Information om hänvisning på din telefonanknytning. Det kan du göra genom röststyrning, med hjälp av hänvisningskoder eller via en hänvisningsapp i mobilen eller via CMG Web på din dator.
Beroende på hur du är van att hänvisa din anknytning så erbjuder KTH olika tillvägagångssätt.
Hänvisning via telefon
Röststyrd hänvisning
Hänvisa din anknytning enkelt genom röststyrning.
Du kan enkelt hänvisa din anknytning genom att endast behöva komma ihåg ett enda telefonnummer istället för hänvisningskoder.
Ring anknytning 8889 för att hänvisa din telefon.
Tala sedan om den aktivitet du vill registera t.ex lunch eller möte.
Om du inte meddelar återtid så kommer defaulttid att registreras.
Man kan ange en aktivitet antingen som en sammanhängande mening enligt principen:
Från - Till
Man kan även säga ”Imorgon” eller ”på ” istället för ett datum, t.ex. ”till på tisdag ”.
Datum anges med dag-månad.
Exempel: Lunch till tolv trettio, möte från på torsdag klockan tretton noll noll till sexton noll noll.
För att radera en pågående hänvisning ring 8889 och säg ta bort eller radera och svara sedan ”ja ” på frågan om du vill ta bort nuvarande aktivitet. Alla dina för tillfället gällande aktiviteter kommer då att raderas och du får därefter möjlighet att registrera en ny aktivitet.
Tjänsten Aktivitetsregistrering är röststyrd, vilket kan kännas nytt och ovant. Här kommer några tips för att underlätta användandet av tjänsten och öka igenkänningsgraden.
Prata inte för långsamt! Den bästa igenkänningen uppnås om man pratar tydligt, i normalt tempo och utan pauser. Att prata onödigt långsamt ger oftast sämre resultat.
Du behöver inte vänta! Fördelen med att prata med en dator är att man inte behöver vara artig och lyssna klart. Det går alldeles utmärkt att avbryta en uppläsning om man vet vad man ska säga. Användandet går då mycket snabbare.
Säg ”repetera ” för att få höra den senaste frågan igen.
Säg ”avbryt ” för att börja om från början av dialogen.
Du kan även spara ner en sida som en app på din mobiltelefon för att enkelt hänvisa, göra sökningar på anknytningar.
Du kan hänvisa din anknytning och söka anställda genom att ladda ner en webbsida på din mobil. Gör så här:
Spara ner en webbsida som en "app" på skärmen på din mobiltelefon så kan du hänvisa genom att t.ex. välja lunch, möte, gått för dagen eller göra sökningar på anställda, anknytning, titel eller sökord. När du söker på en anställd får du även upp aktiv frånvaro på personen.
Öppna webbsida
www.lan.kth.se/mobile/
från din mobiltelefon och loggar in med ditt kth.se konto.
Lägg webbsidan som ett bokmärke på din mobiltelefon, den kommer då bete sig som en app. Välj länk som motsvarar din webbläsare:
Anknytningen som syns i appen är den som finns registrerad på dig. Om denna anknytning inte stämmer, meddela oss på
teleservice@kth.se
.
Hänvisningskoder
För att hänvisa din anknytning från din mobile extension (efter att du ringt upp 360 och fått kopplingston).
För att hänvisa din anknytning från din mobile extension ring 360 och få kopplingston därefter slår man hänvisningskoderna.
Vänta tills du får en bekräftelseton innan du avslutar samtalet för att hänvisningen ska gå igenom.
Frånvaro orsak
Kod
Beställning
Upphör
Lunch
0
*23*0#
efter 1 timme
Lunch
0
*23*0*1330#
återkommer kl 13.30
Gått för dagen
1
*23*1#
återkommer nästa dag
Tjänsteärende
2
*23*2#
resten av dagen
Tjänsteärende
2
*23*2*1430#
återkommer kl 14.30
Sammanträde
3
*23*3#
resten av dagen
Sammanträde
3
*23*3*1500#
återkommer kl 15.00
Tjänsteresa
4
*23*4#
resten av dagen
Tjänsteresa
4
*23*4*0912#
återkommer den 12/09
Föreläsning
5
*23*5#
resten av dagen
Föreläsning
5
*23*5*1245#
återkommer kl 12.45
Semester
6
*23*6#
resten av dagen
Semester
6
*23*6*1217#
återkommer den 17/12
Tjänstledig
7
*23*7#
tills vidare
Tjänstledig
7
*23*7*1213#
återkommer den 13/12
Tillfälligt ute
8
*23*8#
efter 15 min
Tillfälligt ute
8
*23*8*1400#
återkommer kl 14.00
Sjuk
9
*23*9#
tills vidare
Samtliga hävisningskoder avbeställs med #23#
Medflyttning internt: *21*ankn#
Avbeställning av medflyttning internet: #21#
Medflyttning externt: *22#25externt nummer# är en extratjänst som beställs från teleservice
Avbeställning av medflyttning externt: #22#
Hänvisning via dator
CMG Web
CMG web är ett program som använder samma databas som organisationens telefonister. Det finns två huvuddelar i programmet, en publik del för att söka efter anställda och en privat del för hantering av hänvisning, röstbrevlåda, konferenssamtal. Du kan du ändra lösenord, byta språk samt se vilken information som finns om dig själv i systemet.
Via CMG Web kan du sköta dina hänvisningar och även lägga in framtida samt schemalagda aktiviteter. Du kan även göra följande:
Du kan nu se dina användaruppgifter samt begära ändringar av dessa
Öppna och stäng din anknytning, hänvisa telefonen i nutid och framtid
Administrera röstbrevlådan, konferenssamtal och även söka anställda och se hänvisningar.
Börja använda CMG Web
För att kunna skapa och logga in på CMG web måste du ha en anknytning registrerad på dig själv.
Under mina inställningar kan du ändra lösenord, byta språk samt se vilken information som finns om dig själv i systemet.
Ändra lösenord
Byta lösenord gör du genom att klicka på Ändra lösenord. Fyll i eventuellt gammalt lösenord, har du inget lämnar du den raden tom. Fyll i ditt nya lösenord och verifiera detta, klicka på OK.
I systemet finns fördefinierat hur många tecken lösenordet minst måste innehålla samt om det är känsligt för stora/små bokstäver.
Ändra språk
Vill du ändra språk klicka på Ändra språk. Du får du en lista med tillgängliga språk. Välj ett språk genom att markera det, klicka på Spara.
Ändra användarinformation
Vill du ändra på någon av dina uppgifter klickar du på Ändra användarinformation. En ändringsbegäran skickas via E-mail till företagets driftoperatör. Logga in med din anknytning och eventuellt lösenord. Registrera dina ändringar på ändringsformuläret och klicka på Begär ändring. Du kan inte själv ändra direkt i databasen utan detta görs av driftoperatören vid tillfälle.
Ändra kalenderinställningar
Här kan du ändra inställningarna för hur aktiviteter i Outlook-kalendern skall hanteras. Mer om kalendekopplingen på huvudsidan
Hänvisning på din anknytning
.
Kalenderkoppling
Du kan även automatisera så att dina kalenderbokningar stänger din telefon via outlook.
Kalenderkoppling innebär att när du gör en bokning i Outlook stängs din anknytning under angiven tid.
Vill du inte stänga din telefon kan du ange detta i samband med bokningen. Tar du bort en bokning från Outlook försvinner den också från telefonen.
Bokning i Outlook
När du bokar ett möte eller en aktivitet i Outlook kommer din telefon att hänvisas. Din status i CMG kommer att anges som ”upptagen”.
Alla aktiviteter i Outlook markerade ”Upptagen” under ”Visa tid som” överförs automatisk till CMG och visas för telefonist och i CMG Web som ”Möte” om du inte valt annat som standardkod.
Aktiviteter som är markerade som Ledig eller Preliminärt kan också visas men då måste inställningarna ändras i CMG Web.
Aktiviteter som är markerade som Frånvarande stänger telefonen på samma sätt som Upptagen. Inställningarna för frånvarande kan inte ändras i CMG Web.
OBS! Kalenderkopplingen fungerar inte omvänt, dvs hänvisningar som är registrerade direkt från telefonen eller i office webben syns inte i Outlook.
Man kan även skriva en hänvisning direkt i ämnes-raden, då kommer rätt hänvisning att över till telefonist, Office Web. Om man tex åker hem, kan man i Outlooks ämne skriva ”Gått för dagen”. Notera att systemet är känslig för felstavningar och små/stora bokstäver.
Dessa kan användas som nyckelord som hänvisningsorsak man för ett inlägg i Outlook:
Man kan använda sig av rutan ”Privat” när man bokar personliga möten i Outlook. Texten på Ämnesraden syns då inte hos telefonist eller i CMG web. Observera att dessa syns om du valt detta i inställningarna du själv kan ange i CMG web.
I CMG web under mina inställningar/Ändra kalenderinställningar anger du vad som ska synas för telefonist samt sökningar i Office webben. Mer info under CMG web på
Hänvisning på din anknytning
.
