Så tar ni kommunikationsarbetet framåt
Vid bildandet av ett nytt centrum är uppstarten viktig för det fortsatta arbetet. KTH:s uppstarts och mötesmallar finns för nedladdning för att underlätta i uppstartsfasen.
Uppsatsfasen för ett nytt centrum är grundläggande för kommunikationsarbetet framåt. Att centrumföreståndare och kommunikatörer från start kommer överens om förväntansbild, information och stöttning kommer ge bättre förutsättningar för samverkan och utförande av operativt och strategiskt kommunikationsarbete.
När ett nytt centrum startas bör värdskolan ha ett uppstartsmöte med centrumföreståndaren, centrumkommunikatören vid COM och kommunikationsrepresentant från värdskolan för att diskutera och säkra samsyn kring följande punkter:
- Vilka resurser som finns och vad som är överenskommet för kommunikationsarbetet.
- Centrumets behov och önskemål kopplat till kommunikation.
- Prioriteringar för centrumets kommunikatör (utifrån ovan punkter).
- Roller och ansvar samt kontaktvägar för olika frågor (COM, värdskolan, centrumet).
- Process för framtagande av kommunikationsstrategi och kommunikationsplan.
- Centrumets möjliga kommunikationskanaler samt KTH:s och värdskolans kanaler.
- Riktlinjer för samprofilering på KTH.
- Rutiner för att dela innehåll och tipsa om nyheter på KTH.
- Praktiska hjälpmedel (till exempel mallar och guider) och samverkansforum för centrumkommunikation på KTH.
Ett uppstartsmöte bör ske och dokumenteras oavsett storlek på centrum. Agenda och deltagare anpassas utifrån centrumets storlek och behov. Ett förslag på agenda och tillhörande frågebatteri finns att hämta nedan och kan ses som vägledande inför ett uppstartsmöte.