Universitetsövergripande rutin för hantering av avvikelser och förbättringsförslag

RUTIN
Beslutsfattare: Hållbarhetschef
Gäller från och med: 29 mars 2019
Ändrad från och med: 24 februari 2023
Diarienummer: V-2023-0004-12
Ansvarig för översyn och frågor: KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att säkerställa att medarbetare hanterar avvikelser och förbättringsförslag inom KTH:s miljöledningssystem på ett korrekt och effektivt sätt. Avvikelser ska identifieras, korrigeras, förbättras och förebyggas för att fortlöpande förbättra KTH:s miljöledningssystem och miljöprestanda.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar hantering av avvikelser och förbättringsförslag inom KTH:s verksamhet.

Rutinen omfattar endast avvikelser och förbättringsförslag inom miljöledningssystemet som omfattas av frågor avseende den yttre miljön.

3. Definitioner

4. Ansvar

Rektor, hållbarhetschef, skolchefer, universitetsdirektör och linjechefer ansvarar för att hantera avvikelser och förbättringsförslag enligt denna rutin inom sina ansvarsområden.

Samtliga medarbetare ansvarar för att hantera avvikelser och förbättringsförslag enligt denna rutin. 

Hållbarhetschef ansvarar för att hantera inkomna avvikelser, förbättringsförslag och frågor samt vidarebefordra det som berör verksamheten. Hållbarhetschef redogör i samband ledningens genomgång för inkomna avvikelser, förbättringsförslag som behöver åtgärdas av ledningen och avvikelser och förbättringsförslag från den interna och externa miljörevisionen.

5. Genomförande

På olika nivåer inom VS och på skolorna ska avvikelser identifieras, korrigeras och förebyggas. Avvikelserna ska dokumenteras och följas upp för att ständigt förbättra och utveckla miljöarbetet. Avvikelser kan uppkomma genom att övergripande rutiner för miljöledningssystemet inte följs, t.ex. att handlingsprogram inte upprättas, eller då lokala rutiner på skolorna inte följs som t.ex. rutiner för kemikaliehantering.

Rapportering av avvikelser kan göras både på lokal och övergripande nivå och skall ständigt uppmuntras. Det är viktigt med dokumentation för att kunna identifiera återkommande problem och hitta de verkliga orsakerna till avvikelsen. Förbättringsförslag avseende miljöledningsarbetet hanteras enligt samma rutin som för avvikelser.

5.1 Avvikelsehantering

Rapportering

• Rapportering av avvikelser, förbättringsförslag och frågor sker främst genom formulär på KTH:s intranät.
• Avvikelser och förbättringsförslag som skickas via formulär registreras automatiskt i, Logg avvikelser/förbättringsförslag i KTH:s miljöledningssystem, en mejlnotifiering skickas till:
  kth-miljo@kth.se när en avvikelse skickats in via formuläret.
• Avvikelser som rapporteras på annat sätt, t.ex. via mejl, dokumenteras i avvikelseloggen av KTH Sustainability Office.

Hantering

• Avvikelser och förbättringsförslag som berör en skola eller verksamhetsstödet (VS) skickas vidare till respektive ansvariga funktioner för hantering. Ansvariga funktioner återrapporterar när en avvikelse är stängd till KTH Sustainability Office.
• Avvikelser och förbättringsförslag hanteras av KTH Sustainability Office. Frågor ska besvaras så snart som möjligt men senast inom 10 arbetsdagar.
• Hanterade avvikelser och förbättringsförslag där orsak har identifierats och avhjälpts stängs av ansvarig chef. Stängda avvikelser noteras som åtgärdade i mallen för avvikelsehantering och förbättringsförslag. Avvikelser och förbättringsförslag från den interna miljörevisionen stängs av hållbarhetschef. 
• Uppföljning av effekt av avvikelser och förbättringsförslag sker löpande samt i samband med den interna och den externa revisionen.
• Avvikelser och förbättringsförslag är underlag till ledningens genomgång.

5.2 Avvikelsehantering på lokal nivå

• Avvikelser, förbättringsförslag och frågor ska även hanteras lokalt på varje skola/VS.

• Avvikelser är underlag till ledningens genomgång.

5.3 Vad är en avvikelse och när ska de rapporteras

En avvikelse är när ett bindande krav inte uppfylls. Det kan gälla lagkrav, krav som finns i miljöledningsstandarden eller krav som vi själva har satt upp på KTH så som policyer, hållbarhetsmål/klimatmål eller andra styrande dokument. 

I många fall tangerar avvikelser inom miljö och arbetsmiljö varandra, framförallt inom laborativ verksamhet. Vad en avvikelse främst påverkar styr till vilken ansvarig funktion som avvikelsen ska rapporteras till.

Exempel på avvikelser som ska rapporteras:

• Kemikalier är inte invallade för att förhindra läckage.
• Det finns omärkta kemikalier i ett laboratorium.
• Källsorteringen fungerar inte.
• Rutiner, regler eller lagkrav följs inte.
• Att det inträffat en brand, ett tillbud eller olycka som har eller kan ha påverkan på miljön.

6. Dokumentation

• Logg avvikelser/förbättringsförslag i KTH:s miljöledningssystem.
  Dokumenterade avvikelser enligt lokala rutiner.
  Årlig sammanställning av inkomna avvikelser, förbättringsförslag och frågor.

7. Ändringslogg