Till innehåll på sidan

Universitetsövergripande rutin för ledningens genomgång och uppföljning av miljöledningssystemet

RUTIN
Beslutsfattare: Hållbarhetschef
Gäller från och med: 29 mars 2019
Ändrad från och med: 15 mars 2021
Diarienummer: V-2019-0351-06 kskod 1.2
Ansvarig avdelning: KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva hur mötet för ledningens genomgång och uppföljning av miljöledningssystemet och hållbarhetsmålen genomföras för KTH:s högsta ledning, Gemensamt verksamhetsstöd(GVS) och KTH:s skolor.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar KTH:s verksamhet och miljöledningssystem. Ledningens genomgång sker minst två gånger per år.

3. Definitioner

GVS

Gemensamt verksamhetsstöd

Högsta ledningen

Högsta ledningen, rektor, universitetsdirektör, hållbarhetschef och vice rektor för hållbar utveckling

Ledningens representant

Hållbarhetschefen är utsedd av ledningen för att upprätthålla, utveckla och driva miljöledningssystemsarbetet och arbetet med hållbarhetsmål och klimatmål inom KTH. Hållbarhetschefen är ansvarig för att planera, genomföra och dokumentera ledningens genomgång i KTH:s verksamhet samt för uppföljning av beslutade åtgärder.

Ledningens genomgång

Genomförs två gånger per år där miljöledningssystemet och KTH:s hållbarhetsmål och klimatmål och miljöprestanda utvärderas och där högsta ledningen är representerad för att kunna ta beslut om pågående och nya åtgärder för att förbättra miljöledningsarbetet, arbetet med att nå hållbarhetsmålen och därmed förbättra KTH:s miljöprestanda.

4. Ansvar

  • Hållbarhetschefen och vice rektor för hållbar utveckling ansvarar för att redovisa miljö- och hållbarhetsarbetet till Universitetsstyrelsen.

  • Rektor ansvarar centralt för att ledningens genomgång genomförs två gånger per år.

  • Universitetsdirektör GVS och skolchefer ansvarar för att ledningens genomgång sker inom GVS och skolor. Hållbarhetschef är ledningens representant för KTH centralt och är föredragande vid ledningens genomgång för rektor.

  • Ansvariga chefer och funktioner inom GVS och skolorna är representant på lokal nivå.

  • Hållbarhetschefen ansvarar för att planera, genomföra och dokumentera ledningens genomgång av för högsta ledningen och lokalt inom skolor och GVS. Förslag på åtgärder och beslut tas fram av hållbarhetschefen i samverkan med högsta ledningen och på skol/GVS-nivå i samverkan med ansvariga chefer och funktioner.

5. Genomförande

Ledningens genomgång

Ledningens genomgång ska genomföras minst två gånger per år av KTH:s högsta ledning. Högsta ledningen centralt inkluderar, rektor, vice rektorer och universitetsdirektör. Ledningens genomgång ska vara en integrerad del av den ordinarie planeringen, uppföljningen och redovisningen av verksamhetens resultat.

Universitetsstyrelsen erhåller en årlig genomgång av miljöledningssystemets effektivitet och KTH:s hållbarhets- och klimatmål/prestanda i samband med att andra rapporteringar tillställs universitetsstyrelsen. Vid ledningens genomgång med rektor deltar universitetsdirektör, vice rektor för hållbar utveckling och hållbarhetschefen. Resultatet tas upp vid behov i rektorsråd, skolchefsråd och strategiskt råd.

Ledningens genomgång genomförs minst två gånger per år på skolorna och inkluderar hållbarhetschef, skolchef, administrativ chef, ansvariga funktioner och chefer i ledningsgruppen. Ledningens genomgång genomförs i skolornas ledningsgrupper. Ledningens genomgång på GVS sker i GVS ledningsgrupp. Tidpunkt för ledningens genomgång på vårterminen sker under mars/april för GVS och skolorna. Högsta ledningen genomgång sker i april efter GVS och skolornas möten. På höstterminen sker ledningens genomgång senast under november månad, efter att den interna miljörevisionen har genomförts under vecka 43 och 45. Högsta ledningen genomgång sker under december månad efter att GVS och skolorna haft sin genomgång.

Vid ledningens genomgång utvärderas miljöledningssystemet och KTH:s arbete med hållbarhetsmål och klimatmål samt övrig miljöprestanda för att bedöma om det leder till förbättring och är effektivt. Vid mötet ska fattas det beslut om eventuella förändringar i miljöledningssystemet och åtgärder för att nå målen och hur miljöprestandan kan förbättras.

Planering

Innan mötet ska material sammanställas och förslag på åtgärder och beslut tas fram av hållbarhetschefen centralt och av skolorna och förvaltningens ansvariga funktioner. En kallelse ska skickas ut i god tid och material bör skickas ut till berörda minst en vecka innan genomförandet av mötet. Mall för kallelse/dagordning samt Powerpoint presentation för genomförande av ledningens genomgång finns tillgänglig på KTH:s intranät.

Genomförande av mötet

Innan mötet ska material sammanställas och förslag på åtgärder och beslut tas fram av hållbarhetschefen och av skolorna och GVS ansvariga funktioner. Mallar och presentation tas fram av KTH Sustainability Office. En kallelse och dagordning ska skickas ut i god tid.  

Genomförande av mötet:
Följande punkter tas upp i samband med ledningens genomgång under de två tillfällen som hålls under året. Det gäller både för KTH:s högsta ledning och för skolornas/GVS: s ledning:

  • Inledning, syftet med mötet.
  • Status för åtgärder som beslutats vid ledningens tidigare genomgångar.
  • Förändringar avseende externa och interna frågor som är relevanta för miljöledningssystemet intressenters behov och förväntningar, inklusive bindande krav, betydande miljöaspekter och risker och möjligheter.
  • I vilken utsträckning hållbarhetsmålen har uppnåtts.
  • Information om organisationens miljöprestanda, vilket innefattar trender i fråga om:
    • avvikelser och korrigerande åtgärder,
      resultat från övervakning och mätning,
      efterlevnad av bindande krav,
      resultat från interna och externa revisioner,
      resursers tillräcklighet,
      relevant kommunikation från intressenter, inklusive klagomål och möjligheter till ständig förbättring.

Resultatet av ledningens genomgång ska omfatta:

  • om miljöledningssystemet är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt,
  • beslut som rör möjligheter till ständig förbättring,
  • beslut som rör behov av ändring av miljöledningssystemet, inklusive resurser,
  • åtgärder, om så behövs, när mål inte uppnåtts,
  • möjligheter att förbättra integrering av miljöledningssystemet i andra verksamhetsprocesser, om så behövs och
  • eventuella konsekvenser för organisationens strategiska inriktning.

Efter mötet

Hållbarhetsstrateg från KTH Sustainability Office sammanställer protokoll från mötet. Som justerare utses person i skolans eller GVS ledningsgrupp. För punkter med omfattande underlag kan detaljerad information läggas i bilagor. Protokoll från genomfört möte med rektor, skola och GVS diarieförs. Protokoll publiceras på miljöledningssidorna på intranätet. Beslutade åtgärder ska genomföras och redovisas till högsta ledningen och inom skolorna och GVS och följas upp regelbundet samt vid kommande möte för ledningens genomgång.

6. Dokumentation

  • Underlag till ledningens genomgång.
  • Kallelse och dagordning Ledningens genomgång
  • Powerpoint presentation Ledningens genomgång
  • Protokoll från ledningens genomgång.

7. Bilagor

Inga bilagor.

8. Ändringslogg 

Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn
05/00 2019-03-27 Revidering av rutin mot bakgrund av ny organisation för förvaltningen och miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt där miljömbudsrollen ersätts med ansvariga funktioner. Kristina von Oelreich

06/00

2021-04-01

Revidering av rutinen i och nya hållbarhets och klimatmål. Ändringar i planerings stycket. Redaktionella ändringar i omfattning och genomförande stycket.

Sabine Micksäter/Kristina von Oelreich

Innehållsansvarig:kth-miljo@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-10-20