Universitetsövergripande rutin för kommunikation av miljö och hållbarhet

RUTIN
Beslutsfattare:   Hållbarhetschef

Gäller från och med: 29 mars 2019
Ändrad från och med: 23 jan 2023
Diarienummer: V-2023-0004-05
Ansvarig för översyn och frågor: KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med den här rutinen är att beskriva hur miljö- och hållbarhetsarbetet på KTH kommuniceras internt och externt.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar hela KTH.

3. Definitioner

Hållbar utveckling

Hållbarhet, miljö och klimat.

Intern miljö- och hållbarhetskommunikation

Kommunikation mellan olika funktioner och nivåer inom KTH.

Extern miljö- och hållbarhetskommunikation

Kommunikation med KTH:s intressenter t.ex. EU och internationella organisationer (FN); Riksdag, regering, lagstiftare, myndigheter, och kommun; samarbetspartner, avtal och nätverk; Finansiärer; Fastigheter, leverantörer; Studenter; Anställda samt samhället och arbetsgivare (se övergripande intressentanalys).

VS

Verksamhetsstöd.

KTH SO

KTH Sustainability Office.

COM

Kommunikationsavdelningen 

4. Ansvar

Rektor, Universitetsdirektör och skolchefer ansvarar för att intern och extern kommunikation av hållbarhetsfrågor inom ramen för sitt uppdrag. Det sker i enlighet med arbets- och delegationsordningar till ansvariga chefer och funktioner i linjeorganisationen med utgångspunkt utifrån KTH:s strategi för kommunikation av hållbar utveckling.

Hållbarhetschef är inom ramen för sitt uppdrag övergripande ansvarig för intern och extern kommunikation gällande hållbarhetspolicyn och hållbarhets- och klimatmålen samt för KTH:s miljöledningssystem.

Vicerektor för hållbar utveckling är inom ramen för sitt uppdrag ansvarig för intern och extern kommunikation gällande hållbar utveckling i utbildning, forskning och samverkan.

Kommunikationsavdelning på VS har inom ramen för sitt uppdrag ett övergripande ansvar för KTH:s strategi för kommunikation av hållbar utveckling kopplad till KTH:s varumärke samt ett övergripande ansvar för kommunikationsfrågor rörande KTH:s varumärke med koppling tillhållbar utveckling, jämställdhet och klimat.

KTH Sustainability Office (KTHSO) har inom ramen för sitt uppdrag ett ansvar för att upprätta, införa, underhålla de verksamhetsprocesser som är relevanta för den interna och externa kommunikationen avseende miljö- och hållbarhetsfrågor och för kommunikationen avseende KTH:s miljöprestanda och miljöledningssystem (se KTH SO:s kommunikationsplan). KTH SO samverkar i detta arbete med ansvariga kommunikationsfunktioner inom VS och skolorna.

Skolorna och VS funktioner för kommunikationsfrågor ansvarar för att inom ramen för sitt uppdrag kommunicera internt och externt hållbarhets- och klimatfrågor samt sprida information i samverkan med KTHSO.

Samtliga medarbetare ansvarar för att känna till KTH:s policy för hållbar utveckling och KTH:s hållbarhets- och klimatmål samt ta del av relevant information som medarbetaren berörs av i sitt arbete. Medarbetare ska där så är relevant inom ramen för sina arbetsuppgifter kommunicera både internt och externt KTH:s policy för hållbar utveckling och KTH:s hållbarhets- och klimatmål.

5. Genomförande

KTH:s miljö- och hållbarhetsarbete kommuniceras internt och externt genom olika forum och kanaler som är etablerade inom KTH (se ”kommunikationsplan för KTHSO”, ”Strategi för kommunikation av hållbar utveckling” samt ”Kommunikationsplanen för de nya universitetsövergripande hållbarhets- och klimatmål 2021- 2025 (2045).

5.1 Intern och extern kommunikation

Intern kommunikation sker både genom ordinarie kanaler samt genom riktade insatser, exempelvis:

• Intranätet
• Internt nyhetsbrev
• Mejl
• Möten
• Seminarier
• Nätverk
• Hållbarhetsredovisning
• The SDG report
• Evenemang

Extern kommunikation sker via KTH:s hemsida och mer riktade insatser, exempelvis:

• Hemsidan
• Externt nyhetsbrev
• Hållbarhetsredovisning
• The SDG report
• Nätverk
• Seminarier
• Evenemang
• Pressmeddelanden

5.2 Möten

Följande återkommande mötesforum är centrala inom miljöledningssystemet på central nivå.

5.3 Dialog med intressenter

Dialog med interna och externa intressenter, utöver planerade möten eller forum, kan ske via mejl eller via formulär på hemsidan. Synpunkter som inkommer genom dessa kanaler registreras kategoriseras och sparas. Inkommer mejl till personliga mejladresser skickas svar med kopia till funktionsmejlen för registrering. Relevanta mejl med tillhörande svar som inkommit till funktionsmejlboxarna arkiveras årligen, vid årsskiftet, i PDF format. Sammanställning av dialoger (frågor, synpunkter, klagomål) utgör underlag till ledningens genomgång.

• Funktionsmejl ( kth-miljo@kth.se  och kth-sustainability@kth.se )
• Formulär Rapportera avvikelse, förbättringsförslag och frågor

Skolornas och VS kommunikation av miljö och hållbarhetsfrågor inom ramen för sin verksamhet finns beskrivet beskrivs i separata lokala rutiner för kommunikation.

6. Dokumentation

• Kommunikationsplan
• Logg avvikelser, förbättringsförslag och frågor
• Arkiverade dialoger/mejl med intressenter
• Protokoll och minnesanteckningar

7. Bilagor

Inga bilagor.

8. Ändringslogg