Gästprofessor

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare  och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

Handläggningsordning steg för steg

Instruktionerna till handläggningsordningen för respektive ärendetyp finns detaljerat beskrivna i Riktlinjer till anställningsordningen. Dessa instruktioner ska följas.

1. Ansökan om anställningsförfarande – initiering

Prefekt initierar rekryteringsprocessen. Det sker en inledande dialog mellan sökande och skolan.

1. Innan en ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande lämnas ska en inledande diskussion föras mellan prefekt och fakultetsförnyelseansvarig.

2. Om den inledande diskussionen leder till att en ansökan ska göras, ansöker prefekten till fakultetsnämnden om att få påbörja ett anställningsförfarande.

3. Prefekt färdigställer en formell och komplett ansökan till fakultetsnämnden med information och motivering enligt KTH:s mall för ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande för gästprofessor och skickar till ärendets handläggare.

1. 1. Dold annonsering, länk till sökande och sökandes ansökan

 Ärendets handläggare:

1. skapar ett nytt ärende i rekryteringssystemet

2. skapar annonsen i systemet (svensk och engelsk version) och begär (dold) publicering. Annonseringssteget är till för att skapa ansökningslänk till sökande.

3. begär publicering. Rekryteringsannonser personalavdelningen publicerar annons och skickar ansökningslänk till skolan.

1. skickar ansökningslänk till kandidaten och bevakar att komplett ansökan kommer in före ansökningsperiodens slut. I länken finns information om vilka handlingar som ska bifogas ansökan. CV-mallen ska följas. CV-mall för ansökan om anställning som gästprofessor .

1. 2. Förslag på sakkunniga

 Ärendets handläggare:

1. laddar upp skolans ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande och förslag på sakkunniga.

2. Beslut om att påbörja ett anställningsförfarande

1. Ärendets handläggare skickar underlag i ärendet till fakultetsnämndens sekreterare.

2. Ärendet tas upp på fakultetsnämndens beredningsmöte. Fakultetsnämndens ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till fakultetsnämndens möte.

3. Prefekt kallas till fakultetsnämndens möte och föredrar underlaget.

4. Fakultetsnämnden beslutar i ärendet. Vid bifall lämnas ärendet till anställningsutskottet för vidare beredning.

5. Handläggare fyller in beslutsdatum för fakultetsnämndens möte i rekryteringssystemet.

3. Beslut om anställningsprofil, sakkunnigbedömning och intervju

Anställningsutskottet beslutar om anställningsprofil och utser sakkunniga, om inte sakkunnigbedömning är uppenbart obehövligt.

1. Ärendet hanteras på anställningsutskottets beredningsmöte. AU ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till anställningsutskottets möte.

2. Ärendet hanteras på AU:s möte. Anställningsutskottet tar ställning till förslaget och beslutar om anställningsprofil. Vid behov tar AU beslut om att utse sakkunniga och om eventuell intervju ska genomföras. När ärendet är berett lämnar anställningsutskottet förslag på beslut till rektor.

3. Handläggare fyller in beslutsdatum för anställningsutskottets möte i rekryteringssystemet och meddelar till prefekt att ansökan har gått vidare. Fyll i ”ej tillämpligt” i rekryteringssystemet gällande sakkunnighantering. (Endast vid behov; laddar upp underlag och information till sakkunniga i rekryteringssystemet och utlåtanden inhämtas).

4. Handläggare inhämtar förslag på lön och löneläge av skolchef inför rektors beslut.

3.1. Referenstagning

Vid rekrytering av gästprofessor görs en bedömning från fall till fall om referenstagning ska genomföras.
Information om referenstagning .

4. Beslut

Handläggare:

1. förbereder och överlämnar underlag i ärendet med ett förslag på beslut till skolchefen och personalchefen för godkännande.

2. föredrar ärendet på rektors beslutsmöte, beslutet signeras digitalt av rektor. Därefter expedieras beslutet till den sökande, skolchef, FFA och internt berörda.

3. fyller i beslutsdatum i rekryteringssystemet och markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.

4. fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

5. Arkivering

När beslutet är taget ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet.

Handläggare:

1. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.

2. meddelar registrator VS att ärendet arkiverats i systemet.
   Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering. Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.

6. Förnyelse av anställning som gästprofessor

Förnyelse av gästprofessor hanteras utanför rekryteringssystemet.

6.1. Ansökan om förnyelse

En ansökan om förnyelse av anställningen ska lämnas in fyra månader före anställningens utgång. Prefekt lämnar in ansökan till anställningsutskottet som bereder ärendet inför rektorsbeslut.

1. Handläggare efterfrågar diarienummer från registrator. (Diarienummer tas från W3D3 och ärendet hanteras utanför rekryteringssystemet).

2. Ärendet hanteras på anställningsutskottets beredningsmöte. AU ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till anställningsutskottets möte.

3. Ärendet hanteras på anställningsutskottet möte. Anställningsutskottet tar ställning till förslaget och lämnar förslag på beslut till rektor. 

6.2. Beslut

Handläggare:

1. tar ärendet vidare efter godkännande av anställningsutskottet

2. Handläggare inhämtar förslag på lön och löneläge av skolchef inför rektorsbeslut.

3. skriver ett rektorsbeslut om anställning och skickar till skolchefen och personalchefen för godkännande.

4. föredrar ärendet på rektors beslutsmöte, beslutet signeras digitalt av rektor. Därefter expedieras beslutet till den sökande, skolchef, FFA och internt berörda.