Har du märkt att det är en ny hantering av avtal på KTH

Gruppen Affärsjuridik på RSO hanterar många olika former av avtal och kontrakt samt hanterar olika utredningsfrågor för KTH:s ledning. Det är en liten juristgrupp i förhållande till volymen ärenden och det finns en hög förväntan på snabb hantering så att forskare kan sätta igång sina projekt och att pengarna kan börja rulla in.

- Vi såg verkligen behovet av att arbeta mer strukturerat och paketera flödet för att komma bort från långa mejlväxlingar och ärenden som inte var väl förberedda innan de kom till oss, berättar Malin Koch.

- ”Kan ni titta på det här?” En typisk fråga via mejl men Att titta på avtal och granska eller förhandla avtal är helt olika saker. Oftast följde väldigt många följdfrågor från juristernas sida om sammanhang, partners, budget osv och det ledde till långa svarstider. Vi insåg att en första kontakt med en funktion som kunde fånga upp och ta hand om vanliga frågor samt förbereda ärenden för vidare granskning av jurister behövdes.

- Det fanns en dedikerad avtalsperson på SCI-skolan och vi undersökte om alla skolor hade en liknande roll eller funktion. Det ledde till inrättandet av så kallade avtalskoordinatorer. Alla skolor var snabba med att sätta igång men löste uppdraget på lite olika sätt och ibland fördelat på flera personer.

Ett ökat lärande med gemensam ärendehantering

- Det har varit en väldigt positiv respons och många ville lära sig mer. Intresset är stort för att kunna ge bättre svar till forskarna och vi har hållit en grundläggande ”förhandlingsskola”. Så ny kompetens byggs upp och bidrar till att vi kan lättare komma igång. Det har blivit tydligare för forskare vad som behöver förberedas och att det skyndar på hanteringen.

- Avtalskoordinatorerna har en mall för hur de kan förbereda ärenden, det kan handla om behovet att förhandla om ett visst avtal eller liknande. Det har också varit en tät dialog med handläggare på RSO som förbereder ärenden på ett annat sätt än vad som vanligen sker på skolorna. Till hjälp har vi nu ärendehanteringssystemet CASE som ger oss en utmärkt databas med kunskap om allt som rör ett projekt vilket ger oss möjlighet att arbeta mer strukturerat.

- Koordinatorernas arbete är väldigt viktigt i detta arbete. Vi kan nu ha tillgång till uppgifter om tidigare avtal och bygga vidare på befintlig kunskap och erfarenheter – även om handläggare eller jurist byts ut.

- Det blir även mindre risk att några skriver på avtal utan att det sker i enlighet med KTH:s delegationsordning samt att rätt version av avtal sparas! Vi arbetar helt i linje med ETT KTH

Vi arbetar mer i linje med ETT KTH

Utvecklingsarbetet har varit givande för alla parter. Skolorna har lärt sig av RSO:s arbetssätt och det har skett olika utbyten mellan skolor i processen.

- Vi har fått mycket beröm för hur CASE underlättar för alla – och det är helt i linje med att arbeta för ETT KTH. Det är också väldigt positivt för gruppen Affärsjuridik att arbeta i mer ordnade former och komma bort från många mejl. Vi kan nu utgå från samma ”bild” och en bättre förståelse för att t ex budgeten måste vara ett underlag för att kunna hantera avtal på ett bra sätt.

- Nu arbetar vi vidare med andra frågor om t ex samverkansmodeller och avtal för detta samt jäv och bisysslor som också behöver klargöras och hanteras enhetligt. Nu har vi ett bra sätt att arbeta tillsammans och kan fortsätta utveckla processerna med CASE som bas, konstaterar Malin Koch.

Länk till informationssida om Avtalshantering med adresser till alla avtalskoordinatorer