Reseräkning
Väl hemma från din tjänsteresa är det dags att göra din reseräkning. Notera att endast utlägg som tillhör din tjänsteresa ska redovisas i reseräkningen och utlägg som inte har med resan att göra måste redovisas separat. Bifoga även eventuell resplan/flygtider samt underlag som styrker eventuellt deltagande vid en konferens, t ex. konferensinbjudan och konferensprogram.
Så här gör du din reseräkning
Gå till KTHs intranät, logga in och välj därefter Resor & Utlägg (KTH-RES) i toppmenyn Tjänster. Du kan även logga in från hemsidan Tjänsteresor (KTHs intranät/Om din anställning/Tjänsteresa). I ruta 2 på startsidan finns dina sparade transaktioner som nu kan sammanställas till en utläggsrapport.
Klicka i rutan ”Mina transaktioner” för att se och koppla dessa till en utläggsrapport. Markera i kryssrutorna i vänsterkant vilka transaktioner som ska tillhöra din utläggsrapport och klicka sedan på ”+Skapa ny utläggsrapport”.
Du ombeds sedan att:
-
Ange ett namn för utläggsrapporten
-
Välja org.enhet om den som ligger som default inte är korrekt genom att trycka på förstoringsknappen
-
Välja Projekt genom att trycka på förstoringsknappen
-
Om du har en attesterad reseorder, då kan du peka in den i rapporten
-
Välja attestant genom att trycka på förstoringsknappen
-
det är inte obligatoriskt att välja aktivitetskod
-
Ange ändamål för resan
-
Välja befattningsnummer genom att trycka på förstoringsknappen
-
Spara
OBS: Org och Attestant är ifyllda per default. Om du behöver ändra till annan org eller välja rätt attestant tryck då på förstoringsglaset bredvid respektive fält.
Du kan granska utläggsrapportens innehåll, redigera/lägga till/ta bort rader. Det är också möjligt att bifoga övrigt underlag till rapporten eller ange kommentarer i fältet "Resenärens kommentar". Du kan även radera rapporten, då kommer transaktionerna att flyttas tillbaka till "Mina transaktioner".
Klicka därefter på ”Skicka in” och utläggsrapporten skickas för granskning och attestering. Du kan även spara den preliminärt om du vill färdigställa den senare. När du har tryckt på ”Skicka in” öppnas sammanställningen av din utläggsrapport.
OBS: Ersättning får du mot verifikation, du måste alltså bifoga alla kvitton samt övrigt underlag, t ex inbjudan, konferensprogram, resplan, boarding cards etc.
I ruta 3 på startsidan kan du sedan se status på din utläggsrapport. Via symboler kan du se om din rapport har blivit granskad och attesterad:
-
2 klockor: din rapport ligger hos granskaren för granskning
-
1 klocka och 1 grön tumme upp: din rapport är granskad och väntar på attest
-
1 röd tumme ned: din rapport behöver kompletteras. Du får ett mail från noreply@mobilexpense.com, där kan du läsa varför den måste kompletteras. När den är kompletterad då måste du skicka in den igen för attest.
-
2 gröna tummen upp: din rapport är granskad och attesterad. Du får ett mail från noreply@mobilexpense.com. Den är klar för utbetalning vid närmaste utbetalningstillfälle
När reseräkningen har godkänts så kommer beloppet kommer att överföras till ditt bankkonto. Två utbetalningar kan genomföras varje månad till KTH-anställda (ca 10/11:e samt ca 25:e i samband med normal löneutbetalning ). Om utbetalning sker i början av månaden (dvs 10/11:e) kommer den att redovisas som en minuspost på din lönespecifikation då den redan är utbetald.
Kontakt
