Redovisa utlägg
I KTH-RES ska du registrera alla dina utlägg oavsett om de är kopplade till en tjänsteresa eller ej.
Den manuella hanteringen i pappersformat har upphört!
Ifall du har möjlighet, samla gärna ihop flera olika utlägg till ett och samma redovisningstillfälle för att underlätta administrationen.
Så här redovisar du dina utlägg som inte är kopplat till en tjänsteresa - steg för steg
Gör så här:
- Numrera dina kvitton med en bläckpenna, ett nummer för varje kvitto (1,2..)
- Logga in i
KTH-RES
Har du ingen profil i systemet behöver du först skapa en -
- Välj: Resa – Reseräkning - Skapa ny reseräkning
- Välj: Typ - Endast utlägg/bilersättning och tryck sedan Fortsätt
- Flik högst upp ”Grunduppgift”:
Fyll i Datum / Ändamål / Beskrivning / Org-enhet / Projekt
- Välj flik högst upp ”Utlägg”:
Lägg nu in resten av informationen på sidan.
Utläggstyp – Välj något av alternativen: Utlägg/Intern representation/Extern representation
om definitionerna intern representation/extern representation.
Ladda ner beskrivning (pdf 20 kB)
Deltagarlista – Vid antingen intern eller extern representation så ska deltagarlista på redan befintlig fil bifogas alternativt skrivas in manuellt.
Ifall du bifogar deltagarlista: Spara preliminärt / Anteckningar / Browse / Bifoga och välj alternativen ”Gör den här anteckningen permanent” och ”Spara”.
Utlägget avser – Läs mer i pdf ovan.
Koppla kortutlägg - Ifall du använt dig av KTH:s upphandlade privatkort (Eurocard) vid inköpet så kan du välja denna funktion.
Läs mer på KTHs centrala sidor om hur du ansöker om att få ditt företagsupphandlade privatkort kopplat till KTH-RES.
Kvittonr – Ange numret som du skrivit på ditt kvitto.
Belopp – Ange belopp. Ange ej varav moms! (det räknas ut automatiskt senare)
Beskrivning – Beskriv kortfattat vad du köpt.
Projekt: Ifall du behöver ändra projektnummer, välj Ändra kontering och fyll i projektnummer.
Ifall du inte kommer ihåg projektnummer kan du söka genom att fylla i sökord i fältet "Värde", t ex. GRU, Medicinsk bildfysik etc.
- Välj: Lägg till utlägget
Uppgifterna läggs in som en ny rad längst ned.
Ange ev ytterligare utlägg – tryck igen på ”lägg till utlägget” för att spara.
- Välj: Spara preliminärt om du behöver komplettera några uppgifter senare.
Välj: Spara definitivt för att lämna in fullständig redovisning. Det skickas då automatiskt för granskning och sedan attestering.
Ifall du behöver ändra något i detta läge: Skicka e-post till handläggare (se kontakt nedan) och ange reseräkningsnummer. Ditt utlägg kommer därefter att bli tillgängligt för korrigering.
- När du sparat definitivt ska du välja attesterare ur rullistan. Tryck sedan på Fortsätt.
- Skriv ut utläggsbilagan. Tejpa fast kvitton på ett separat papper (en liten tejpbit på ena kortsidan av kvittot räcker). I det fall inga underlag finns (t ex bilresa och traktamente) skriv ut sammanställningen och skicka enligt nedan till akvariet.
- Lägg utläggsbilagan och originalkvitton i ett kuvert och skicka till adress nedan.
Ifall du funderar över något så går det bra att kontakta Travel bills
Ann-Charlotte Fransson
handläggare för reseräkningar och utlägg
Elisabeth Johansson
handläggare för reseräkningar och utlägg