Till innehåll på sidan

Universitetsövergripande rutin för intern och extern miljörevision

RUTIN
Beslutsfattare: Hållbarhetschef
Gäller från och med: 22 januari 2020
Ändrad från och med: 1 april 2021
Diarienummer: V-2019-0350-09 KS-kod 1.2
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva hur interna och externa miljörevisioner planeras, genomförs, följs upp, dokumenteras och kommuniceras.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar hela KTH.

3. Definitioner

Intern miljörevision

En systematiskt, oberoende och dokumenterad process som syftar till att utvärdera organisationens miljöprestanda och avgöra om kraven i miljöstandarden (ISO 14001) uppfylls. Utförs av interna miljörevisorer.

Extern miljörevision

En systematiskt, oberoende och dokumenterad process som syftar till att avgöra om kraven i miljöstandarden (ISO 14001) uppfylls. Vid extern revision beslutas om organisationen får behålla sitt miljöcertifikat. Utförs av ett oberoende certifieringsorgan.

Avvikelse

En avvikelse är icke-uppfyllande av ett krav. Kravet kan vara formulerat i miljöstandarden, miljöledningssystemet, i miljölagstiftning eller i andra bindande krav.

Förebyggande åtgärd

En åtgärd som genomförs för att avlägsna orsaken till en potentiell avvikelse.

Korrigerande åtgärd

En åtgärd för att eliminera orsaken till en konstaterad avvikelse och för att förebygga upprepning av denna.

Förbättringsförslag

Ett förslag för att förbättra miljöledningssystemet eller organisationens miljöprestanda.

Revisionsplan

Det övergripande dokumentet som beskriver hur interna revisioner planeras under en treårsperiod på KTH.

Revisionsprogram

Det detaljerade program som upprättas för respektive revision och som beskriver vilka krav som ska revideras, vilka personer som ska intervjuas och vilka platser som ska besökas.

4. Ansvar

  • Hållbarhetschefen har det övergripande ansvaret för att interna- och externa miljörevisioner genomförs. Hållbarhetschef ansvarar för att ge KTH:s ledning information om planering, genomförande och resultat från interna och externa miljörevisioner.
  • Hållbarhetsstrateg på KTH Sustainability Office ansvarar för att ge skolornas och GVS ledning information om planering, genomförande och resultat från interna och externa miljörevisioner. Hållbarhetsstrateg upprättar revisionsprogram och bokar in revisionstillfällen. Hållbarhetsstrateg har kontakt med det externa certifieringsorganet.
  • Chefer inom skolorna och GVS är ansvariga för att de interna och externa miljörevisionerna genomförs som planerat samt för att vidta nödvändiga åtgärder för att åtgärda uppkomna avvikelser och förbättringsförslag i deras respektive verksamheter. Interna miljörevisorer ansvarar för att planera, utföra revisioner samt rapportera och följa upp avvikelser och förbättringsförslag enligt fastställda rutiner och mallar. Kompetenskrav definieras i funktionsbeskrivning. En revisionsledare har det övergripande ansvaret för revisionen.
  • Chefer och medarbetare ansvarar för att delta på interna och externa miljörevisioner.

5. Genomförande

5.1 Intern miljörevision

Interna miljörevisioner planeras av KTH Sustainability Office. Planering och genomförande av interna miljörevisioner görs enligt upprättad revisionsplan. Planen tar hänsyn till verksamhetsprocesser som har betydelse för miljön, ändringar som påverkar organisationen och resultatet från tidigare revisioner. Vid revisionen görs stickprov på lagkrav, för övrig uppföljning av lagefterlevnad se ”Universitetsövergripande rutin för bindande krav – legala och andra krav.” Interna miljörevisioner ska genomföras minst en gång per år på respektive skola och GVS.

Före revisionen

Inför varje revision upprättas ett revisionsprogram med information om vilka områden som ska revideras, datum, tider, platser och personer som revisorerna ska träffa samt vilka som är interna miljörevisorer. Revisorerna går igenom verksamhetsprocesser med betydelse för miljön, ändringar som påverkar organisationen och resultat från tidigare revisioner, såsom rapporter, avvikelser och förbättringsförslag. Förslag på fokusområden för den interna miljörevisionen tas fram och hållbarhetschef förankrar dessa med KTH:s ledning centralt.

Genomförande av revisionen

Revisionen utförs enligt upprättat revisionsprogram och omfattar skolor och GVS. Under revisionen hålls intervjuer med nyckelpersoner och platsbesök samt stickprov i verksamheten genomförs.

Efter revisionen - Revisionrapport

Efter avslutad revision skriver de interna miljörevisorerna en revisionsrapport där eventuella avvikelser och förbättringsförslag framgår. Rapporten till hållbarhetschef för godkännande och granskning. Därefter skickas rapporten till hållbarhetsstrateg för vidare distribution till reviderade. Senast 10 arbetsdagar efter slutförd revision skickas revisionsrapporten till reviderade för korrigeringar/synpunkter. Synpunkter från skolor och GVS ska inkomma senast 5 arbetsdagar efter mottaget rapportutkast. En slutlig rapport skickas därefter ut tillsammans med blanketten för avvikelser och förbättringsförslag.

Kommunikation och spridning av rapporten beslutas och hanteras av skolor och GVS. KTH Sustainability Office arkiverar rapporter från interna miljörevisioner.

Hållbarhetschef upprättar en sammanfattande rapport för genomförandet av den interna miljörevisionen på KTH.

Efter revisionen - Hantering av avvikelser och förbättringsförslag

Rapportering av avvikelser och förbättringsförslag sker i en blankett för avvikelser och förbättringsförslag. Varje avvikelse och förbättringsförslag förses i blanketten med löpnummer. Hållbarhetsstrategerna går gemensamt igenom avvikelser och förbättringsförslag och lämnar förslag på åtgärder till KTH:s ledning, universitetsdirektör, skolchefer och berörda funktioner. GVS och skolorna, fastställer planerade åtgärder och tidplan och återkopplar, innan ledningens genomgång som sker under hösten. De interna miljörevisorerna godkänner tidplan och åtgärderna. När åtgärderna är genomförda noteras detta i blanketten. Avvikelser och förbättringsförslag kan endast stängas av hållbarhetschef.

Allvarliga avvikelser som kräver omedelbar hantering, ska åtgärdas omgående.

Allvarliga avvikelser som kräver omedelbar hantering ska åtgärdas omgående.

5.2 Extern miljörevision

Extern miljörevision genomförs av ett upphandlat ackrediterat certifieringsorgan. Revisioner genomförs en gång per år och vart tredje år genomförs en mer omfattande omcertifiering, då besöks KTH:s ledning, GVS och samtliga skolor. Omfattning av revisionen beslutas av certifieringsorganet.

Före revisionen

Planering av externa miljörevisioner görs enligt upprättad revisionsplan. Inför revisionen upprättas ett revisionsprogram som innehåller information om vilka områden som ska revideras, datum, tider samt vem/vilka som är externa miljörevisorer. De externa revisorerna går igenom relevanta verksamhetsprocesser, förändringar i organisationen och tidigare revisioners resultat, såsom rapporter, avvikelser och förbättringsförslag.

Genomförande av revisionen

Revisionen genomförs enligt upprättat revisionsprogram. Under revisionsdagen hålls intervjuer med nyckelpersoner och platsbesök genomförs.

Efter revisionen - Revisionsrapport

Efter avslutad revision skriver revisorerna en revisionsrapport. Av rapporten framgår vilka krav som reviderats och iakttagelser samt uppkomna avvikelser/förbättringsförslag och gradering av dessa. Rapporten levereras vid sista revisionsdagens slut och skickas till hållbarhetschefen.

Hållbarhetsstrategerna på KTH Sustainability Office ansvarar för att lämna förslag på åtgärder samt sprida information till samtliga reviderade om vilka åtgärder som behöver genomföras och hur de ska följas upp. Information skickas till KTH:s ledning, chefer GVS och, chefer inom skolorna, samt till de som deltagit vid revisionen som berörs av förbättringsförslag och avvikelser. Ytterligare kommunikation och spridning av rapporten och avvikelser samt förbättringsförslag beslutas och hanteras av KTH:s ledning, chefer GVS och chefer inom skolorna.

Efter revisionen - Hantering av avvikelser

Efter genomförd revision har KTH 90 dagar på sig att stänga samtliga avvikelser. Hållbarhetsstrateg ansvarar för att rapportera avvikelser till certifieringsorganet. Rapportering sker i webbaserad portal. Hållbarhetsstrateg ansvarar för att informera KTH:s ledning, GVS och skolor om vilka avvikelser som behöver åtgärdas.

KTH:s ledning, GVS och skolor ansvarar för att åtgärda avvikelser och rapportera dessa till hållbarhetsstrateg på KTH Sustainability Office. Senast 60 dagar efter avslutad externrevision ska blanketten skickas tillbaka med planerade åtgärder och tidplan. Avvikelserna anges med ett löpnummer. Hållbarhetschef ska godkänna tidplan och åtgärder i blanketten. När åtgärderna är genomförda rapporteras detta i blanketten. Avvikelser kan endast stängas av hållbarhetschef.

Allvarliga avvikelser som kräver omedelbar hantering ska åtgärdas omgående.

Hantering av förbättringsförslag

De förbättringsförslag som uppkommit vid extern revision sammanställs för KTH:s ledning, GVS och skolor och förs in i blanketten avsedd för avvikelser och förbättringsförslag med ett löpnummer. KTH:s ledning, GVS och skolor ansvarar för att rapportera in förbättringsförslag och rapportera dessa till hållbarhetsstrateg på KTH Sustainability Office enligt den tidupprättad plan. Revisor godkänner tidplan och åtgärder i blanketten. Godkännande och stängning av förslaget görs av hållbarhetschef. Förbättringsförslag följs upp av det externa certifieringsorganet vid nästföljande revision.

6. Dokumentation

  • Revisionsplan för KTH
  • Revisionsprogram
  • Rapporter från interna miljörevisioner
  • Rapporter från externa miljörevisioner
  • Blankett för avvikelser och förbättringsförslag

7. Ändringslogg 

Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn
07/00 2019-03-27 Revidering av rutin mot bakgrund av ny organisation för förvaltningen och miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt där miljömbudsrollen ersätts med ansvariga funktioner Kristina von Oelreich
08/00 2019-11-12 Revidering för att spegla den nya miljöorganisationens arbetssätt. Anna Berglund

09/00

2021-03-30

Redaktionella ändringar och begrepp i och med nya hållbarhets- och klimatmål 2021-2025(2045)

Kristina von Oelreich Sabine Micksäter

Innehållsansvarig:kth-miljo@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-10-20