Till innehåll på sidan

Universitetsövergripande rutin för dokumentation och dokumentstyrning

RUTIN
Beslutsfattare:  Hållbarhetschef
Gäller från och med:  29 mars 2019
Ändrad från och med:  1 april 2021
Diarienummer:V-2019-0349-06 kskod 1.2
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva hur dokument inom miljöledningssystemet upprättas, fastställs, publiceras och arkiveras.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar dokumentation inom ramen för miljöledningssystemet.

3. Definitioner

GVS

Gemensamt verksamhetsstöd

Rutin

Angivet sätt att utföra en aktivitet eller en process

Redovisande dokument

Dokument som verifierar att en rutin, mall eller ett visst arbetssätt har följts.

PDCA-cykeln

Act (Agera). Ett systematiskt arbetssätt för att analysera och utveckla verksamhetsprocesser.

4. Ansvar

  • Hållbarhetschef ansvarar för att övergripande dokument inom miljöledningssystemet upprättas, fastställs, är relevanta, revideras och kommuniceras.

  • Skolchef/Chef för GVS ansvarar för att lokala dokument fastställs och följs. Ansvariga funktioner ansvarar för att lokala dokument inom miljöledningssystemet tas fram och finns tillgängliga för anställda och övriga berörda.

  • Ansvariga funktioner som skapar dokument i miljöledningssystemet ansvarar för att det görs enligt KTH:s gällande rutiner för styrande dokument, mallar och krav.

5. Genomförande

Beskrivning av omfattning och uppbyggnad av KTH:s miljöledningssystem finns beskrivet på intranätet centralt och på skolornas intranät.

5.1 Dokumentation i miljöledningssystemet

I miljöledningssystemet finns följande typer av styrande dokument:

Policy

Se Rutin för policy för hållbar utveckling för KTH.

Mål och handlingsprogram

Se Rutin för upprättande och uppföljning av hållbarhets- och klimatmål och handlingsplan.

Rutiner

Rutiner ska finnas tillgängliga och styra verksamheten så att lagkrav, ISO14001:2015, miljöledningsförordningen och bindande krav inom miljöområdet uppfylls.

KTH:s miljöledningssystem omfattas av två typer av styrande dokument. Systemrutiner som beskriver övergripande hur KTH arbetar med att planera, genomföra, följer upp och förbättra miljöarbetet enligt PDCA-cykeln. De övergripande rutinerna beskriver t.ex. hur mål och handlingsplan upprättas och hur interna miljörevisioner genomförs.

Verksamhetsrutiner beskriver hur miljö- och hållbar utveckling beaktas inom t.ex. utbildning, forskning, upphandling och tjänsteresor. Verksamhetsrutinerna kan finnas både på övergripande och på skolnivå. Det finns t.ex. en övergripande verksamhetsrutin för hantering av kemikalier och rutiner för kemikaliehantering på skolnivå. Det finns också mallar som stöd för arbetet i enligt med rutinerna. De dokument som visar att en rutin följs kallas för redovisande dokument och kan t.ex. vara en revisionsrapport eller ett beslutat handlingsprogram.

De övergripande systemrutinerna gäller för hela KTH verksamhet. Lokala rutiner styr verksamheten på lokal nivå som inte styrs av en övergripande rutin. De övergripande systemrutinerna gäller för KTH övergripande, GVS och skolorna. GVS och skolornas lokala rutiner gäller endast för deras verksamhet.

Funktionsbeskrivningar

Övergripande funktionsbeskrivningar beslutas av hållbarhetschef enligt delegation. Lokala funktionsbeskrivningar beslutas av skolchef/Chef för GVS.

Redovisande dokument

Verifierar att en rutin följs som t.ex. en upprättad intern revisionsrapport, protokoll från ledningens genomgång, miljöutredningar och minnesanteckningar. Redovisande dokument inom miljöledningssystemet för förvaras av GVS och skolorna i systemet ”KTH BOX” och på den centrala hemsidan och skolornas hemsida för miljö och hållbar utveckling.

5.2 Dokumentstyrning

Upprättande av dokument

Ansvarig funktion som upprättar dokument inom miljöledningssystemet ansvarar för att de följer gällande rutiner för styrande dokument, mallar, bindande krav, krav i ISO14001 och miljöledningsförordningen. Hänsyn ska också tas till KTH övergripande visioner, policys, anvisningar och riktlinjer. Dokument ska upprättas enligt mallar som finns och ska vara daterade och tydligt identifierbara. Rutiner förses med diarienummer som tillhandahålls av registrator. Dokument som upprättas inom ramen för miljöledningssystemet ska där så är relevant integreras i redan befintliga styrande dokument som finns inom KTH.

Fastställande av dokument

Styrande dokument inom miljöledningssystemet ska fastställas på övergripande och lokal nivå enligt rutiner. Övergripande rutiner fastställs av hållbarhetschef och lokala rutiner fastställs av skolchef/Chef för GVS.

Beredning och remissförfaranden

Berörda personer/funktioner ska alltid involveras i framtagandet av dokument och rutiner där detta är relevant. Styrande dokument liksom större revideringar bör skickas på remiss.

Publicering av dokument

Alla styrande dokument ska publiceras på intranätet vilket görs av KTH Sustainability Office och ansvariga funktioner för styrande dokument inom GVS. Ansvariga funktioner förvarar dokumentationen i systemet ”KTH BOX”. Ansvariga funktioner ansvarar för att dokument fastställs på lokal nivå och tillgängliggörs för publicering för personal lokalt på skolans hemsida för miljö och hållbar utveckling. Dokument är gällande utifrån angivet datum i sidhuvudet.

Gallring av dokument

Gallring sker vid behov och ska vara spårbar; i dokumentet, ändringshistorik, logg eller annan lämplig plats. Utgallrade dokumentet arkiveras liksom övriga dokument.

Arkivering av dokument

Dokument som fastställts av hållbarhetschef arkiveras digitalt hos KTH Sustainability Office. Dokument som fastställs på respektive skola/GVS arkiveras lokalt.

Diarieföring

Vissa dokument i miljöledningssystemet diarieförs, såsom rutiner, beslut, laglistor, exponeringsregister (enligt AFS 2011:19) och externa rapporter så som rapport till Naturvårdsverket och ISCN-rapport.

Revidering av dokument

Dokument ska vara aktuella och revideras vid förändringar i verksamheten. Inför den årliga interna och externa miljörevisionen ses styrande dokument över så att de är aktuella. De sker också vid förändringar i verksamheten. Ändringar framgår av ändringslogg i respektive rutin. Revidering av dokument hanteras och fastställs på samma sätt som nyupprättade dokument.

Kommunikation av dokument

Fastställda dokument och större revideringar ska också kommuniceras till berörda personer/funktioner både på övergripande nivå och lokalt.

5.3 Redovisande dokument

Redovisande dokument är exempelvis miljöutredningar, minnesanteckningar, interna miljörevisionsrapporter, protokoll från ledningens genomgång, deltagarlistor från utbildningar sparas och minst märkas med namn på utfärdare och datum.

Redovisande dokument sparas där dessa upprättas, de redovisande dokument som ska publiceras på intranätet under miljö och hållbar utveckling förvaras i ”KTH BOX”.

6. Bilagor

Inga bilagor.

8. Ändringslogg 

Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn
05/00 2018-04-06 Tidigare MR-114, Tydliggjort skillnaden mellan olika rutintyper och beskriver att dokumentation förvaras i ett gemensamt system som heter ”KTH BOX”. Ändring av Dokument ID samt uppdatering i och med skolsammanslagning och nya ISO 14001. Kristina von Oelreich
06/00 2019-03-27 Revidering av rutin mot bakgrund av ny organisation för förvaltningen och miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt där miljömbudsrollen ersätts med ansvariga funktioner. Kristina von Oelreich

07/00

2021-03-29

Redaktionella ändringar i och med nya hållbarhets- och klimatmål 2021-2025(2045). Borttagande av arkivering i pärm. Allt arkiveras digitalt i KTH BOX och/eller hos registrator.

Kristina von Oelreich Sabine Micksäter

Innehållsansvarig:kth-miljo@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-04-20