RSO ger stöd i projektgenomförandet
Ett projekt kan starta när ett avtal med finansiär är påskrivet. KTH:s utsedda projektledare och ekonomiadministratör ansvarar sedan för projektets genomförande och återrapporteringen till finansiären. Research Support Office ger dig fortsatt stöd och rådgivning under projektets gång.
Särskilt stöd när KTH är koordinator
Inom Research Support Office, RSO, finns ett team av administrativa projektkoordinatorer. De kan efter en skriftlig överenskommelse med skolan och projektledaren erbjuda professionell assistans med projektkoordinering, uppföljning och återrapportering i enlighet med finansiärens krav och i linje med lokala och nationella regler.
Stödet är i första hand avsett för EU-finansierade forskningsprojekt med fler partner och ska bidra till att säkerställa hög kvalitet i KTH:s hantering av EU-projekt. Omfattningen av stödet beror på projekttyp, dess aktiviteter, storlek, projektledarens egen erfarenhet och behov av stöd.
Tjänsten betalas från EU-projektets budget baserat på faktiska timmar som rapporteras av den administrativa projektkoordinatorn och bifogas den interna fakturan som ställs till skolan av RSO.
Nedan följer några exempel på det stöd som kan erbjudas.
Exempel på RSO:s stöd
Projektmöten
- Medverka vid kick-off möte och hålla presentation om administrativa frågor.
- Assistera vid planering/schemaläggning, organisation, administration och genomförandet av projektets övriga möten i enlighet med konsortialavtal och projektets övriga behov.
- Stöd med förberedelser inför obligatoriska projektgranskningsmöten (review meetings).
Uppföljning
- Löpande uppföljning av projektets obligatoriska leveranser och resurser.
- Riskhantering och uppföljning samt rapportering av avvikelser från projektplanen.
- Vid behov, stöd till skolans ekonom med uppföljning av budget och in-/utbetalda EU-medel.
- Hantering och administration av eventuella ändringar i kontraktet (RSO ansvarar för formalia och signering av begäran om ändringar som ställs till Kommissionen).
Kommunikation
- Kommunikation med EU:s handläggare (Project Officer) samt spridning av dokument och relevant information till övriga partner.
- Assistans vid eventuell konfliktlösning inom konsortiet.
- Kontaktperson till andra stödfunktioner vid KTH/GVS.
Rapportering
- Se till att allt levereras i tid i enlighet med finansiärens krav.
- Praktiskt stöd vid rapportering (löpande uppföljning av leveranser, periodiska och slutliga rapporter) - framtagning av projektanpassade mallar, insamling och sammanställning av underlag, och inlämnandet av projektrapporter till finansiären.
Övergripande stöd för samtliga projektledare
- Hjälp med tolkning av finansiärens regelverk.
- Eventuellt stöd vid ändringar i kontraktet med finansiär eller övriga partner.
- Rådgivande stöd vid IP/IPR frågor.
- Rådgivande stöd vid rapporteringstillfällena.
- Juridiskt stöd vid konfliktsituationer med övriga partner och/eller koordinatorn.
Särskilt stöd för ekonomiadministratörer
- Utbildning för nybörjare i EU-projekt administration och redovisning.
- Regelbundna träffar inom funktionsnätverket för KTH EU-ekonomer.
- Kontakt med externa revisorer inklusive EU-revisorer.
KTH:s centrala samfinansiering av EU-projekt
- Research Support Office ansvarar för granskning och godkännandet av ansökningar om KTH centrala samfinansiering för EU-projekt. Detaljerad information finns på KTH intranät om central samfinansiering .