Lathund disputationswebbinar

Sätt upp ett Zoom-webbinar för disputationen

KTH IT-Support hjälper till med instruktioner, tips och råd, med uppstart av själva webbseminariet i Zoom, samt med support i den fysiska lokalen om behov uppstår.

Du behöver en webbinar-licens för att kunna sätta upp ett webbinar.
Här finns information  hur du går tillväga.

Fortsätt med inställningarna när du har fått licensen.

Logga in på kth-se.zoom.us/  

Om du redan har schemalagd ett Zoom-möte kan du enkelt konvertera det till ett webbinar genom att klicka på “Convert this Meeting to a Webinar”. (Du måste ha fått licensen). Zoomlänken blir då registreringslänken.

Inställningar för webbinar

• Topic: Public defence of doctoral theses
• Description: Infotext till allmänheten, se Webinar Description mall (docx 24 kB)
• Video: Host off; Panelists on
• Alternative Hosts:
  Ange salen (om den stödjer det), t.ex. Kollegiesalen

Nedanstående flikar blir först tillgängliga efter att man har schemalagt webbinariet:

• Invitations: Lägg till deltagarna under ”Invite panelists”
• Q/A:
  - Do not allow anonymous questions
  - Allow attendees to view answered questions only

Övrigt

• Skicka registreringslänken till webbinariet till respondenten som lägger till den under ”Lokal” vid avhandlingens publicering i DiVA. Informationen läggs automatiskt till i KTH-kalendern .
  Ifall länken inte är tillgänglig så behöver respondenten skicka den till phdadmin@cbh.kth.se  för kalenderuppdatering så fort den finns tillgänglig.
• Stäng av chat för attendees

Etablera kontakt med deltagarna

Skicka ett informationsmejl med checklista till deltagarna, dvs respondent, opponent, betygsnämnd, handledare, ordförande samt eventuella ersättare.

Se till att ha uppgifter (e-post, telefon) och att dessa är aktuella vid disputationen.

Mail mall 1 – Allmän info (på engelska) (docx 25 kB)

Förbered en övningsgenomgång

Om ni ska vara i en sal: kom ihåg att boka KTH IT-support och lokalen till övningsgenomgången.

Webbinariet kan även användas till övningsgenomgången.

I ”Practice Mode” kan endast panellister delta.
Övriga deltagare kan först delta efter att man tryckt på knappen ”Start Webinar”.
En Attendee kan ändras till panelist och tvärtom.

Under genomgången kan man bland annat prova Q/A gränssnittet och uppleva publikens perspektiv. Det brukar vara uppskattat om man inte har varit med om det förut.

Mail mall 2 – Övningsgenomgång (på engelska) (docx 25 kB)

Övningsgenomgång

Testa/gå igenom:

• Om host är i rummet:
  Stäng av ljudet på host-datorn för att undvika rundgång.
• Host startar mötet
• Bild och ljud (kom ihåg headset)
• Skärmdelning - testa alla presentationer (ordförande/respondent/opponent)
• Q/A:

  Prova rollerna som panelist/attedee:
  Attendees kan ställa frågor genom att skriva i Q/A. Panellister kan se alla frågor.
  Respondenten kan välja hur hen svarar, antingen genom att skriva eller att svara live.

• Roll som attendee: Lyfta handen och vänta på att få prata.
• Ta upp frågan om inspelning.
• Betygsnämnden har ett separat Zoom-möte (efter publikens frågor). Bestäm vem som kallar till detta.
  Tips: Ordna en bordshögtalare till deltagare som sitter i samma rum.
• Fastställ vem som kan vara co-host under disputationen. Inga uppgifter tillkommer, det är en ren säkerhetsåtgärd ifall värden (host) skulle tappa internetanslutning.
• Tips till organisatören: Ändra inställningar till att alltid visa Meeting Controls.

Säkerställ att alla panellister har fått inbjudan

Inbjudan skickas ut automatiskt till panellister när man schemalägger webbinariet. Kolla att inbjudan har mottagits av alla.

Mail mall 3 – kolla att panellister har fått inbjudan (på engelska) (docx 24 kB)

Disputationswebbinarium

Starta seminariet 20—30 minuter innan disputationen börjar.

Om webbinariet är i "Practice Mode" kan endast panellister delta tills du trycker på ”Start Webinar”.

• Stäng av chatten för deltagare (attendees).
• Inställningar för View: Välj ”Gallery” och ”Hide Non-video Participants”
• Säkerställ att alla panellister har anslutit till webbinariet
• Ange någon som co-host. Vissa salar kan göras till co-host.
  OBS: Om host vill lämna webbinariet måste först någon annan (t.ex. co-host) göras till host.

Börja sändningen: Tryck på ”Start Webinar” en minut innan den utsatta tiden.

• Vänta på att publiken komma in. Man kan se överst i fliken "Attendees" hur många som har anslutit.
• Ändra vyn för publiken (Attendee View) till ”Speaker View” eller “Side-by-side: Speaker”.
  Fokus byter automatisk till den som talar.
• Hjälp till genom att stänga av mikrofonen hos panellister som inte gjort det så att fokus inte försvinner från respondenten på grund av harklingar eller liknande.

Publikens frågor

• Alla panellister kan se frågorna i Q/A. De ser också vilka deltagare som höjer handen.
• Respondenten kan svara live på frågorna eller skriva svar i Q/A.
• Hjälp till att moderera genom att tilldela ordet till publiken en i taget.
• Var beredd på eventuella Zoombombningar – kasta ut olämpliga personer om så krävs.

Körschema

1. Chair – Introduction & presentation of panelists
2. Respondent’s presentation
3. Discussion
   1. Opponent
   2. Grading Committee
   3. Q/A Audience (write questions in Q/A or raise hand in Zoom app)

Lessons learned

För att ständigt förbättra upplevelsen för samtliga inblandade, be alla panellister om återkoppling angående

• Information och förberedelse
• Supportens tillgänglighet och kvalitet
• Tekniska problem avseende ljud, bild och övrigt
• Vad som skulle kunna förbättras (t.ex. träning eller info).

Text: Raimund von der Emden