Befordran

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare  och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

För mer utförlig beskrivning gå till websidorna om skolans uppgifter  och befordringssidan för sökande och ansökan om befordran .

Handläggningsordning steg för steg

Instruktionerna till handläggningsordningen för respektive ärendetyp finns detaljerat beskrivna i Riktlinjer till anställningsordningen. Dessa instruktioner ska följas.

Skolan ansvarar för att ansökan är komplett och kommer in i systemet och att skolans utlåtande och förslag på sakkunniga, samt annonsen/anställningsprofilen finns uppladdade före sista ansökningsdatum.

1. Ansökan om befordran – initiering på skolan

Skolan genomför en behovsanalys och initierar rekryteringsprocessen lokalt. Det sker en inledande dialog mellan sökande och skolan. Skolchef/Fakultetsförnyelseansvarig, FFA, meddelar skolans handläggare som initierar ett ärende.

1. 1. Dold annonsering, länk till sökande och sökandes ansökan

  Skolans handläggare, HLS:

1. skapar ett nytt ärende i rekryteringssystemet.
2. skapar annonsen i systemet (svensk och engelsk version) och begär (dold) publicering. Annonseringssteget är till för att skapa ansökningslänk till sökande.
3. begär publicering enligt fastställd befordringsperiod. Rekryteringsannonser personalavdelningen publicerar av annons och skickar ansökningslänk till skolan.
4. skickar ansökningslänk till kandidaten och bevakar att komplett ansökan kommer in före ansökningsperiodens slut. På sidan Ansökan om befordran finns information om vilka handlingar som ska bifogas ansökan.

Nytt ärende skapas under systemets steg ”1”. Annonseringsprocessen dokumenteras i systemets steg ”boll 2, 3 och 4”. Sökande laddar upp sin ansökan på sökandesidan/ingångssidan.

1. 2. Skolans utlåtande och förslag på sakkunniga

  Skolans handläggare, HLS:

1. laddar upp annonsen och/eller beslutad anställningsprofil för den ursprungliga anställningen på svenska och engelska. Annons/profil för arkiverade ärenden finns i arkivet eller diariet W3D3; arkivet@kth.se  kan kontaktas för stöd.
2. laddar upp skolans utlåtande och förslag på sakkunniga enligt KTH-mall och meddelar personalavdelningens handläggare före ansökningstidens utgång. Skolan ska säkerställa att underlaget är komplett i enlighet med instruktionerna på sidan skolans uppgifter i mallen "skolans förslag på sakkunniga".

Processen med anställningsprofil, skolans utlåtande och förslag på sakkunniga dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut.

2. Anställningsnämndens beslut om prövning och utseende av sakkunniga

Den kompletta ansökan om befordran inklusive sökandes ansökan, skolans utlåtande och förslag på sakkunniga bereds av personalavdelningen och beslutas av anställningsnämnden.

  Personalavdelningens handläggare, PA:

1. föredrar underlaget på anställningsnämndens beredningsmöte. Dekanus beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till anställningsnämndens möte.
2. föredrar underlaget på anställningsnämndens möte. Anställningsnämnden tar ställning till förslaget på mötet och beslutar om ansökan och utseende av sakkunniga i anställningsnämndens protokoll.
3. fyller in beslutsdatum för anställningsnämndens möte och meddelar till FFA och HLS att ansökan har gått vidare och sakkunniga utsetts.

Processen att besluta om ansökan och utse sakkunniga dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut.

3. Information till sakkunniga och preliminära utlåtanden

Personalavdelningens handläggare:

1. laddar upp underlag och information till sakkunniga i systemet om att lämna in preliminära sakkunnigutlåtande. Sakkunnig skickar bedömningen till befordringar@kth.se .
2. mottar sakkunnigutlåtanden och fyller i datum för inkomna preliminära utlåtanden.

Underlag till sakkunniga dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut och under admin.

4. Befordringsnämndsmöte - intervju

När preliminära sakkunnigutlåtanden har inkommit ska befordringsnämndsmöte med intervju med sökande genomföras. Personalavdelnings handläggare sammanställer en nämnd (med ordförande, lärarrepresentanter från KTH:s befordringsnämnd, och av THS utsedda studeranderepresentanter). Sakkunniga är en del av nämnden. Skolrepresentant (vanligtvis FFA) inbjuds till intervjun. Personalavdelningens handläggare samordnar befordringsnämndens möte.

  Personalavdelningens handläggare:

1. bokar och samordnar befordringsnämndsmöte med intervju (BN) med rekryteringsnämnd, sakkunniga och utvalda kandidater. Nämnden genomför mötet beslutar om vem som föreslås för anställningen. 
2. expedierar nämndens förslag på beslut om befordran till sökande, FFA och beslutsfattare enligt delegation genom systemet. Protokoll och utlåtande mailas endast om sökande begär ut dessa dokument.
3. laddar upp nämndens protokoll med sakkunnigutlåtanden och fyller i datum för BN-mötet i systemet.

4.  ordnar utbetalning av ersättning till sakkunniga.

Mötesprocessen dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut.

5. Referenstagning på föreslagen kandidat

Referenstagning utförs ej av interna sökanden. Information om referenstagning .

 6. Beslut och anställningsavtal

Efter genomförd intervju ska skolan ta beslut om anställning av kandidat.

6. 1. Beslut Professor

Personalavdelningens handläggare:

1. lämnar över underlag (protokoll, utlåtanden, ansökan på sökande) till personalchefen och rektor. Personalchefen kallar sökande till förhandlingsmöte med rektor och lämnar sedan underlag för beslut om anställning till personalavdelningens handläggare.
2. skriver beslut om anställning och erhåller påskrift på rektorsbeslut på rektorsmöte. Beslutet distribueras till den sökande, skolchef, FFA, skolhandläggare och internt berörda. Fysiskt beslut lämnas till registrator gemensamt verksamhetsstöd som diarieför ärendet.
3. markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
4. fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

6. 2. Beslut lektor

  Personalavdelningens handläggare:

1. skickar underlag (protokoll, utlåtanden, ansökan på sökande) till skolchefen, FFA och skolans handläggare. Skolchefen/avdelningschef kallar sökande till förhandlingsmöte och lämnar sedan underlag för beslut om anställning till skolans handläggare.
   
   Skolans handläggare:
2. skriver beslut om anställning och skolchef signerar beslut. Beslutet distribueras till den sökande och internt berörda. Fysiskt beslut lämnas till registrator gemensamt verksamhetsstöd som diarieför ärendet.
3. markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
4. fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

6. 2. Anställningsavtal

Anställningsavtal bör, enligt Anställningsordningen, ingås efter att KTH:s offentligrättsliga beslut om att anställa den sökande har vunnit laga kraft dvs. då beslutet inte längre kan överklagas.

Anställningsavtal skrivs för lektor och biträdande lektor, men ej för professor.

  Skolans handläggare:

1.  erhåller information från skolchef/avdelningschef för att skriva anställningsavtal och överenskommelse om anställningens innehåll. Anställningsavtal registreras i W3D3 och länkas till rekryteringsärendets ärendenummer.
2. distribuerar anställningsavtalet. Kopia av avtalet skickas till skolans handläggare/chef och per post till den som erhållit anställningen.

7. Arkivering

När anställningsbeslutet är taget och ärendets besvärstiden/överklagandetiden har löpt ut ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet. Personalavdelningens handläggare arkiverar ärendetyp professor och lektorat.

  Personalavdelningens handläggare:

1. arkiverar ärendet efter besvärstiden/överklagandetiden på tre veckor har löpt ut.
2. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.
3. meddelar registrator GVS att ärendet arkiverats i systemet.
   Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering.
   Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.
4. skickar originalhandlingar med signaturer arkiveras till registrator GVS i förekommande fall. KTH:s dokumenthanteringsplan ger vägledning.

Arkiveringsprocessen dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut och sökandesidan.