Universitetsövergripande rutin för utvärdering av KTH:s miljöprestanda

RUTIN
Beslutsfattare:  Hållbarhetschef
Gäller från och med:  29 mars 2019
Ändrad från och med: 2 januari 2023
Diarienummer: V-2023-0004-13
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte 

Syftet med denna rutin är att beskriva hur KTH med stöd av indikatorer ska övervaka, mäta, analysera och utvärdera sin miljöprestanda.  

2. Omfattning/avgränsning 

Rutinen omfattar de verksamhetsprocesser som omfattas av miljöledningssystemet. 

3. Definitioner 

Indikator 

Mätbar representation av tillstånd eller status för drift, ledning eller förhållanden. 

Övervakning 

Bestämning av status hos ett system, en process eller en aktivitet. 

Mätning 

Av process för att bestämma ett värde. 

Prestanda 

Mätbart resultat.
Prestanda kan avse kvantitativa eller kvalitativa iakttagelser.
Prestanda kan avse ledning av aktiviteter, processer, produkter (inklusive tjänster), system eller organisationer. 

Miljöprestanda 

Prestanda rörande hantering av miljöaspekter. Resultat mäts mot organisationens miljöpolicy, miljömål eller andra kriterier med hjälp av indikatorer. 

VS

Verksamhetsstöd. 

4. Ansvar 

• Rektor har det övergripande ansvaret för att miljöprestandan för KTH:s hållbarhets- och klimatmål och miljöledningssystem följs upp och utvärderas med stöd av indikatorer.
• Hållbarhetschef ansvarar för genomförandet av den uppföljning och utvärdering som sker av KTH:s hållbarhets- och klimatmål och miljöledningssystem med stöd av indikatorer.
• Hållbarhetschefen ansvarar för att utifrån olika interna och externa intressenters krav och förväntningar sammanställa rapporter och underlag avseende KTH:s miljöprestanda.
• Skolchefer och chef för VS har ansvaret för att hållbarhets- och klimatmålen, och miljöledningssystemet med stöd av indikatorer följs upp och utvärderas inom ramen för sina ansvarsområden.
• Skolchefer ansvarar för övervakning, mätning, analys och utvärdering kopplat till skolspecifika tillstånd.
• Ansvariga funktioner för specifika tillstånd, indikatorer och statistik ansvarar för att rapportera uppgifter enligt överenskommelse.

5. Genomförande 

Utvärdering av KTH: miljöprestanda sker genom indikatorer, mätetal och statistik som stöd i arbetet för att för att följa upp och utvärdera:

• KTH:s miljöaspekter
• verksamhetsprocesser kopplade till de betydande miljöaspekterna
• efterlevnad av bindande krav
• miljöledningssystemets effektivitet
• efterlevnad av hållbarhetspolicyn och
• måluppfyllelse avseende KTH:s hållbarhets- och klimatmål

Resultatet från utvärdering av miljöprestandan används som grund till beslut och är underlag till ledningens genomgång. Ytterligare krav på övervakning, mätning och uppföljning finns i bindande krav. I övrigt beskrivs övervakning och mätning i de övergripande miljöledningsrutiner som finns för ovanstående punkter.

KTH kommunicerar och rapporterar både internt och externt relevant information rörande miljöprestandan. Det sker i överensstämmelse med de kommunikationsprocesser som finns för hållbar utveckling och vad som krävs och förväntas enligt bindande krav. KTH bevarar lämplig dokumenterad information digitalt som visar resultaten av övervakning, mätning, analys och utvärdering.

5.1 Rapportering 

Hållbarhetschefen ansvarar för att KTH:s miljöledningsarbete årligen rapporteras till Regeringskansliet (Utbildningsdepartementet) och Naturvårdsverket enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. Transportstyrelsen rapporteras enligt förordning (2009:1) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar.

Hållbarhetschefen ansvarar för att KTH årligen upprättar en hållbarhetsredovisning mot FN globala mål och rapporterar om sitt miljö- och hållbarhetsarbete internt och externt. Hållbarhetschefen ansvarar för rapportering av miljö- och hållbarhetsarbetet till Universitetsstyrelsen.

5.2 Övervakning av tillstånd 

Ansvariga för tillstånd ansvarar för att uppfylla tillståndskrav. Tillstånd inom miljö, arbetsmiljö, brand och nödläge finns förtecknade i Lagbevakning och uppföljning sker vid utvärdering av lagefterlevnad, årlig lagrevision av KTH centralt/VS och skolor.

5.3 Sammanställning av indikatorer, mätetal, statistik och rapporter inom miljö och hållbar utveckling

KTH Sustainability Office har en sammanställning över indikatorer som används inom miljöledningssystemet samt när de ska rapporteras, till vem och ansvariga funktioner för indikatorerna. Sammanställningen ses över årligen i samband med årliga rapporteringar eller då behov föreligger.

6. Dokumentation 

• Rapport till Naturvårdsverket.
• Protokoll Ledningens genomgång, KTH:s ledning, VS ledningsgrupp och skolor.
• Uppföljning av KTH:s hållbarhets- och klimatmål och handlingsplan.
• Kartläggning och uppföljning av verksamhetsprocesser.

7. Bilagor

Inga bilagor.

8. Ändringslogg