CASE – verktyget som blev en gemensam arbetsprocess och bättre stöd

Det gamla interna verktyget på RSO var begränsat och hanterade bara text dvs man kunde inte ladda ner dokument. Med resurser och nya direktiv från Annika Stensson Trigell, vicerektor för forskning, satte en projektgrupp i gång med en bred ansats att göra något bättre. I gruppen ingick personer från IT-avdelningen, skolornas administration, registratorer och jurister samt handläggare på RSO.

Alla kan följa ett ärende och utnyttja systemets funktionalitet

– Parallellt med projektet utformades funktionen med avtalskoordinatorer på skolorna och därmed blev CASE mer än ett verktyg, det blev också en process där alla inblandade nu kunde förstå och se hur ett ärende hanteras, berättar Susanne Jarl.

– Skolorna kan skapa ett ärende i CASE och redan från start samla alla underlag där. Detta kan ske redan i ansökningsstadiet men också senare i processen. Avtalskoordinatorerna är en länk mellan RSO och skolan, och skickar vidare ärendet till juristerna för granskning när de behöver kopplas in. När detta sker finns de flesta underlag redan samlade i systemet.

När juristen är klar får ärendet en ny status och ett mejl skickas automatiskt till avtalskoordinatorn och handläggare på RSO. Det finns även möjlighet för användarna i CASE att lägga in påminnelser i ärendet för att följa upp ärendet, tex. i väntan på att ett komplett signerat avtal kommer in.

Bra och brett samarbete mellan skolor och GVS

– Internt har vi tagit fram en handläggningsrutin på papper som vi kan ge till nyanställda. Den har vi delat med skolorna och gruppen för avtalskoordinatorer som nu sitter och försöker formulera ett gemensamt dokument av deras arbetsgång. Tack vare arbetet med CASE har vi faktiskt kommit närmare devisen ”Ett KTH”.

– Den feedback vi har fått är att CASE skapar ordning och reda. Skolorna får bättre överblick över de ansökningar och projekt som hanteras av verksamhetsstödet, även om alla ansökningar inte läggs in. De första som började använda systemet gjorde det redan i mars 2020 och det var först när vi började arbeta med CASE som vi på riktigt kunde se hur det faktiskt fungerade.

Nästa steg för CASE

– Det kommer aldrig att bli klart – och hade vi väntat på att det skulle vara helt klart innan vi satte igång hade vi inte börjat än idag! Det här är ”learning by doing”. Det är just detta som är en av framgångsfaktorerna menar vi som utgör förvaltningsgruppen, Niklas Olsson från IT-avdelningen som är expert på systemets funktionalitet, Maria Gustafson som är avdelningschef på RSO och systemägare, och jag som är förvaltningsledare, berättar Susanne och fortsätter:

– Nu vet vi mer om vad vi vill utveckla vidare och sedan juli i år kör RSO och ITM-skolan en pilot med diarieföringen av forskningsrelaterad information i CASE. Detta är för att slippa spara filer både i CASE och W3D3.

– Förhoppningen är att andra skolor följer efter,. Allt kommer så småningom att hamna i ett e-arkiv men det är framför allt en uppgift för registraturen och IT-avdelningen att lösa.