgår!)

Group & Event:
Öppettider: 08.00-17.00 (vardagar) Telefon: 08 555 237 70 E-post: m&e_sto@egencia.com

Reklamation

Maila din reklamation och/eller dina synpunkter om Egencia till Egencia alternativt Travel Manager

Kontaktpersoner

Egencia:
Andreas Reimer (Ansvarig för avtalet)

KTH:
Magda Ousi (Travel Manager)
Telefon: 08-790 9657 E-post: magdao@kth.se

Hjälpte denna sida dig?
Tack för din åsikt!
Till sidans topp