Gästprofessor

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare  och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

Handläggningsordning steg för steg

Instruktionerna till handläggningsordningen för respektive ärendetyp finns detaljerat beskrivna i Riktlinjer till anställningsordningen. Dessa instruktioner ska följas.

Skolan ansvarar för att ansökan är komplett och kommer in i systemet och att skolans utlåtande och förslag på sakkunniga, samt annonsen/anställningsprofilen finns uppladdade före sista ansökningsdatum.

1. Ansökan om anställningsförfarande – initiering på skolan

Skolan genomför en behovsanalys och initierar rekryteringsprocessen lokalt. Det sker en inledande dialog mellan sökande och skolan.

Därefter sker informell kontakt mellan förslagsställaren (skolchef eller den skolchefen utser) och anställningsnämndens ordförande för informell diskussion om ärendet. KTH:s mall Mall ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande av gästprofessor bör användas; om ärendet går
vidare ska den information och motivering samlas i en formell ansökan. Förslag på lön och löneläge ska också lämnas in i samband med den formella ansökan.
Personalavdelningens handläggare, ska informeras om ärendet. Om anställningsnämndens ordförande ger klartecken ska skolan färdigställa komplett ansökan enligt mall och lägga upp i rekryteringssystemet.

Skolchef/Fakultetsförnyelseansvarig meddelar skolans handläggare, när de informella förberedelserna är klara, som initierar ett ärende.

1. 1. Dold annonsering, länk till sökande och sökandes ansökan

  Skolans handläggare, HLS:

1. skapar ett nytt ärende i rekryteringssystemet enligt mall för gästprofessor.
2. skapar annonsen i systemet (svensk och engelsk version) och begär (dold) publicering. Annonseringssteget är till för att skapa ansökningslänk till sökande, med enligt mall fastställda instruktioner för sökande.
3. begär publicering. Rekryteringsannonser personalavdelningen publicerar av annons och skickar ansökningslänk till skolan.
4. skickar ansökningslänk till kandidaten och bevakar att komplett ansökan kommer in före ansökningsperiodens slut. I länken finns information om vilka handlingar som ska bifogas ansökan. CV-mallen ska följas. CV-mall för ansökan om anställning som gästprofessor .

Nytt ärende skapas under systemets steg ”1”. Annonseringsprocessen dokumenteras i systemets steg ”boll 2, 3 och 4”. Sökande laddar upp sin ansökan på sökandesidan/ingångssidan. 

1. 2. Skolans ansökan och förslag på sakkunniga

  Skolans handläggare:

1. laddar upp skolans ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande av gästprofessor och förslag på sakkunniga (om anställningsnämndens ordförande har begärt det) enligt KTH:s mall. Skolan ska säkerställa att underlaget är komplett.
2. inlämnar förslag på lön och löneläge, godkänt av skolchef, i samband med den formella ansökan.
3. skickar meddelande via systemet och lämnar över ärendet till personalavdelningens handläggare.

2. Anställningsnämndens ordförandes beslut om anställningsprofil och sakkunniga

Den kompletta ansökan inklusive sökandes ansökan, skolans ansökan om anställningsförfarande av adjungerad professor och förslag på sakkunniga (i förekommande fall) bereds av personalavdelningen och beslutas av anställningsnämndens ordförande.

  Personalavdelningens handläggare, PA:

1. skriver beslutsförslag om utseende av sakkunniga (i förekommande fall) och anställningsprofil och överlämnar med skolans underlag till anställningsnämndens ordförande för påsyn/beslut. Anställningsnämnden tar ställning till förslaget och beslutar om ansökan och utseende av sakkunniga.
2. expedierar beslutet och fyller in beslutsdatum och meddelar FFA och HLS.
3. a) laddar upp underlag och information till sakkunniga i systemet om att lämna in sakkunnigutlåtande. Sakkunnig laddar upp bedömningen i rekryteringssystemet.
   b) fyller i ”ej tillämplig” om ej sakkunniga är utsedda.
4. ordnar med ersättning till sakkunniga om sakkunnigbedömning skett.

Processen att besluta om ansökan och utse sakkunniga dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut.

2. 1. Referenstagning

Vid rekrytering av gästprofessor görs en bedömning från fall till fall om referenstagning ska genomföras. Referenstagning utförs av personalavdelningens handläggare.
Information om referenstagning .

3. Prövning och beslut

  Personalavdelningens handläggare:

1. förbereder och överlämnar underlag i ärendet och sakkunnigutlåtanden med ett förslag på beslut till anställningsnämndens ordförande. Ordförande granskar och bereder ärendet inför beslut av rektor.
2. tar ärendet vidare efter godkännande av ordförande.
3. skickar rektors beslut om anställning på signaturrunda.
4. erhåller påskrift på rektorsbeslut på rektorsmöte och matar in beslutsdatum i systemet. Beslutet expedieras till den sökande, skolchef, fakultetsförnyelseansvarig, skolhandläggare och internt berörda. Fysiskt beslut lämnas till registrator gemensamt verksamhetsstöd som diarieför ärendet.
5. markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
6. fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

4. Arkivering

När anställningsbeslutet är taget ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet.

  Personalavdelningens handläggare:

1. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.
2. meddelar registrator GVS att ärendet arkiverats i systemet.
   Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering.
   Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.
3. skickar originalhandlingar med signaturer arkiveras till registrator GVS i förekommande fall. KTH:s dokumenthanteringsplan ger vägledning.

Arkiveringsprocessen dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut och sökandesidan.

5. Förnyelse av anställning som gästprofessor

Förnyelse av gästprofessor hanteras utanför rekryteringssystemet.

En ansökan om förnyelse av anställningen ska lämnas in sex månader före anställningens utgång. Skolchefen, eller den skolchefen utser, lämnar in anhållan till anställningsnämndens ordförande som bereder ärendet inför rektors beslut. Ansökan ska ha följande innehåll:

• Beskrivning av vad som har åstadkommits under anställningstiden.
• Redogörelse för skolans behov av att anställningen förnyas.
• En ekonomisk plan för den fortsatta anställningen.
• Yttrande från gästprofessorn om att han/hon fortsatt är intresserad av anställningen.

KTH-mall för ansökan om förnyelse av anställning som gästprofessor ska användas.