Protokoll från KTH universitetsstyrelse den 14 oktober
Datum
Onsdagen den 14 oktober 2020, kl. 08.30-12.00
Plats
Styrelserummet, Brinellvägen 8, plan 11
Närvarande
Pia Sandvik, ordförande
Sigbritt Karlsson, rektor
Ledamöter utsedda av regeringen
Bertil Andersson, via zoom
Ola Asplund, via zoom
Christina Forsberg, via zoom
Bjarne Foss, via zoom
Jacob Gramenius
Christian Levin
Anna Sandström, via zoom
Ledamöter utsedda av lärarna
Hjalmar Brismar
Ulrica Edlund
Nicole Kringos
Studentledamöter
Elisabet Lövkvist
Charley Jönsson
Gloria Samosir
Företrädare för anställda
Reine Bergström, SACO, via zoom
Susanna Elfving Blomster, ST
Övriga deltagare/adjungerade/föredragande
Mikael Östling, prorektor
Kerstin Jacobsson, universitetsdirektör
Stefan Östlund, vicerektor för globala frågor, § 3.1
Brita Löfgren Lewin, stiftelsejurist SEB, § 3.2
Anna Hamilton, development officer, RSO/GVS, § 3.2, §§ 4.1-4.2
Camilla Ifvarsson, internrevisionschef och Magnus Jonsson, internrevisor, § 4.3
Seija Natri, sekreterare
Frånvarande
Vakant, SEKO
§ 1 Formalia
Ordförande välkomnar ledamöterna och öppnar mötet.
§1.1 Val av justerare
Anna Sandström utses att tillsammans med mötets ordförande och rektor justera protokollet.
§1.2 Fastställande av föredragningslistan/adjungeringar
Föredragningslistan fastställs. Molntjänster anmäldes som övrig fråga.
Ordförande informerar om adjungeringar.
MBL-protokollet, daterat 2020-10-08, läggs till handlingarna, bilaga 1.2.
§1.3 Föregående protokoll, 4-2020
Protokoll nr 4-2020 läggs till handlingarna.
§ 2 Rektors rapport
Rektor informerar styrelsen om:
- KTH-rapport 202001-202008 var bilagd handlingarna. Viss osäkerhet råder kring
intäkter av bidrag, andrahandsuthyrning och studieavgifter.
- Fördjupad KTH-rapport tema Ett KTH i en global värld var bilagd handlingarna.
- KTH:s vidtagna åtgärder har fungerat väl. Studenterna från åk 1 och åk 4 är på plats.
Anställda bör vara på plats minst 2 dagar i veckan enligt huvudregeln. - I budgetpropositionen föreslås ökat takbelopp, höjning av basanslaget och ökat anslag
för SciLifeLab. I propositionen finns riktade utbildningssatsningar bl.a. för livslångt lärande och KPU. Generella besparingar innebär 15% på helheten för minskat resande, 2 mnkr för utbildningsanslaget och 8 mnkr för forskningsanslaget. Studenthälsa föreslås förstärkt anslag samt ökning av överproduktion från 10% till 15% av anslaget. - Rektor presenterar statistik för antagningssiffror för hösten -20, könsfördelningen bland
förstahandssökande och andelen kvinnor bland nybörjare ht18-ht20. - UKÄ har fått i uppdrag att se över resultatindikatorerna för uppföljning av målet i budget-
propositionen i samråd med bl.a. Vetenskapsrådet och Universitets- och högskolerådet. - KTH:s synlighet i media under perioden 19 augusti – 30 september 2020 var bilagd handlingarna.
§ 3 Presentationer
§ 3.1 Om internationalisering
Stefan Östlund, vicerektor för globala relationer redogör för arbetet med internationella frågor.
Bland aktuella prioriteringar finns ökat fokus på Sydkorea, USA och Storbritannien samt det
europeiska universitetsnätverket UNITE!.
KTH star värd för THE Innovation and impact summit 20-22 april 2022.
§ 3.2 Om stiftelser
Brita Löfgren Löwen, stiftelsejurist, SEB informerar om anknutna stiftelser. Universitetsstyrelsen som högsta verkställande organ är ytterst ansvarig för anknuten förvaltning.
§ 4 Ärenden för beslut
§ 4.1 Riktlinje för hantering av KTH:s anknutna stiftelser
Dnr V-2020-0654, ks-kod 1.2
Styrdokumentet Ansvarsfördelning, arbetsordning och interna instruktioner för de KTH-anknutna stiftelserna (VT-2017-0016) styr hanteringen av KTH:s anknutna stiftelser.
Styrdokumentet är senast ändrad 2017. Under våren 2020 har stiftelsefunktionen inom avdelningen för forskningsstöd vid det gemensamma verksamhetsstödet genomfört en översyn av styrdokumenten för hantering av KTH:s anknutna stiftelser.
Översynen har lett till att ett nytt styrdokument har utformats utifrån riktlinje om styrdokument
(V-2020-0327) och handläggningsordning för arbete med styrdokument (V-2020-0328).
Det nya styrdokumentet hanterar beslutanderätt och uppgifter för de verksamheter som hanterar KTH:s anknutna stiftelser. Arbetsgruppen har stegvis gått igenom den gällande arbetsordningen och fört över del för del, granskat och omarbetat. Det rör sig om en fullständig omarbetning. En del frågor bör fortsättningsvis beslutas av universitetsdirektören i en separat rutin.
Arbetet har genomförts med stöd av arbetsgruppen för styrdokument (inom ledningskansliet vid det gemensamma verksamhetsstödet).
Enligt arbetsordning vid KTH (senast ändrad genom V-2020-0326) beslutar universitets-styrelsen sedan 1 juli 2020 om riktlinjer för hantering av KTH:s anknutna stiftelser.
Anna Hamilton, development officer föredrar ärendet.
Universitetsstyrelsen beslutar att:
- anta riktlinje för hantering av KTH:s anknutna stiftelser (V-2020-0654)att gälla från och med 1 november 2020. Vid samma tidpunkt upphävs styrdokumentet ansvarsfördelning, arbetsordning och interna instruktioner för de KTH-anknutna stiftelserna (VT-2017-0016).
Dessutom beslutar universitetsstyrelsen att:
- riktlinjen kompletteras med information om återrapportering årligen vid aprilmötet.
§ 4.2 Riktlinje för placering av kapital för KTH:s anknutna stiftelser
Dnr V-2020-0655, ks-kod 1.2
Styrdokumentet placeringsriktlinje för KTH:s stiftelsekapital (V-2016-1110) är senast ändrad 2016.
Under våren 2020 har stiftelsefunktionen inom avdelningen för forskningsstöd vid det gemensamma verksamhetsstödet genomfört en översyn av placeringsriktlinjen.
Översynen har lett till att ett nytt styrdokument har utformats utifrån riktlinje om styrdokument
(V-2020-0327) och handläggningsordning för arbete med styrdokument (V-2020-0328). I huvudsak rör ändringarna formalia och form. Sakinnehållet har förts över från placerings-riktlinjen.
Centrala förändringar är nya placeringsmål och limiter för tillgångsslag.
Arbetet har genomfört med stöd av arbetsgruppen för styrdokument (inom ledningskansliet vid det gemensamma verksamhetsstödet).
Enligt arbetsordning vid KTH (senast ändrad genom V-2020-0326) beslutar universitets-styrelsen sedan 1 juli 2020 om riktlinjer för placering av kapital i stiftelserna.
Anna Hamilton, development officer, föredrar ärendet.
Universitetsstyrelsen beslutar att:
- anta riktlinje för placering av kapital för KTH:s anknutna stiftelser att gälla från och med 1 november 2020. Vid samma tidpunkt upphävs placeringsriktlinje för KTH:s stiftelsekapital
(V-2016-1110).
Dessutom beslutar universitetsstyrelsen att:
- riktlinjen kompletteras enligt nedan:
Under punkt 7 Hållbar utveckling och etiska krav, andra kapitel, andra mening:
KTH har en mycket restriktiv syn på investeringar i bolag med produktion och/eller
distribution av exempelvis tobak, narkotika, vapen, alkohol, spel eller pornografi.
Under punkt 8.2 Rapportering
Förvaltare ska rapportera avvikelser till förvaltningsnämnden som tar informationen till
styrelsen vid behov.
§ 4.3 Internrevisionens granskningsrapport
Dnr V-2020-0104, Ks-kod 1.3
Enligt Internrevisionsförordningen (2006:1228) ska granskning utförd av internrevisionen
redovisas i form av iakttagelser och rekommendationer till styrelsen (9 §). Styrelsen ska
besluta om åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer
(10 §).
Internrevisionen har slutfört granskningar av
- KTH:s ledningssystem för informationssäkerhet
Camilla Ifvarsson, internrevisionschef och Magnus Jonsson, internrevisor redogör för
internrevisionens granskningsrapport.
Förslag till åtgärder med anledning av granskning av internrevisionen var bilagd handlingarna.
Universitetsstyrelsen beslutar att:
- fastställa rektors föreslagna åtgärdsplaner enligt förslaget med tillägget att andra
meningen under rubriken KTH:s kommentarer Detta gäller främst dokumentationen
av arbetet tas bort.
§ 4.4 Uppdrag att nominera ledamöter till KTH Holding AB:s styrelse
I enlighet med första stycket i sektion 1.4 Styrelsen i ägardirektiv för KTH Holding AB
ska KTH tillse att KTHH AB:s styrelse besitter de kompetenser som är nödvändiga för att kunna
driva verksamheten på ett framgångsrikt sätt. Arbetet med att hitta lämpliga styrelseledamöter
ska bedrivas genom en av ägaren styrd, strukturerad och bekantgjord process. KTH ska utse en
särskild nomineringskommitté för detta ändamål. Kommittén ska bestå av minst tre ledamöter
varav en majoritet ska vara oberoende mot bolaget och bolagsledning och ska ledas av en
ordförande. Styrelseordförande eller annan styrelseledamot kan ingå i kommittén, men
styrelseordförande kan dock inte ta rollen som ordförande för kommittén. Det ska särskilt
eftersträvas att styrelsen har en jämn könsfördelning. Suppleanter bör inte utses.
Majoriteten av ledamöterna ska vara oberoende i förhållande till KTHH AB och dess dotter-
bolag samt ledningen i dessa bolag.
Rektor föredrar ärendet. Nicole Kringos deltog inte i beslutet.
Universitetsstyrelsen beslutar att:
- utse följande personer till ledamöter i nomineringskommittén
- Mikael Östling, ordförande, prorektor, professor
- Nicole Kringos, professor
- Maria Gustafson, chef för avdelningen för forskningsstöd, GVS
§ 5 Ärenden för diskussion
Rektor redogör för diskussionsunderlag om teman från styrelseinternatet.
Framtidens lärande och lärmiljöer
Styrelsen vidhöll med föreslagna åtgärder.
Konkurrenskraftig forskning
Styrelsen vidhöll med föreslagna åtgärder. Resursfördelning och ökat basanslag är viktiga komponenter för bestämning av riktade satsningar och resurser för detta.
Konkurrenskraftigt KTH utifrån intäkter och kostnader
Styrelsen vidhöll med föreslagna åtgärder med tillägget att målsättning för effektivisering av
gemensamt verksamhetsstöd läggs till.
Övergripande
Styrelsen vidhöll med föreslagna åtgärder med tillägget omvärldsanalys kan ge stöd för en
framtidskommission.
Samtliga punkter kommer upp för diskussion vid kommande styrelsemöten under punkt §6. Till
decembermötet ska underlaget/informationen kompletteras med målbeskrivningar, handlings- och tidsplan.
§ 6 Anmälningar/information
§ 6.1 Uppföljning av tidigare styrelsebeslut
Styrelsen har bett om uppföljning av tidigare styrelsebeslut. Underlaget var bilagt handlingarna.
Underlaget kompletteras efter varje möte.
Rätten att kvarstå i anställning efter fyllda 68 år. Rektor informerar om riktlinjen som beslutas
efter att ha samverkats och förankrats enligt rutinerna. Hjalmar Brismar anmälde intresse att delta i formuleringar i riktlinjen. Uppföljningen är slutförd.
Tidsplanen för åtgärder för kemikaliehantering. Status om åtgärder var bilagd handlingarna.
Uppföljningen är slutförd.
§ 7 Övriga frågor
Christina Forsberg återupptog frågan om molntjänster. Vilka molntjänster har KTH?
Hur förhåller sig KTH till EU:s regler. Redovisning och diskussion vid decembermötet.