Processer för VIP besök
Förfrågningar angående VIP besök kan komma in till KTH från olika håll av organisationen. Alla besöksförfrågningar ska innehålla en önskad tidpunkt och ett uttalat syfte från besökarnas sida.
Besöksförfrågningarna ska gå via rektors rådgivare vid KTH:s ledning som beslutar om detta är ett VIP besök eller inte. Om så är fallet utses en akademisk värd med tydliga instruktioner kring vilka uppgifter detta värdskap innefattar. Eventkoordinatorn jobbar tillsammans med den akademiska värden för att genomföra besöket. Det rekommenderas även att ha en medverkande representant från ledningen.
Definitioner av VIP besök
- Statschef eller medlem av kungahus.
- Politiker
- Ambassadörer
- Representanter från internationella organisationer till exempel EU eller FN.
- Ledande representanter från näringslivet.
- Andra besök som enligt rektors bedömning klassas som VIP-besök.
När du vill göra en VIP-inbjudan
Kontakta evenamang@kth.se när du vill bjuda in en VIP gäst för att få hjälp med hanteringen.
Ledningens närvaro vid besök
Vid VIP besök rekommenderas att någon ur ledningen närvarar. Den akademiska värden sätter ihop ett underlag med vad som förväntas av ledningens närvaro och skickar till berörd ledningsperson.
Vid besök till skolorna är det skolorna själva som bjuder in representanter från ledningen. I KTH:s processer för besök informeras de besöksansvariga om vikten av att sätta ihop ett underlag till ledningen. För att undvika dubbelbokningar bör rektors sekreterare kunna se om flera ledningsrepresentanter är inbokade och be värden för besöket om motivering till detta.
Akademiska värdens ansvar för VIP-besök på KTH
- Programinnehåll
- Kontakt med besökarna innan och under besöket
- Medverkande i programmet och kontakt med dessa
- Målgrupp (eventuell publik om sådan finns) och kontakt med dessa
- Underlag till ledningen
- Ta emot och vara värd under besöket
- Ansvar för inbjudan till samt pågående kontakt med medverkande i programmet.
Eventkoordinatorns ansvar under VIP-besök på KTH
- Logistik såsom lokalbokning, catering och presenter.
- Att komma med förslag på upplägg, lokaler, flöde och liknande, för att besöket ska bli så lyckat som möjligt.