Universitetsövergripande rutin för intern och extern miljörevision

RUTIN
Beslutsfattare: Hållbarhetschef
Gäller från och med: 22 januari 2020
Ändrad från och med: 24 februari 2023
Diarienummer: V-2023-0004-10
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte 

Syftet med denna rutin är att beskriva hur interna- och externa miljörevisioner planeras, genomförs, följs upp, dokumenteras och kommuniceras. 

2. Omfattning/avgränsning 

Rutinen omfattar hela KTH:s verksamhet. 

3. Definitioner 

Intern miljörevision 

En systematiskt, oberoende och dokumenterad granskningsprocess som syftar till att utvärdera organisationens miljöprestanda och avgöra om kraven i miljöledningsstandarden (ISO 14001) och Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter uppfylls. Revisionen utförs av interna miljörevisorer på uppdrag av rektor. 

Extern miljörevision 

En systematiskt, oberoende och dokumenterad process som syftar till att avgöra om kraven i miljöledningsstandarden (ISO 14001) uppfylls. Vid extern revision beslutas om verksamheten får behålla sitt miljöcertifikat. Revisionen utförs av ett upphandlat oberoende certifieringsorgan. 

Avvikelse 

En avvikelse är icke-uppfyllande av ett krav. Kravet kan vara formulerat i miljöledningsstandarden ISO 14001, miljöledningssystemet, i miljölagstiftning eller i andra bindande krav. 

Förebyggande åtgärd 

En åtgärd som genomförs för att avlägsna orsaken till en potentiell avvikelse. 

Korrigerande åtgärd 

En åtgärd för att eliminera orsaken till en konstaterad avvikelse och för att förebygga upprepning av denna. 

Förbättringsförslag 

Ett förslag för att förbättra miljöledningssystemet eller organisationens miljöprestanda. 

Revisionsplan 

Det övergripande dokumentet som beskriver hur interna revisioner planeras under en treårsperiod på KTH. 

Revisionsprogram 

Det detaljerade program som upprättas för respektive revision och som beskriver vilka områden som ska revideras, vilka personer som ska intervjuas och vilka platser som ska besökas.

4. Ansvar 

• Rektor är uppdragsgivare till den interna- och externa miljörevisionen.  

• Hållbarhetschef har det övergripande ansvaret för att interna- och externa miljörevisioner genomförs.  

• Hållbarhetschef ansvarar för att ge KTH:s ledning information om planering, genomförande och resultat från interna- och externa miljörevisioner. 

• Hållbarhetschef ansvarar för att ge skolornas och VS ledning information om planering, genomförande och resultat från interna- och externa miljörevisioner.  

• Hållbarhetsstrateg upprättar revisionsprogram och bokar in revisionstillfällen. 

• Hållbarhetsstrateg har kontakt med det externa certifieringsorganet. 

• Chefer inom skolorna och VS är ansvariga för att de interna- och externa miljörevisionerna genomförs som planerat samt för att vidta nödvändiga åtgärder för att åtgärda uppkomna avvikelser och förbättringsförslag i deras respektive verksamheter.  

• Interna miljörevisorer ansvarar för att planera, utföra revisioner samt rapportera och följa upp avvikelser och förbättringsförslag enligt fastställda rutiner och mallar. Kompetenskrav definieras i funktionsbeskrivning. En revisionsledare har det övergripande ansvaret för revisionen. 

• Chefer och medarbetare ansvarar för att delta på interna och externa miljörevisioner och hantera de avvikelser och förbättringsförslag som behöver åtgärdas. 

5. Genomförande 

5.1 Intern miljörevision 

Interna miljörevisioner planeras av KTH Sustainability Office. Planering och genomförande av interna miljörevisioner görs enligt upprättad revisionsplan. Planen tar hänsyn till verksamhetsprocesser som har betydelse för miljön, ändringar som påverkar organisationen och resultatet från tidigare revisioner. Vid revisionen görs stickprov på lagkrav, för övrig uppföljning av lagefterlevnad se ”Universitetsövergripande rutin för bindande krav – legala och andra krav.” Interna miljörevisioner genomförs årligen.  

Före revisionen 

Inför varje revision upprättas ett revisionsprogram med information om vilka områden som ska revideras, datum, tider, platser och personer som revisorerna ska träffa samt vilka som är interna miljörevisorer. Revisorerna går igenom verksamhetsprocesser med betydelse för miljön, ändringar som påverkar organisationen och resultat från tidigare revisioner, såsom rapporter, avvikelser och förbättringsförslag. Förslag på fokusområden för den interna miljörevisionen tas fram och hållbarhetschef förankrar dessa med rektor. 

Genomförande av revisionen 

Revisionen utförs enligt upprättat revisionsprogram och omfattar ledningen, skolor och VS. Under revisionen hålls intervjuer med nyckelpersoner och platsbesök samt stickprov i verksamheten genomförs. 

Efter revisionen - Revisionsrapport 

Efter avslutad revision skriver de interna miljörevisorerna ett utkast till revisionsrapporten. Utkastet skickas till de reviderade för synpunkter och korrigeringar. Synpunkter ska inkomma senast 5 arbetsdagar efter mottaget rapportutkast. En slutlig revisionsrapport där eventuella avvikelser och förbättringsförslag framgår skickas därefter ut av hållbarhetschef till samtliga berörda.  

Kommunikation och spridning av rapporten beslutas och hanteras av skolor och VS. KTH Sustainability Office säkerställer att rapporter från interna miljörevisioner diarieförs. Rapporten publiceras också på KTH:s intranät. 

Efter revisionen - Hantering av avvikelser och förbättringsförslag 

Rapportering av avvikelser och förbättringsförslag dokumenteras i en blankett för avvikelser och förbättringsförslag. Varje avvikelse och förbättringsförslag förses i blanketten med löpnummer. Revisorerna kommunicerar avvikelserna och förbättringsförslagen till berörda funktioner som återkommer med en åtgärdsplan för att åtgärda avvikelsen eller förbättringsförslaget. De interna miljörevisorerna godkänner tidplan och åtgärderna. När åtgärderna är genomförda noteras detta i blanketten. Avvikelser och förbättringsförslag stängs av hållbarhetschef.  

Allvarliga avvikelser som kräver omedelbar hantering, ska åtgärdas omgående. 

5.2 Extern miljörevision 

Extern miljörevision genomförs av ett upphandlat ackrediterat certifieringsorgan. Revisioner genomförs en gång per år och vart tredje år genomförs en mer omfattande omcertifiering. Då besöks KTH:s ledning, VS och samtliga skolor. Omfattning av revisionen beslutas av certifieringsorganet.

Före revisionen 

Planering av externa miljörevisioner görs enligt upprättad revisionsplan. Inför revisionen upprättas ett revisionsprogram som innehåller information om vilka områden som ska revideras, datum, tider samt vem/vilka som är externa miljörevisorer. De externa revisorerna går igenom relevanta verksamhetsprocesser, förändringar i organisationen och tidigare revisioners resultat, såsom rapporter, avvikelser och förbättringsförslag. 

Genomförande av revisionen 

Revisionen genomförs enligt upprättat revisionsprogram. Under revisionsdagen hålls intervjuer med nyckelpersoner och platsbesök genomförs. 

Efter revisionen - Revisionsrapport 

Efter avslutad revision skriver revisorerna en revisionsrapport. Av rapporten framgår vilka krav som reviderats och iakttagelser samt uppkomna avvikelser/förbättringsförslag. Rapporten levereras vid sista revisionsdagens slut och skickas till hållbarhetsstrateg. 

Hållbarhetschef ansvarar för att sprida revisionsrapporten till samtliga berörda och säkerställa att åtgärder vidtas. Information skickas till KTH:s ledning, chefer inom VS, chefer inom skolorna, samt till de som deltagit vid revisionen som berörs av förbättringsförslag och avvikelser.  

Efter revisionen - Hantering av avvikelser 

Efter genomförd revision har KTH 90 dagar på sig att stänga samtliga avvikelser. Hållbarhetsstrateg ansvarar för att rapportera avvikelser till certifieringsorganet. Rapportering sker i webbaserad portal. Hållbarhetsstrateg ansvarar för att informera KTH:s ledning, VS och skolor om vilka avvikelser som behöver åtgärdas. 

KTH:s ledning, VS och skolor ansvarar för att åtgärda avvikelser och rapportera dessa till hållbarhetsstrateg på KTH Sustainability Office. Senast 60 dagar efter avslutad externrevision ska blanketten skickas tillbaka med planerade åtgärder och tidplan. Avvikelserna anges med ett löpnummer. Hållbarhetschef ska godkänna tidplan och åtgärder i blanketten. När åtgärderna är genomförda rapporteras detta i blanketten. Avvikelser stängs av certifieringsorganet. 

Allvarliga avvikelser som kräver omedelbar hantering ska åtgärdas omgående. 

Hantering av förbättringsförslag 

De förbättringsförslag som uppkommit vid extern revision sammanställs för KTH:s ledning, VS och skolor och förs in i blanketten avsedd för avvikelser och förbättringsförslag med ett löpnummer. KTH:s ledning, VS och skolor ansvarar för att rapportera in förbättringsförslag och rapportera dessa till hållbarhetsstrateg på KTH Sustainability Office enligt upprättad tidplan. Förbättringsförslag följs upp av det externa certifieringsorganet vid nästföljande revision. 

6. Dokumentation 

• Revisionsplan för KTH 

• Revisionsprogram 

• Rapporter från interna miljörevisioner 

• Rapporter från externa miljörevisioner 

• Blankett för avvikelser och förbättringsförslag 

7. Ändringslogg