Adjunkt

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare  och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

Handläggningsordning steg för steg

Instruktionerna till handläggningsordningen för respektive ärendetyp finns detaljerat beskrivna i Riktlinjer till anställningsordningen. Dessa instruktioner ska följas.

1. Ansökan om anställningsförfarande

Ett anställningsbehov av lärare finns på en av KTH:s skolor. Skolan genomför en behovsanalys och initierar rekryteringsprocessen lokalt. Ett anställningsärende hanteras av en utsedd adjunktskommitté. Kommittén handlägger anställningsärendet tillsammans med handläggare vid skolan och handläggare gruppen för lärartillsättningar vid personalavdelningen, gemensamt verksamhetsstöd.

Skolan följer instruktionerna i Riktlinjer till anställningsordningen och fyller i mall för ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande (inkl. anställningsprofil) och tidsplan för rekrytering av lärare. Skolan är ansvarig för ansökan är komplett.

  Skolans handläggare, HLS:

1. säkerställer att underlaget är komplett innan skolchefs påskrift.
2. skapar ett nytt ärende i rekryteringssystemet och laddar upp komplett förslag med ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande (inkl. anställningsprofil).
3. kopplar användare till ärendet (de som inte redan har access).
4. lämnar över ärendet till personalavdelningens handläggare via meddelande i systemet.
   
   Ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande (inkl. anställningsprofil) bereds av personalavdelningen och anställningsnämnden. Fakultetsförnyelseansvarig, FFA, kallas till anställningsnämndens möte och föredrar ärendet på mötet. Sedan tar rektor ett beslut efter förslag från anställningsnämnden.
   
   Personalavdelningens handläggare, PA:
5. föredrar underlaget på anställningsnämndens beredningsmöte. Anställningsnämndens ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till anställningsnämndens möte.
6. föredrar underlaget på anställningsnämndens möte. Anställningsnämnden bereder ärendet på mötet och lämnar förslag på beslut till rektor i protokollet.
   
   Anställningsnämndens sekreterare:
7. förbereder förslag till rektor för beslut, erhåller godkännande och påskrift på rektorsmöte, och expedierar rektors beslut.
8. fyller in beslutsdatum för anställningsnämndens möte och rektors beslut i systemet.
9. laddar upp beslutad slutlig version av anställningsprofil i systemet.
   
   Personalavdelningens handläggare:
10. återkopplar HLS och FFA/rekryteringsnämnd att profil ska översättas enligt engelsk mall och annonseras.

Rekryteringsprocessens initierande del dokumenteras i systemets steg ”boll 1”.

 2. Annonsering och förlängning av annons

När beslutad profil är översatt till engelska ska anställningen annonseras.

Skolans handläggare:

1. skapar annonsen i systemet och ser till att annonsen översätts och stämmer av FFA och skolchef.
2. begär att PA ser över annonsen. PA återkopplar till HLS.
3. begär publicering. Rekryteringsannonser personalavdelningen publicerar av annons.

FFA gör en bedömning av om förlängning av annons behöver göras före ansökningstidens slut.

Skolans handläggare:

1. lägger in bevakning i systemet på ärendet att FFA ska meddelas tre dagar innan annons löper ut. FFA erhåller bevakningsmail.
2. meddelar rekryteringsannonser näst sista vardagen före ansökningstidens slut om eventuell önskad förlängning. Rekryteringsannonser publicerar annons och förlänger ansökningstiden enligt FFA:s önskemål.

Annonseringsprocessen dokumenteras i systemets steg ”boll 2, 3 och 4”.

3. Utseende av adjunktskommitté

Efter ansökningstidens slut ska en adjunktskommitté utses. Adjunktskommittén ska vara verksam från och med dagen för detta beslut och fram till och med dagen då kommittén lämnar förslag på vem som bör anställas till skolchefen eller till och med den dag då anställningsärendet avbryts.

Skolans handläggare:

1. meddelar FFA/rekryteringskommitténs ordförande att adjunktskommitté behöver tas fram.
2. sammanställer underlag enligt KTHs mall på beslut om adjunktskommitté. Skolchef tar ställning till förslaget på mötet och beslutar om utseende av adjunktskommitté.
3. fyller in beslutsdatum i systemet och expedierar beslut.

3. 1. Arvodesnivå till sakkunnig

Skolan bestämmer arvodesnivå till sakkunnig i adjunktskommittén och står för kostnaden.

Processen att utse adjunktskommitté dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut.

4. Adjunktskommittémöten - urval och intervjuer

Adjunktskommitté anordnar möten gällande urval av kandidater (adjunktskommittémöte 1) och intervjuer med kandidater (adjunktskommittémöte 2) genomföras. Kommitténs ordförande utser verksamhetsrepresentanter och lärarrepresentanter. Ordförande/skolans handläggare samordnar kommitténs möten.

  Ordförande/Skolans handläggare:

1. samordnar adjunktskommittémöte 1 gällande urval. Kommittén genomför mötet och beslutar om vem som ska kallas till intervju. Kommittén ska redogöra för skickligheten hos de sökande som främst bör komma i fråga för anställningen, ange ordningen mellan dem samt motivera ställningstagandet i ett protokoll.
2. samordnar adjunktskommittémöte 2 med intervjuer av utvalda kandidater. Kommittén genomför mötet beslutar om vem som föreslås för anställningen. 
3. expedierar kommitténs förslag på kandidat/rangordning av kandidater till sökande som kallats till intervju genom systemet. Protokoll och utlåtande mailas endast om sökande begär ut dessa dokument.
4. laddar upp kommitténs protokoll och fyller i datum för sista adjunktskommittémötet i systemet.

Mötesprocessen dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut.

5. Referenstagning på föreslagen kandidat

När adjunktskommittén beslutat om vilken kandidat som föreslås för anställningen kan referenstagning genomföras.
Skolan bedömer om referenstagning ska genomföras. Skolans handläggare genomför referenstagning på föreslagen kandidat överlämnar resultat på genomförd referenstagning till beslutsfattare.

 6. Beslut och anställningsavtal

Efter genomförd referenstagning ska skolan ta beslut om anställning av kandidat enligt rangordning.

Skolans handläggare:

1. skickar underlag till skolchefen, ordföranden, FFA och personalavdelningens handläggare (protokoll och ansökan på föreslagna sökande).
   Skolchefen/avdelningschef kallar först rankad kandidat till förhandlingsmöte och lämnar sedan underlag för beslut om anställning till skolans handläggare.
2. skriver beslut om anställning och skolchef signerar beslut. Beslutet distribueras till den sökande och internt berörda. Det fysiska beslutet lämnas till registrator skolan som diarieför ärendet.
3. markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
4. meddelar beslut om anställning till sökande som inte fått anställningen via systemets mall "Underrättelse om anställningsbeslut (Avslag)". Digitalt anslag om anställningsbeslut fylls i och publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

6. 1. Anställningsavtal

Anställningsavtal bör, enligt Anställningsordningen, ingås efter att KTH:s offentligrättsliga beslut om att anställa den sökande har vunnit laga kraft dvs. då beslutet inte längre kan överklagas.

Skolans handläggare:

1.  erhåller information från skolchef/avdelningschef för att skriva anställningsavtal. Anställningsavtal registreras i W3D3 och länkas till rekryteringsärendets ärendenummer.
2. distribuerar anställningsavtalet. Kopia av avtalet skickas till rekryteringsansvarig handläggare/chef och per post till den som erhållit anställningen.

7. Arkivering

När anställningsbeslutet är taget och ärendets besvärstiden/överklagandetiden har löpt ut ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet. Skolans handläggare arkiverar ärendetyp adjunkt.

Skolans handläggare:

1. arkiverar ärendet efter besvärstiden/överklagandetiden på tre veckor har löpt ut.
2. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.
3. meddelar registrator skola att ärendet arkiverats i systemet.
   Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering.
   Mailet vidarebefordras till registrator skola som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.
4. skickar originalhandlingar med signaturer arkiveras till registrator skola i förekommande fall. KTH:s dokumenthanteringsplan ger vägledning.

Arkiveringsprocessen dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut och sökandesidan.