Universitetsövergripande rutin för dokumentation och dokumentstyrning

RUTIN

Gäller från och med: 29 mars 2019
Ändrad från och med: 24 februari 2023
Diarienummer: V-2023-0004-09
Ansvarig för översyn och frågor: KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva hur dokument inom miljöledningssystemet upprättas, fastställs, publiceras och arkiveras.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar dokumentation inom ramen för miljöledningssystemet.

3. Definitioner

4. Ansvar

Hållbarhetschef ansvarar för att övergripande dokument inom miljöledningssystemet upprättas, fastställs, är relevanta, revideras och kommuniceras.

Skolchef och universitetsdirektör ansvarar för att lokala dokument beslutas och följs. Ansvariga funktioner ansvarar för att lokala dokument inom miljöledningssystemet tas fram och finns tillgängliga för anställda och övriga berörda. Ansvariga funktioner som skapar dokument i miljöledningssystemet ansvarar för att det görs enligt KTH:s gällande rutiner för styrande dokument, mallar och krav.

5. Genomförande

Beskrivning av omfattning och uppbyggnad av KTH:s miljöledningssystem finns på KTH:s intranät.

5.1 Dokumentation i miljöledningssystemet

 I miljöledningssystemet finns följande typer av styrande dokument;

Policy

Se rutin för policy för hållbar utveckling för KTH.

Mål och handlingsplan 

Se rutin för upprättande och uppföljning av hållbarhets- och klimatmål samt handlingsplan.

Rutiner

Rutiner ska finnas tillgängliga och styra verksamheten så att lagkrav, ISO 14001: 2015, miljöledningsförordningen och bindande krav inom miljöområdet uppfylls.

KTH:s miljöledningssystem omfattas av två typer av styrande dokument. Systemrutiner som beskriver hur KTH arbetar övergripande med att planera, genomföra, följa upp och förbättra miljöledningssystemet enligt PDCA-cykeln. De övergripande rutinerna beskriver t.ex. hur mål och handlingsplan upprättas och hur interna miljörevisioner genomförs.

Verksamhetsrutiner beskriver hur miljö- och hållbar utveckling beaktas inom t.ex. utbildning, forskning, upphandling och tjänsteresor. Verksamhetsrutinerna kan finnas både på övergripande nivå och på skolnivå. Det finns t.ex. en övergripande verksamhetsrutin för hantering av kemikalier och rutiner för kemikaliehantering på skolnivå. Det finns också mallar som stöd för arbetet i enligt med rutinerna.

De övergripande rutinerna gäller för hela KTH verksamhet. VS och skolornas lokala rutiner gäller endast för deras verksamhet.

Funktionsbeskrivningar

Övergripande funktionsbeskrivningar beslutas av hållbarhetschef enligt delegation. Lokala funktionsbeskrivningar beslutas av skolchef och universitetsdirektör.

Redovisande dokument

Redovisande dokument verifierar att en rutin följs som t.ex. en intern revisionsrapport, protokoll från ledningens genomgång, miljöutredningar och minnesanteckningar. Redovisande dokument inom miljöledningssystemet förvaras av VS och skolorna i systemet ”OneDrive” och publiceras på KTH:s intranät.

5.2 Dokumentstyrning

Upprättande av dokument

Ansvarig funktion som upprättar dokument inom miljöledningssystemet ansvarar för att de följer gällande rutiner för styrande dokument, mallar, bindande krav, krav i ISO 14001 och miljöledningsförordningen. Hänsyn ska också tas till KTH övergripande visioner, policys, anvisningar och riktlinjer. Dokument ska upprättas enligt mallar som finns och ska vara daterade och tydligt identifierbara. Rutiner förses med diarienummer som tillhandahålls av registrator. Dokument som upprättas inom ramen för miljöledningssystemet ska där så är relevant integreras i redan befintliga styrande dokument som finns inom KTH.

Fastställande av dokument

Styrande dokument inom miljöledningssystemet ska fastställas på övergripande och lokal nivå enligt rutiner. Övergripande rutiner fastställs av hållbarhetschef och lokala rutiner fastställs av skolchef och universitetsdirektör.

Beredning och remissförfaranden

Berörda personer/funktioner ska alltid involveras i framtagandet av dokument och rutiner där så är relevant. Styrande dokument liksom större revideringar bör skickas på remiss.

Publicering av dokument

Alla styrande dokument ska publiceras på intranätet vilket görs av KTH Sustainability Office och ansvariga funktioner för styrande dokument inom VS. Ansvariga funktioner förvarar dokumentationen på G-disk eller i systemet ”One Drive ”. Ansvariga funktioner ansvarar för att dokument fastställs på lokal nivå och tillgängliggörs för publicering för personal lokalt på skolans hemsida för miljö och hållbar utveckling. Dokument är gällande utifrån angivet datum i sidhuvudet.

Gallring av dokument

Gallring sker vid behov och ska vara spårbar; i dokumentet, ändringshistorik, logg eller annan lämplig plats. Gallrade dokumentet arkiveras liksom övriga dokument.

Arkivering av dokument

Dokument som beslutas av hållbarhetschef arkiveras digitalt på G-disk hos KTH Sustainability Office. Dokument som fastställs på respektive skola/VS arkiveras lokalt.

Diarieföring

Vissa dokument i miljöledningssystemet diarieförs, såsom rutiner, beslut, exponeringsregister (enligt AFS 2011:19) och protokoll från ledingens genomgångar.

Revidering av dokument

Dokument ska vara aktuella och revideras vid förändringar i verksamheten. Inför den årliga externa miljörevisionen ses styrande dokument över så att de är aktuella. Översyn sker också vid förändringar i verksamheten. Ändringar framgår av ändringslogg i respektive rutin. Revidering av dokument hanteras och fastställs på samma sätt som nyupprättade dokument.

Kommunikation av dokument

Fastställda dokument och större revideringar ska beredas och kommuniceras med berörda personer/funktioner både på övergripande nivå och lokalt.

6. Bilagor

Inga bilagor.

7. Ändringslogg