Adjunkt

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare  och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

Handläggningsordning steg för steg

Instruktionerna till handläggningsordningen för respektive ärendetyp finns detaljerat beskrivna i Riktlinjer till anställningsordningen. Dessa instruktioner ska följas.

1. Ansökan om anställningsförfarande

Prefekt och FFA genomför en behovsanalys och initierar rekryteringsprocessen lokalt. Prefekt är ansvarig för ansökan är komplett.

  Handläggare:

1. säkerställer att underlaget är komplett.

2. skapar ett nytt ärende i rekryteringssystemet och laddar upp komplett underlag med ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande (inkl. anställningsprofil).

3. kopplar aktuella användare till ärendet (de som inte redan har access).

1.1. Beslut om att påbörja ett anställningsförfarande

Ansökan om anställningsförfarande bereds av prefekt med stöd av handläggare och beslutas av fakultetsnämnden.

1. Handläggare skickar underlag i ärendet till fakultetsnämndens sekreterare.

2. Ärendet tas upp på fakultetsnämndens beredningsmöte. Fakultetsnämndens ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till fakultetsnämndens möte.

3. Prefekt kallas till fakultetsnämndens möte föredrar underlaget.

4. Fakultetsnämnden beslutar i ärendet. Vid bifall lämnas ärendet till anställningsutskottet för vidare hantering av anställningsprofil.

5. Handläggare fyller i beslutsdatum för fakultetsnämndens möte i rekryteringssystemet.

1.2. Beslut om anställningsprofil

Anställningsutskottet beslutar om anställningsprofil.

1. Anställningsutskottets sekreterare ser till att anställningsutskottet får tillgång till anställningsprofilen.

2. Prefekt kallas vid behov till anställningsutskottets möte.

3. Anställningsutskottet tar beslut om föreslagen anställningsprofil.

Handläggare:

1. fyller i beslutsdatum för anställningsutskottets möte i rekryteringssystemet och laddar upp beslutad slutlig version av anställningsprofil i rekryteringssystemet.

2. återkopplar till prefekt att profil ska annonseras och eventuellt översättas till engelska.

 2. Annonsering och förlängning av annons

När beslutad profil är granskad (och eventuellt översatt till engelska) ska anställningen annonseras.

Handläggare:

1. skapar annonsen i rekryteringssystemet, granskar översättningen och stämmer av med FFA och prefekt.

2. begär publicering. Rekryteringsannonser personalavdelningen publicerar annons.
   FFA gör en bedömning av om förlängning av annons behöver göras före ansökningstidens slut.

3. lägger in bevakning i systemet på ärendet att FFA ska meddelas tre dagar innan annons löper ut. FFA erhåller bevakningsmail.

4. meddelar rekryteringsannonser näst sista vardagen före ansökningstidens slut om eventuell önskad förlängning. Rekryteringsannonser publicerar annons och förlänger ansökningstiden enligt FFA:s önskemål.

3. Utseende av rekryteringsnämnd adjunkt

Handläggare meddelar FFA/anställningsutskottets ordförande att rekryteringsnämnd adjunkt behöver tas fram.
Anställningsutskottets ordförande utser rekryteringsnämnd adjunkt i det enskilda ärendet. Beslutet dokumenteras i anställningsutskottets protokoll eller i enskilt beslut. 

4. Rekryteringsnämnd adjunkt - urval och intervjuer

Rekryteringsnämnd adjunkt anordnar möten gällande urval av kandidater (rekryteringsnämnd adjunktsmöte 1) och intervjuer med kandidater (rekryteringsnämnd adjunktsmöte 2) genomförs. Ordförande samordnar nämndens möten.

  Ordförande:  

1. samordnar rekryteringsnämnd adjunktsmöte 1 gällande urval. Nämnden genomför mötet och beslutar om vem som ska kallas till intervju.

2. samordnar rekryteringsnämnd adjunktsmöte 2 med intervjuer av utvalda kandidater. Nämnden genomför mötet och beslutar om vem som föreslås för anställningen. 

Handläggare:

1. expedierar nämndens förslag på kandidat/rangordning av kandidater till sökande som kallats till intervju genom rekryteringssystemet. Protokoll och utlåtande mailas endast om sökande begär ut dessa dokument.

2. expedierar nämndens förslag på kandidat/rangordning av kandidater (inklusive protokoll, annons och den högst rankade kandidatens ansökan) till skolchef med kännedom till ordförande med frågan om referenstagning. Skolchef /ordförande återkopplar om referenstagning.

3. laddar upp nämndens protokoll och fyller i datum för sista rekryteringsnämnd adjunktsmötet i rekryteringssystemet.

5. Referenstagning på föreslagen kandidat

När nämnden beslutat om vilken kandidat som föreslås för anställningen kan referenstagning genomföras.
Skolan bedömer om referenstagning ska genomföras. Referenstagning på föreslagen kandidat genomförs och resultat på genomförd referenstagning överlämnas till beslutsfattare.

 6. Beslut och anställningsavtal

Efter genomförd referenstagning ska skolan ta beslut om anställning av kandidat enligt rangordning.

Handläggare:

1. skickar underlag till skolchefen, ordföranden, FFA och personalavdelningens handläggare.
   Skolchefen/avdelningschef kallar först rankad kandidat till förhandlingsmöte och lämnar sedan underlag för beslut om anställning till handläggaren.
2. skriver beslut om anställning och skolchef signerar beslut. Beslutet distribueras till den sökande och internt berörda.
3. markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
4. meddelar beslut om anställning till sökande som inte fått anställningen via rekryteringssystemets mall "Underrättelse om anställningsbeslut (Avslag)". Digitalt anslag om anställningsbeslut fylls i och publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

6. 1. Anställningsavtal

Anställningsavtal bör, enligt Anställningsordningen, ingås efter att KTH:s offentligrättsliga beslut om att anställa den sökande har vunnit laga kraft dvs. då beslutet inte längre kan överklagas.

Personalavdelningens handläggare:

1.  erhåller information för att skriva anställningsavtal. Anställningsavtal registreras i W3D3 och länkas till rekryteringsärendets ärendenummer.

2. distribuerar anställningsavtalet. Kopia av avtalet skickas till rekryteringsansvarig handläggare/chef och per post till den som erhållit anställningen.

7. Arkivering

När anställningsbeslutet är taget och ärendets överklagandetid har löpt ut ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet. Handläggaren arkiverar ärendet.

Handläggare:

1. arkiverar ärendet efter överklagandetiden på tre veckor har löpt ut.

2. kontrollerar att ärendet är komplett i rekryteringssystemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.

3. meddelar registrator skola att ärendet arkiverats i systemet.
   Automatiskt mail från rekryteringssystemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering.
   Mailet vidarebefordras till registrator skola som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.

4. skickar originalhandlingar med signaturer arkiveras till registrator skola i förekommande fall. KTH:s dokumenthanteringsplan ger vägledning.