Till innehåll på sidan

Handläggningsordning - Adjungerad professor

Här är processbeskrivning och handläggningsordning steg för steg för ansökan om anställningsförfarande av adjungerad professor. Det är instruktioner om vilka regler som ska tillämpas, vilka mallar som ska användas i respektive moment och vilken aktivitet som ska göras i systemet.

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare  och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

Handläggningsordning steg för steg

Instruktionerna till handläggningsordningen för respektive ärendetyp finns detaljerat beskrivna i Riktlinjer till anställningsordningen. Dessa instruktioner ska följas.

Skolan ansvarar för att ansökan är komplett och att sökandes och skolans ansökan och förslag på sakkunniga, samt annonsen/anställningsprofilen finns uppladdade före sista ansökningsdatum i rekryteringssystemet.

1. Ansökan om anställningsförfarande – initiering på skolan

Skolan genomför en behovsanalys och initierar rekryteringsprocessen lokalt. Det sker en inledande dialog mellan sökande och skolan.

Därefter sker informell kontakt mellan förslagsställaren (skolchef eller den skolchefen utser) och anställningsnämndens ordförande för informell diskussion om ärendet, enligt anvisningarna i Riktlinje till anställningsordning. Personalavdelningens handläggare, PA, ska informeras om ärendet.

Om anställningsnämndens ordförande ger klartecken ska skolan färdigställa en formell och komplett ansökan med information och motivering enligt mall och lägga upp i rekryteringssystemet. KTH:s "Mall ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande för adjungerad professor" bör användas.

Skolchef/Fakultetsförnyelseansvarig meddelar skolans handläggare, när de informella förberedelserna är klara, som initierar ett ärende.

1. 1. Dold annonsering, länk till sökande och sökandes ansökan

  Skolans handläggare, HLS:

  1. skapar ett nytt ärende i systemet enligt mall för adjungerad professor.
  2. skapar annonsen i systemet (svensk och engelsk version) och begär (dold) publicering. Annonseringssteget är till för att skapa ansökningslänk till sökande, med enligt mall fastställda instruktioner för sökande.
  3. begär publicering. Rekryteringsannonser personalavdelningen publicerar av annons och skickar ansökningslänk till skolan.
  4. skickar ansökningslänk till kandidaten och bevakar att komplett ansökan kommer in före ansökningsperiodens slut. I länken finns information om vilka handlingar som ska bifogas ansökan. CV-mall ska följas. CV-mall för ansökan om anställning som adjungerad professor

Nytt ärende skapas under systemets steg ”1”. Annonseringsprocessen dokumenteras i systemets steg ”boll 2, 3 och 4”. Sökande laddar upp sin ansökan på sökandesidan/ingångssidan. 

1. 2. Skolans ansökan och förslag på sakkunniga

Skolans handläggare, HLS:

  1. laddar upp skolans ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande av adjungerad professor och förslag på sakkunniga enligt KTH:s mall. Skolan ska säkerställa att underlaget är komplett.
  2. skickar meddelande via systemet och lämnar över ärendet till personalavdelningens handläggare.

2. Anställningsnämndens ordförandes beslut om ämnesområde och sakkunniga

Den kompletta ansökan inklusive sökandes ansökan, skolans ansökan om anställningsförfarande av adjungerad professor och förslag på sakkunniga bereds av personalavdelningen och beslutas av anställningsnämndens ordförande.

  Personalavdelningens handläggare, PA:

  1. skriver beslutsförslag om utseende av sakkunniga och ämnesområde och överlämnar med skolans underlag till anställningsnämndens ordförande för påsyn/beslut. Anställningsnämndens ordförande tar ställning till förslaget och beslutar om ansökan och utseende av sakkunniga.
  2. expedierar beslutet och fyller in beslutsdatum och meddelar till FFA och HLS att sakkunniga utsetts.
  3. laddar upp underlag och information till sakkunniga i systemet om att lämna in sakkunnigutlåtande. Sakkunnig laddar upp bedömningen i rekryteringssystemet.
  4.  ordnar utbetalning av ersättning till sakkunniga.

Processen att besluta om ansökan och utse sakkunniga dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut.

3. Prövning, avtal om samverkan och beslut

  Personalavdelningens handläggare, PA:

  1. förbereder och överlämnar underlag i ärendet och sakkunnigutlåtanden med ett förslag på beslut till anställningsnämndens ordförande. Ordförande granskar och bereder ärendet inför beslut av rektor.
  2. tar ärendet vidare efter godkännande av ordförande.

3. 1. Referenstagning

Vid rekrytering av adjungerad professor görs en bedömning från fall till fall om referenstagning ska genomföras.
Information om referenstagning .

3. 2. Avtal om samverkan

Ett avtal om samverkan ska slutas mellan skolan, företaget och den individ som antälls som adjungerad professor. Avtalet ska biläggas underlag till rektor senast i detta skede inför rektors beslut och utgör en bilaga till rektorsbeslutet. Affärsjuridiska gruppen vid KTH, avtal@kth.se , ska kontaktas vid frågor kring avtalet eller vid behov av avtalsmallen. Om skolan eller företaget ändrar i standardtexten i avtalsmallen ska en KTH jurist först godkänna ändringarna innan avtalet signeras. Information om Avtalshantering .

  Skolans handläggare, HLS:

  1. kontaktar skolchef/FFA och färdigställer samverkansavtal.
  2. skickar kopia på upprättat samverkansavtal in till personalavdelningens handläggare. Orginal behålls på skolan.

    Personalavdelningens handläggare, PA:
  3. bilägger samverkansavtal till ärendets underlag och skickar rektors beslut om anställning till skolan för skolchefens godkännande av beslutet och därefter till dekanus.
  4. föredrar ärendet på rektors beslutsmöte och matar in beslutsdatum i systemet. Beslutet signeras av rektor och personalchefen efter rektors möte. Därefter expedieras beslutet till den sökande, skolchef, FFA, skolhandläggare och internt berörda.
  5. markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
  6. fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

4. Arkivering

När anställningsbeslutet är taget ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet.

Personalavdelningens handläggare:

  1. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.
  2. meddelar registrator GVS att ärendet arkiverats i systemet.
    Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering.
    Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.
  3. skickar originalhandlingar med signaturer arkiveras till registrator GVS i förekommande fall. KTH:s dokumenthanteringsplan ger vägledning.

Arkiveringsprocessen dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut och sökandesidan.

5. Förnyelse av anställning som adjungerad professor

Förnyelse av adjungerad professor hanteras utanför rekryteringssystemet.
Information om hur detta ska genomföras finner du på websidan Förnyelse av anställning som adjungerad professor .