Befordran

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare  och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

Information för sökande finns på ansökan om befordran .

Handläggningsordning steg för steg

Instruktionerna till handläggningsordningen för respektive ärendetyp finns detaljerat beskrivna i Riktlinjer till anställningsordningen. Dessa instruktioner ska följas.

1. Ansökan om befordran – initiering på skolan

Skolan genomför en behovsanalys och initierar befordringsprocessen lokalt, enligt riktlinjer till anställningsordningen för information. Det sker en inledande dialog mellan sökande och skolan.

För ansökan om befordran till professor ska skolchef efter förfrågan från prefekt och besluta om kandidaten kan ansöka om befordran.
Skolchef överlämnar ärendet, med förslag på sakkunniga och eventuell motivering till varför en motsvarandebedömning ska göras till befordringsutskottet.

För ansökan om befordran till lektor ska en inledande diskussion föras mellan skolchef och fakultetsförnyelseansvarig, diskussionen ska dokumenteras och godkännas av bägge parter. Skolchefen ska med stöd av fakultetsförnyelseansvarig och prefekt utarbeta ett utlåtande om den sökandes prestation.
Skolchef överlämnar ärendet samt förslag på sakkunniga och skolans utlåtande till befordringsutskottet.

Skolchef/Fakultetsförnyelseansvarig, FFA, meddelar handläggare som initierar ett ärende.

1. 1. Dold annonsering, länk till sökande och sökandes ansökan

Handläggare:

1. skapar ett nytt ärende i rekryteringssystemet.

2. skapar annonsen i systemet (svensk och engelsk version) och begär (dold) publicering. Annonseringssteget är till för att skapa ansökningslänk till sökande.

3. begär publicering enligt fastställd befordringsperiod. Rekryteringsannonser personalavdelningen publicerar dold annons och skickar ansökningslänk till handläggaren.

4. skickar ansökningslänk till kandidaten och bevakar att komplett ansökan kommer in före ansökningsperiodens slut. På sidan Ansökan om befordran finns information om vilka handlingar som ska bifogas ansökan.

1. 2. Utlåtande och förslag på sakkunniga

Handläggare:

1. laddar upp annonsen och/eller beslutad anställningsprofil för den ursprungliga anställningen på svenska och engelska. Annons/profil för arkiverade ärenden finns i arkivet eller diariet W3D3; arkivet@kth.se  kan kontaktas för stöd.

2. laddar upp underlag och förslag på sakkunniga enligt KTH-mall.

2. Beslut om prövning och utseende av sakkunniga

Den kompletta ansökan om befordran inklusive sökandes ansökan, skolans utlåtande och förslag på sakkunniga beslutas av befordringsutskottet.

1. Ärendet hanteras på befordringsutskottets beredningsmöte. Befordringsutskottets ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till befordringsutskottets möte.

2. Ärendet hanteras på befordringsutskottets möte. Befordringsutskottet tar ställning till förslaget på mötet och beslutar om ansökan och utseende av sakkunniga.

3. Handläggare fyller i beslutsdatum för befordringsutskottets möte och meddelar till FFA att ansökan har gått vidare och sakkunniga utsetts.

3. Information till sakkunniga och utlåtanden

Handläggare:

1. laddar upp underlag och information till sakkunniga i rekryteringssystemet om att lämna in sakkunnigutlåtande. Sakkunnig skickar bedömningen till handläggaren.

2. fyller i datum för inkomna utlåtanden.

4. Befordringsnämndens möte - intervju

När sakkunnigutlåtanden har inkommit ska befordringsnämndsmöte med intervju med sökande genomföras. Befordringsutskottets ordförande utser en befordringsnämnd (med en ordförande som hämtas från befordringsutskottet och två lärarledamöter som hämtas från utskottets pool). Studenterna har rätt att vara representerade med två ledamöter. Sakkunniga bjuds in till befordringsnämndens möte om inte ordförande beslutar något annat. Skolrepresentant (vanligtvis FFA) inbjuds till intervjun. Handläggare samordnar befordringsnämndens möte.

Handläggare:

1. bokar och samordnar befordringsnämndens möte med intervju (BN) med nämnd, sakkunniga och kandidaten.

2. expedierar nämndens förslag på beslut om befordran, protokoll samt sakkunnigutlåtanden till sökande, FFA och beslutsfattare enligt delegation genom rekryteringssystemet.

3. laddar upp nämndens protokoll med sakkunnigutlåtanden och fyller i datum för BN-mötet i systemet.

4.  Kontaktar servicefunktion som ordnar utbetalning av ersättning till sakkunniga.

5. Referenstagning på föreslagen kandidat

Referenstagning utförs ej av interna sökanden. Information om referenstagning .

 6. Beslut och anställningsavtal

Efter genomförd intervju ska skolan ta beslut om anställning av kandidat.

6. 1. Beslut Professor

Handläggare:

1. skickar underlag (protokoll, utlåtanden, ansökan på sökande) till skolchefen och FFA. Skolchefen/avdelningschef kallar sökande till förhandlingsmöte om lön och startdatum och lämnar sedan underlag för beslut om anställning till handläggaren.

2. föredrar ärendet på rektors beslutsmöte, beslutet signeras digitalt av rektor. Därefter expedieras beslutet till den sökande, skolchef, FFA och internt berörda.

3. fyller i beslutsdatum i rekryteringssystemet och markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.

4. fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

6. 2. Beslut lektor

 Handläggare:

1. skickar underlag (protokoll, utlåtanden, ansökan på sökande) till skolchefen och FFA. Skolchefen/avdelningschef kallar sökande till förhandlingsmöte och lämnar sedan underlag för beslut om anställning till handläggaren.

2. skriver beslut om anställning och skolchef signerar beslut. Beslutet distribueras till den sökande och internt berörda.

3. fyller i beslutsdatum i rekryteringssystemet och markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.

4. fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

6. 3. Anställningsavtal

Anställningsavtal bör, enligt Anställningsordningen, ingås efter att KTH:s offentligrättsliga beslut om att anställa den sökande har vunnit laga kraft dvs. då beslutet inte längre kan överklagas.

Anställningsavtal skrivs för lektor och biträdande lektor, men ej för professor.

  Personalavdelningens handläggare:

1.  erhåller information för att skriva anställningsavtal och överenskommelse om anställningens innehåll. Anställningsavtal registreras i W3D3 och länkas till rekryteringsärendets ärendenummer.

2. distribuerar anställningsavtalet. Kopia av avtalet skickas till ärendets handläggare/chef och per post till den som erhållit anställningen.

7. Arkivering

När anställningsbeslutet är taget och ärendets överklagandetid har löpt ut ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet.

  Handläggare:

1. arkiverar ärendet efter överklagandetiden på tre veckor har löpt ut.

2. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.

3. meddelar registrator VS att ärendet arkiverats i systemet.
   Automatiskt mail från rekryteringssystemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering.
   Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.

4. skickar originalhandlingar med signaturer arkiveras till registrator GVS i förekommande fall. KTH:s dokumenthanteringsplan ger vägledning.