Universitetsövergripande rutin för utlåning av tjänstecyklar

RUTIN
Beslutsfattare:  Hållbarhetschef
Gäller från och med:   2o december 2021
Ändrad från och med:   1 januari 2023
Diarienummer:  V-2023-0004-18
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte 

Syftet med denna rutin är att tillhandahålla tjänstecyklar för att personal på ett säkert och klimatanpassat sätt lätt kunna ta sig mellan olika platser. 

2. Omfattning/avgränsning 

Rutinen gäller 10 tjänstecyklar som nu finns på KTH Campus. 

3. Definitioner 

4. Ansvar 

Hållbarhetschef ansvarar för att tjänstecyklar tillhandahålls till KTH:s anställda.
Hållbarhetsstrateg ansvarar för att hålla kontakt med reception KTH-Huset och serviceleverantör. Koordinator för reception KTH-Huset för det praktiska arbetet kring den dagliga utlåningen av cyklar, hjälmar och nycklar. Användare av cyklar ansvarar för att cykeln, hjälm, nyckel återlämnas till reception KTH-huset samma dag, samt under ordinarie öppettider. 

5. Genomförande 

5.1 Införskaffande av cyklar 

Cyklarna som används är begagnade, övergivna på campus eller från bostadsrättsföreningars rensningar av cykelrum. De är upprustade, uppfyller trafikverkets standard och har genomgått servicekontroll. 

5.2 Service av cyklar 

Se avtal med serviceleverantör. 

5.3 Utlåning av cyklar, hjälmar och nycklar 

Receptionen KTH-huset lånar ut cyklar, nycklar och hjälmar mot uppvisande av legitimation och passerkort. Receptionen KTH-huset noterar namn och tidpunkt för utlåning och cyklisten signerar att informationen stämmer.

Cyklar, hjälmar och nycklar lämnas ut/lämnas in under receptions ordinarie öppettider.
 
Reception KTH-Huset håller en logg över vem som har vilken cykel. Cyklisten signerar när de lämnar tillbaka cykeln samt noterar uppskattat avstånd (för statistikens skull). 

Om cyklisten vill rapportera fel eller inte hinner lämna tillbaka cykeln under ordinarie öppettid så ska cyklisten maila till kth-miljo@kth.se.
 
Reception KTH-Huset lämnar logglistor en gång i månaden till KTH SO. 

5.4 Användning cykel och tillhörande utrustning 

Användare lånar cykel, hjälm och nyckel över dagen, då reception KTH-Huset är öppet under ordinarie arbetstid. Användaren är skyldig att använda hjälm och låsa cykeln. Den som hämtar ut cykel, nyckel och hjälm är ansvarig för att dessa kommer tillbaka. Användare ansvarar för att påtala för reception KTH-Huset om något är fel på cykeln och den tillhörande utrustning de lånat. 

5.5 Förtidsbokning 

Användaren mailar KTH SO om man vill förtidsboka cyklar. Ange tid och datum samt vilka cyklar som önskas. Användare kan även förtidsboka cyklar via Outlook. 

5.6 Förvaring 

Cyklarna är parkerade utomhus utanför reception KTH-Huset, på Brinellvägen 8, då det är cykelsäsong. Under vintern står de cyklar som inte har vinterdäck i ett förråd på Vallhallavägen 79. 

6. Bilagor 

-

7. Dokument

8. Ändringslogg