Riktlinjer för anställning av forskare och gästprofessorer med anledning av kriget i Ukraina

Version 3 2022-10-31 av Anders Forsgren, Annica Fröberg, Fredrik Oldsjö, Annika Stensson Trigell och Nina Wormbs.

Grundprinciper

• KTH ska i första hand stödja de forskare som nu flytt till Sverige och är här enligt massflyktingdirektivet ;
• Uppehållstillstånd med tillfälligt skydd enligt massflyktsdirektivet gällde tidigare till och med 2023-03-04 och har nu förlängts till 2024-03-04. KTH:s insatser genom anställning eller stipendiefinansiering för denna personkrets måste därför anpassas till denna tidsbegränsning;
• Den som kommer från Ukraina har även möjlighet att söka arbets- och uppehållstillstånd enligt andra regler än massflyktingdirektivet;
• KTH måste förhålla sig till LAS och kraven på utlysning av anställning, se nedan för respektive anställningsform;
• Det viktigaste i nuläget är att hitta snabba och tillfälliga lösningar. Samtidigt måste anställningsförfaranden ske under ordnade former.

Finansiering

• KTH ska i möjligaste mån utnyttja de finansieringsmöjligheter som tillgängliggjorts genom forskningsfinansiärer och Scholars at Risk (SAR), se sidan angående kriget i Ukraina ;
• Ersättning ges via lön från arbetsgivaren KTH eller stipendier, om finansiärerna inrättat stipendier;
• Eventuell medfinansiering ansvarar i första hand skolorna för, främst genom att använda skolans ackumulerade kapital eller genom att göra andra prioriteringar;
• Saknar skolan ackumulerat kapital kan förfrågan göras om stöd från rektor inom ramen för SAR;
• Rektor har beslutat om att fördubbla KTH:s årliga anslag till SAR från 2 till 4 miljoner för riskutsatta forskare från hela världen. Forskare från Ukraina prioriteras i nuläget. Medlen kan exempelvis användas för att täcka kostnader i organisationen för att ta emot gästforskare under högst ett år. Det är även möjligt att använda medlen som komplement till kortare anställningar om det finns sådana förutsättningar på institutionerna. Det kan vara möjligt att också söka ytterligare finansiering från de medel som SAR Sverige har fått av olika centrala finansiärer, som RJ och Formas. VR har ett inriktningsbeslut om stöd till SAR men avtal är inte klart ännu;

Beredning av ansökningar

• Intresse för att vara värd på KTH för en ukrainsk gästforskare via SAR anmäls här ;
• Ansökningar till forskningsfinansiärer om medel för ukrainska forskare och gästprofessorer ska anmälas till rektor för kännedom ( rektor@kth.se ). I anmälan ska finansiering framgå, inklusive eventuell medfinansiering från skolan;
• Om ansökan till forskningsfinansiärer kräver medfinansiering och skolan saknar ackumulerat kapital och därför vill ansöka om central finansiering för detta, ska ansökan först göras hos rektor ( rektor@kth.se ). Ansökan ska innehålla en plan för finansiering, inklusive sökt medfinansiering.
• Ansökningar som gäller central finansiering inom SAR sker via Nina Wormbs, kontaktperson för SAR (se artikel: KTH rustar för att ta emot ukrainska forskare ). Ansökan om medfinansiering för att anställa en forskare eller gästprofessor från Ukraina ska innehålla följande och sändas till Nina Wormbs på kth-sar@kth.se :
  - Namn på sökande
  - Akademisk affiliering i Ukraina, inklusive akademisk position (forskare, lektor, professor eller motsvarande)
  - Värdinstitution och värd
  - Planerad forskningsinriktning
  - Budget inklusive skäl till att central medfinansiering söks.
  - Tidsutdräkt, från den dag när anställningen ska börja och längst till och med 2024-03-04. Om den sökande vistas i Sverige på annan grund än massflyktsdirektivet måste det anges eftersom det kan påverka anställningens längd.
  - Ansökan ska skrivas under av skolchef.

Anställning som forskare

• KTH kan erbjuda den personkrets som omfattas av massflyktsdirektivet tidsbegränsad anställning enligt LAS (Lagen om anställningsskydd) som längst t.o.m. 2024-03-04. Datumet kan, av behörig myndighet, komma att ändras, och i så fall flyttas framåt i tiden. Notera att ändringar i LAS gör att allmän visstidsanställning (ALVA) ersatts av särskild visstidsanställning (SÄVA). En SÄVA är möjlig att tidsbegränsa i upp till 12 månader, därefter konverteras visstidsanställningen till en tillsvidareanställning. Har en person varit anställd som ALVA från mars 2022 och senare, så gör övergångsregler att om ny tidsbegränsad anställning tillträds, så räknas både dessa ALVA- samt nya SÄVA-dagar som SÄVA-tid. Vår rekommendation är att du kontaktar HR för genomgång och stöd inför anställning.
• Ersättning utbetalas som lön från arbetsgivaren KTH. Varje mottagande skola/institution måste ha finansieringen ordnad för en given anställd under anställningstiden.
• Normalt ska KTH utlysa anställning av forskare. Underlåtelse att utlysa anställning kan leda till anmälan hos JO även när det gäller anställningar med särskild riktad finansiering för personkretsen om omfattas av massflyktsdirektivet. KTH:s rektor har dock beslutat om följande ställningstagande om att särskilda skäl kan gälla vid tidsbegränsad anställning av forskare från Ukraina:
  
  Enligt 6 § anställningsförordningen ska myndighet som avser att rekrytera informera om den lediga anställningen på lämpligt sätt. Någon information behöver dock inte lämnas om särskilda skäl talar mot det.
  Mot bakgrund av kriget i Ukraina gör rektor bedömningen att situationen just nu för ukrainska forskare är sådan att särskilda skäl föreligger och att KTH inte behöver informera enligt 6 § inför beslut om tidsbegränsade anställningar för dessa individer.
   
• KTH Relocation: Personkretsen omfattas av KTH Relocations tjänster, t.ex. bostad samt pre-onboarding och integration till både KTH som organisation och arbetsplats, samt till samhället rent generellt.
• Rent generellt är bankkonto en komplicerad process för personer som saknar personnummer och svensk ID-handling. Både utbetalare och mottagare bör räkna med ett det kan ta flera månader att få ett bankkonto utan svenskt personnummer/svensk ID-handling.

Stipendier till forskare

• Stipendium till forskare kan ges om externa finansiärer inrättat stipendiet;
• KTH kan erbjuda den personkrets som omfattas av massflyktsdirektivet tidsbegränsad vistelse som längst till och med 2024-03-04. Datumet kan, av behörig myndighet, komma att ändras, och i så fall flyttas framåt i tiden.
• För vistelse som finansieras av externt stipendium måste varje mottagande skola/institution säkerställa att personen har ett stipendium som räcker för vistelsen;
• Eftersom stipendier är externa medel så finns det inget krav från KTH att stipendiet ska lysas ut på något särskilt sätt;
• Utbetalning av stipendium: Rent generellt är bankkonto en komplicerad process för personer som saknar personnummer och svensk ID-handling. Både utbetalare och mottagare bör räkna med ett det kan ta flera månader att få ett bankkonto utan svenskt personnummer/svensk ID-handling.

  
  En svensk ID-handling är villkor för kontoöppning hos svenska banker. Utan ett svenskt bankkonto kan man inte motta några bidrag, försäkringsutbetalningar eller ansöka om bank-ID.
  
  GVS ekonomer ser över möjligheten till utbetalning av stipendium på annat sätt (exempelvis via Ica-kort - dock finns det stora begränsningar med ICA-kort, vilket gör det tveksamt som utbetalningsalternativ).

• KTH Relocation: Personkretsen omfattas av Relocations tjänster, t.ex. bostad samt orientering och vägledning om hur samhället fungerar.

Gästprofessor

• Inom ramen för till exempel SSF:s särskilda satsning finns möjlighet att anställa gästprofessorer;
• Enligt HF ska en gästprofessor anställas tills vidare, dock längst till en viss tidpunkt. En sådan anställning får förnyas. Den sammanlagda anställningstiden får dock omfatta högst fem år. Hänsyn måste tas till detta om en person tidigare varit anställd som gästprofessor vid KTH;
• KTH kan erbjuda den personkrets som omfattas av massflyktsdirektivet tidsbegränsad anställning som gästprofessor som längst t.o.m. 2024-03-04. Datumet kan, av behörig myndighet, komma att ändras, och i så fall flyttas framåt i tiden;
• Utöver ansökan om externa medel från exempelvis SSF måste ansökan göras inom KTH om att inrätta en gästprofessur. Ansökan görs av skolans FFA, ställs till dekanus och sker i enlighet med anställningsordning och riktlinje . För sökande från Ukraina görs nu en förenklad process för att spara tid. Om FFA bedömer att det är en person som är på professorsnivå, typiskt anställd som professor vid annat lärosäte, behövs inte det inledande steget med förhandskontakt utan anhållan kan skickas in direkt. Anhållan behöver inte vara fullt så omfattande som vanligt utan motiveringen kan baseras på kriget i Ukraina. KTH:s cv-mall behöver inte användas. Förslag på sakkunniga behöver inte skickas med. Om dekanus bedömer att sakkunniggranskning bör ske, ges besked om det;
• Det är önskvärt att dessa gästprofessorer får ungefär samma lönenivå, vilket HR-chefen samordnar.