Redovisa utlägg

I KTH-RES ska du registrera alla dina utlägg oavsett om de är kopplade till en tjänsteresa eller ej. Den manuella hanteringen av utläggsrapporter i pappersformat har upphört men spara originalkvitton tills dess att reseräkningen är attesterad då det är granskaren och attestanten som avgör ifall kvalitéten på kvittokopian är tillräckligt god. Avser utlägget intern eller extern representation så ska även en deltagarlista bifogas. Om du har möjlighet, samla gärna ihop flera olika utlägg till ett och samma redovisningstillfälle för att underlätta administrationen och kom ihåg att kvitton för utlägg som är äldre än ett år har förfallit och godkänns ej.

Hur du registrerar dina utlägg i KTH-RES

Gå till KTHs intranät, logga in och välj därefter Resor & Utlägg (KTH-RES) i toppmenyn Tjänster. Du kan även logga in från hemsidan Tjänsteresor (KTHs intranät/Om din anställning/Tjänsteresa). Innan du skapar en utläggsrapport måste du först registrera dina transaktioner, dvs utlägg, bilresor eller traktamente i ruta 1 på startsidan. När du är klart med registreringen och har sparat transaktionerna då kommer du att kunna skapa en utläggsrapport i ruta 2.

Lägg in utlägg

Tryck på knappen Utlägg+ då öppnas utläggsformulären.
Ange datum, välj kategori för utlägget, land (om det avser ett utlägg du gjorde i utlandet), belopp samt beskrivning. Alla blåa fält är obligatoriska att fylla i.
Momsen beräknas automatiskt av systemet.
Antal: fylls i per automatik av systemet.
OBS: Konteringen är inte obligatoriskt att fylla i. Du fyller i konteringen enbart om du vill särkontera en transaktion mot huvudkonteringen av din utläggsrapport.
Bifoga kvittobild eller annat relevant dokument via knappen ”Ladda upp kvitton”. Har du kvitton från flera utgifter måste dessa laddas upp separat. Worddokument kan tyvärr inte laddas upp, konvertera gärna dem till pdf.
När uppgifterna är ifyllda, klicka på ”Spara” för att spara transaktionen.
När du har registrerat alla dina transaktioner, glöm inte att koppla dem till en utläggsrapport, se separat lathund.
Har du sedan tidigare en preliminärt sparad utläggsrapport kan du i stället välja ”Lägg till i befintlig rapport” för att koppla utlägget till denna.
Om du betalat med ett Eurocard företagsupphandlat privatkort (FUP-kort) från KTH kan du peka in utlägget du vill ha ersättning för direkt från Mina transaktioner. Välj sedan utläggstyp. OBS: rensa då och då dina privata Eurocard transaktioner så att det blir lättare för dig att se vilka transaktioner som ska rapporteras som utlägg.
Spar originalkvittona tills dess att reseräkningen är attesterad för att vara säker på att de inskickade kopiorna är av tillräckligt god kvalitet.
Ifall du funderar över något så går det bra att kontakta Travel bills.