Till innehåll på sidan

Universitetsövergripande rutin för hantering av avvikelser och förbättringsförslag

RUTIN
Beslutsfattare:  Hållbarhetschef
Gäller från och med:  29 mars 2019
Ändrad från och med: 15 mars 2021
Diarienummer: V-2019-0352-07 kskod 1.2
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att säkerställa att medarbetare hanterar avvikelser och förbättringsförslag inom KTH:s miljöledningssystem på ett korrekt och effektivt sätt. Avvikelser ska identifieras, korrigeras, förbättras och förebyggas för att fortlöpande förbättra KTH:s miljöledningssystem och miljöprestanda.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar hantering av avvikelser och förbättringsförslag inom KTH:s verksamhet.

Rutinen omfattar endast avvikelser och förbättringsförslag inom miljöledningssystemet som omfattas av frågor avseende den yttre miljön.

3. Definitioner

Avvikelse

En avvikelse är icke-uppfyllande av ett krav. Kravet kan vara formulerat i en standard, i miljöledningssystemet, i miljölagstiftning eller andra bindande krav.

Korrigerande åtgärd

En åtgärd för att eliminera orsaken till en konstaterad avvikelse och för att förebygga upprepning av denna.

Förbättringsförslag

Är att utföra en åtgärd för att förbättra miljöledningssystemet eller organisationens miljöprestanda.
En åtgärd som genomförs för att avlägsna orsaken till en potentiell avvikelse.

4. Ansvar

  • Rektor, vice rektor för hållbar utveckling, hållbarhetschef, skolchefer, universitetsdirektör för GVS och linjechefer ansvarar för att hantera avvikelser och förbättringsförslag enligt denna rutin inom sina ansvarsområden.

  • Samtliga medarbetare ansvarar för att hantera avvikelser och förbättringsförslag enligt denna rutin.

  • Hållbarhetschef ansvarar för att hantera inkomna avvikelser, förbättringsförslag och frågor centralt samt vidarebefordra det som berör GVS/skola, funktion eller person.

  • Hållbarhetschef redogör i samband ledningens genomgång för inkomna avvikelser, förbättringsförslag som behöver åtgärdas av ledningen och avvikelser och förbättringsförslag från den interna och externa miljörevisionen.

5. Genomförande

På olika nivåer inom GVS och på skolorna ska avvikelser identifieras, korrigeras och förebyggas. Avvikelserna ska dokumenteras och följas upp för att ständigt förbättra och utveckla miljöarbetet. Avvikelser kan uppkomma genom att övergripande rutiner för miljöledningssystemet inte följs, t.ex. att handlingsprogram inte upprättas, eller då lokala rutiner på skolorna inte följs som t.ex. rutiner för kemikaliehantering.

Rapportering av avvikelser kan ske både på lokal och övergripande nivå och skall ständigt uppmuntras. Det är viktigt med dokumentation för att kunna identifiera återkommande problem och hitta de verkliga orsakerna till avvikelsen. Förbättringsförslag avseende miljöledningsarbetet hanteras enligt samma rutin som för avvikelser.

5.1 Avvikelsehantering KTH-centralt

Rapportering

  • Rapportering av avvikelser, förbättringsförslag och frågor sker främst genom formulär på KTH:s intranät.
  • Avvikelser och förbättringsförslag som skickas via formulär registreras automatiskt i "Logg avvikelser/förbättringsförslag" i KTH:s miljöledningssystem, en mejlnotifiering skickas till: kth-miljo@kth.se när en avvikelse skickats in via formuläret.
  • Avvikelser och förbättringsförslag som rapporteras på annat sätt, t.ex. via mejl, dokumenteras i avvikelseloggen av KTH Sustainability Office.

Hantering

  • Avvikelser och förbättringsförslag som berör en skola eller det gemensamma verksamhetsstödet (GVS) skickas vidare till respektive ansvariga funktioner för vidare hantering. Ansvariga funktioner återrapporterar när en avvikelse är stängd till KTH Sustainability Office.
     
  • Avvikelser och förbättringsförslag hanteras av KTH Sustainability Office. Frågor ska besvaras så snart som möjligt men senast inom 10 arbetsdagar.
  • Hanterade avvikelser och förbättringsförslag där orsak har identifierats och avhjälpts stängs av ansvarig chef. Stängda avvikelser noteras som åtgärdade i mallen för avvikelsehantering och förbättringsförslag. Avvikelser och förbättringsförslag från den interna miljörevisionen stängs av hållbarhetschefen. 
  • Uppföljning av effekt av avvikelser och förbättringsförslag sker löpande samt i samband med den interna och den externa revisionen. 
  • Samtliga avvikelser och förbättringsförslag finns dokumenterade i, Logg avvikelser/förbättringsförslag i KTH:s miljöledningssystem.
  • Avvikelser och förbättringsförslag är underlag till ledningens genomgång.

5.2 Avvikelsehantering på lokal nivå

  • Avvikelser, förbättringsförslag och frågor ska även hanteras lokalt på varje skola/GVS.
  • Avvikelsehantering på skolor och GVS styrs i lokala rutiner.
  • Avvikelser är underlag till ledningens genomgång.

5.3 Vad är en avvikelse egentligen och när ska de rapporteras

En avvikelse är när ett bindande krav inte uppfylls. Det kan gälla lagkrav, krav som finns i miljöledningsstandarden eller krav som vi själva har satt upp på KTH så som policyer, hållbarhetsmål/klimatmål eller andra styrande dokument. 

I många fall tangerar avvikelser inom miljö och arbetsmiljö varandra, framförallt inom laborativ verksamhet. Vad en avvikelse främst påverkar styr till vilken ansvarig funktion som avvikelsen ska rapporteras till.

Exempel på avvikelser som ska rapporteras:

  • Kemikalier är inte invallade för att förhindra läckage.
  • Det finns omärkta kemikalier i ett laboratorium.
  • Källsorteringen fungerar inte.
  • Rutiner, regler eller lagkrav följs inte.
  • Att det inträffat en brand, ett tillbud eller olycka som har eller kan ha påverkan på miljön.

Ett riktmärke är att om det tar mer än 15 min att åtgärda ett problem så ska det rapporteras.

6. Dokumentation

  • Logg avvikelser/förbättringsförslag i KTH:s miljöledningssystem.

  • Dokumenterade avvikelser enligt lokala rutiner.

  • Årlig sammanställning av inkomna avvikelser, förbättringsförslag och frågor.

  • Minnesanteckningar från ansvariga funktioners möten.

7. Ändringslogg

Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn
06/00 2019-03-27 Revidering av rutin mot bakgrund av ny organisation för förvaltningen och miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt där miljömbudsrollen ersätts med ansvariga funktioner. Kristina von Oelreich

07/00

2021-03-30

Redaktionella förändringar. Borttagande av tabell för att tillgänlighetsanpassning.

Kristina von Oelreich Sabine Micksäter

Innehållsansvarig:kth-miljo@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-10-20