Universitetsövergripande rutin för ledningens genomgång och uppföljning av miljöledningssystemet

RUTIN
Beslutsfattare: Hållbarhetschef
Gäller från och med: 29 mars 2019
Ändrad från och med: 31 maj 2023
Diarienummer: V-2023-0004-11
Ansvarig avdelning: KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva hur uppföljning av KTH:s miljö- och hållbarhetsarbete genomförs genom ledningens genomgång med rektors ledningsgrupp, Verksamhetsstödets (VS) ledningsgrupp och skolornas ledningsgrupper.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar KTH:s verksamhet och miljöledningssystem. Ledningens genomgång sker två gånger per år, en gång på våren(mars-april) och en gång hösten (nov-dec).

3. Definitioner

VS

Verksamhetsstöd

Ledningens genomgång

Uppföljning av miljö- och hållbarhetsarbetet i skolornas och VS ledningsgrupper samt med rektors ledningsgrupp. Vid mötet ska ledningen ta ställning till hur systemet fungerar och ta beslut om det vidare arbetet med målen och handlingsplanerna.

4. Ansvar

Hållbarhetschef ansvarar för att redovisa miljö- och hållbarhetsarbetet till rektors ledningsgrupp, Verksamhetsstödets (VS) ledningsgrupp och skolornas ledningsgrupper.

Rektor ansvarar för att ledningens genomgång genomförs två gånger per år i rektors ledningsgrupp. Universitetsdirektör VS och skolchefer ansvarar för att ledningens genomgång genomförs inom VS och skolor.

Hållbarhetschef ansvarar för att planera, genomföra och dokumentera ledningens genomgångar. Förslag på åtgärder och beslut tas fram av hållbarhetschef i samverkan med beslutande chefer.

5. Genomförande

Ledningens genomgång

Ledningens genomgång ska genomföras minst två gånger per år. Ledningens genomgång ska vara en integrerad del av den ordinarie planeringen, uppföljningen och redovisningen av verksamhetens resultat.

Ledningens genomgång på skolorna och VS genomförs med hållbarhetschef, hållbarhetsstrateg, respektive skolas/VS ledningsgrupp samt övriga berörda funktioner som bjuds in. Tidpunkt för ledningens genomgång på våren är mars/april för VS och skolorna. Uppföljning i rektors ledningsgrupp sker i april efter VS och skolornas möten. På hösten sker ledningens genomgång senast under november månad, efter att den interna miljörevisionen har genomförts under vecka 43 och 45. Uppföljning i rektors ledningsgrupp sker under december månad efter att VS och skolorna haft sin genomgång.

Universitetsstyrelsen erhåller en årlig genomgång av miljöledningssystemets effektivitet och uppföljning av KTH:s hållbarhets- och klimatmål i samband med att andra rapporteringar som tillställs universitetsstyrelsen.

Planering:

Datum för ledningens genomgång beslutas på föregående möte. KTH Sustainability Office skickar ut dagordning och kallelse i god tid innan mötet. KTH Sustainability Office tar fram förslag på presentation, som kommuniceras till berörda inför mötet. Skolorna/VS återkommer med eventuella önskemål om justeringar.  

Genomförande av mötet:

Mötet genomförs enligt upprättad dagordning och i enlighet med miljöledningsstandarden ISO 14001: 2015. Vid ledningens genomgång utvärderas miljöledningssystemet och KTH:s arbete med hållbarhetsmålen och klimatmålen. Vid mötet ska ledningen ta ställning till hur miljöledningssystemet fungerar och ta beslut om det vidare arbetet med hållbarhets- och klimatmålen med tillhörande handlingsplaner.

Efter mötet:

KTH Sustainability Office sammanställer protokoll från mötet. För punkter med omfattande underlag kan detaljerad information läggas i bilagor. Protokoll från genomfört möte med rektor, skola och VS diarieförs. Protokoll publiceras på miljöledningssidorna på intranätet. Beslutade åtgärder ska genomföras och följas upp vid kommande möten för ledningens genomgång.

6. Dokumentation

• Kallelse och dagordning ledningens genomgång
• Powerpointpresentation ledningens genomgång
• Protokoll från ledningens genomgång.

7. Bilagor

Inga bilagor.

8. Ändringslogg