Adjungerad professor

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare  och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

Handläggningsordning steg för steg

Instruktionerna till handläggningsordningen för respektive ärendetyp finns detaljerat beskrivna i Riktlinjer till anställningsordningen. Dessa instruktioner ska följas.

1. Ansökan om anställningsförfarande – initiering på skolan

Prefekt initierar rekryteringsprocessen. Det sker en inledande dialog mellan sökande och skolan.

1. Innan en ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande lämnas ska en inledande diskussion föras mellan prefekt och fakultetsförnyelseansvarig.

2. Om den inledande diskussionen leder till att en ansökan ska göras, ansöker prefekten till fakultetsnämnden om att få påbörja ett anställningsförfarande.

3. Prefekt färdigställer en formell och komplett ansökan till fakultetsnämnden med information och motivering enligt KTH:s mall för ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande för adjungerad professor och skickar till ärendets handläggare.

1. 1. Dold annonsering, länk till sökande och sökandes ansökan

Handläggare:

1. skapar ett nytt ärende i rekryteringssystemet

2. skapar annonsen i systemet (svensk och engelsk version) och begär (dold) publicering. Annonseringssteget är till för att skapa ansökningslänk till sökande.

3. begär publicering. Rekryteringsannonser personalavdelningen publicerar dold annons och skickar ansökningslänk till handläggaren.

4. skickar ansökningslänk till kandidaten och bevakar att komplett ansökan kommer in före ansökningsperiodens slut. I länken finns information om vilka handlingar som ska bifogas ansökan. CV-mall för ansökan om anställning som adjungerad professor  ska följas.

1. 2. Förslag på sakkunniga

Handläggare:

1. laddar upp skolans ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande och förslag på sakkunniga.

2. Beslut om att påbörja ett anställningsförfarande

Ansökan om anställningsförfarande bereds av prefekt med stöd av handläggare och beslutas av fakultetsnämnden.

1. Handläggare skickar underlag i ärendet till fakultetsnämndens sekreterare.

2. Ärendet tas upp på fakultetsnämndens beredningsmöte. Fakultetsnämndens ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till fakultetsnämndens möte.

3. Prefekt kallas till fakultetsnämndens möte och föredrar underlaget.

4. Fakultetsnämnden beslutar om att påbörja ett anställningsförfarande i ärendet. Vid bifall lämnas ärendet till anställningsutskottet för vidare beredning.

5. Handläggare fyller in beslutsdatum för fakultetsnämndens möte i rekryteringssystemet.

3. Beslut om ämnesområde, sakkunnigbedömning och intervju

Anställningsutskottet beslutar om ämnesområde och utser sakkunniga, om inte sakkunnigbedömning är uppenbart obehövligt.

1. Ärendet hanteras på anställningsutskottets beredningsmöte. AU ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till anställningsutskottets möte.

2. Ärendet hanteras på AU:s möte. Anställningsutskottet tar ställning till förslaget och beslutar om ämnesområde och utseende av sakkunniga samt eventuell intervju.

Handläggare:

1. fyller in beslutsdatum för anställningsutskottets möte i rekryteringssystemet och meddelar till prefekt att ansökan har gått vidare och sakkunniga utsetts.

2. laddar upp underlag och information till sakkunniga i rekryteringssystemet om att lämna in sakkunnigutlåtande. Sakkunnig laddar upp bedömningen i rekryteringssystemet.

3. fyller i datum för det senast inkomna utlåtandet i rekryteringssystemet.

4. stämmer av med anställningsutskottets ordförande som bedömer om sakkunnigutlåtandena innehåller de delar som behövs för fortsatt handläggning.

5. Kontaktar servicefunktion som ordnar utbetalning av ersättning till sakkunniga.

3. 1. Referenstagning

Vid rekrytering av adjungerad professor görs en bedömning från fall till fall om referenstagning ska genomföras.
Information om referenstagning .

4. Avtal om samverkan

4. 1. Avtal om samverkan

Ett avtal om samverkan ska slutas mellan skolan, företaget och den individ som anställs som adjungerad professor. Avtalet ska biläggas underlag till rektor senast i detta skede inför rektors beslut och utgör en bilaga till rektorsbeslutet. Affärsjuridiska gruppen vid KTH kontaktas vid frågor kring avtalet eller för att få tillgång till avtalsmallen. Om skolan eller företaget ändrar i standardtexten i avtalsmallen ska en KTH jurist först godkänna ändringarna innan avtalet signeras. Information om Avtalshantering .

1. Prefekt ombesörjer avtal om anknytning som adjungerad professor. Komplett avtal med signaturer ska färdigställas innan rektor beslutad om adjungerad professor. Skolchef undertecknar avtalet.

2. Handläggare ser till att originalavtal arkiveras i ärendet.

5. Beslut

Handläggare:

1. förbereder och överlämnar underlag i ärendet och sakkunnigutlåtanden med ett förslag på beslut till anställningsutskottets ordförande. Ordförande granskar och bereder ärendet inför beslut av rektor.
2. tar ärendet vidare efter godkännande av ordförande.
3. kontaktar skolchef/FFA och begär in färdigställt samverkansavtal.
4. skriver ett rektorsbeslut om anställning och skickar till skolchefen för godkännande av beslutet och därefter till personalchefen för KTH.
5. föredrar ärendet på rektors beslutsmöte, beslutet signeras digitalt av rektor. Därefter expedieras beslutet till den sökande, skolchef, FFA och internt berörda. Avtal biläggs beslutet.
6. fyller i beslutsdatum i rekryteringssystemet och markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
7. fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

6. Arkivering

När anställningsbeslutet är taget ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet.

Handläggare:

1. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.

2. meddelar registrator VS att ärendet arkiverats i systemet.
   Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering.
   Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.

3. skickar originalhandlingar med signaturer arkiveras till registrator VS i förekommande fall. KTH:s dokumenthanteringsplan ger vägledning.

7. Förnyelse av anställning som adjungerad professor

Förnyelse av adjungerad professor hanteras utanför rekryteringssystemet.

7.1. Ansökan om förnyelse

En ansökan om förnyelse av anställningen ska lämnas in fyra månader innan anställningens utgång. Prefekt lämnar ansökan om förnyelse till anställningsutskottet. 

Handläggare:

1. Efterfrågar diarienummer från registrator. (Diarienummer tas från W3D3 och ärendet hanteras utanför rekryteringssystemet).

2. Ärendet hanteras på anställningsutskottets beredningsmöte. AU ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till anställningsutskottets möte.

3. Ärendet hanteras på AU:s möte. Anställningsutskottet tar ställning till förslaget och lämnar förslag på beslut till rektor.

7.2. Beslut och avtal

Handläggare:

1. tar ärendet vidare efter godkännande av anställningsutskottet

2. kontaktar skolchef/FFA och begär in färdigställt samverkansavtal.

3. skriver ett rektorsbeslut om anställning och skickar till skolchefen för godkännande av beslutet och därefter till personalchefen för KTH.

4. föredrar ärendet på rektors beslutsmöte, beslutet signeras digitalt av rektor. Därefter expedieras beslutet till den sökande, skolchef, FFA och internt berörda. Avtal biläggs beslutet.

Mall för förnyelse av anställning

Vid förnyelse av anställning används mall för förnyelse av anställning som adjungerad professor. Mallen hittar du här: Mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar

Mall för avtal om samverkan

Skolan ansvarar för att det mellan KTH och samverkansparten ingås avtal angående samverkan innan det fattas beslut om anställning alternativt förnyelse av anställning som adjungerad professor eller utnämning /förnyelse av utnämning till affilierad fakultet. Avtalsmallar för avtal om samverkan för adjungerad professor och affilierad fakultet kan efterfrågas från affärsjuridiska gruppen, avtal@kth.se . Vid ändringar av standardtexten i avtalen ska affärsjuridiska gruppen alltid konsulteras.

Frågor angående Forum för adjungerad fakultet hänvisas till:  naringslivssamverkan@kth.se