Professor, lektor och biträdande lektor

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare  och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

Handläggningsordning steg för steg

Instruktionerna till handläggningsordningen för respektive ärendetyp finns detaljerat beskrivna i Riktlinjer till anställningsordningen. Dessa instruktioner ska följas.

1. Ansökan om anställningsförfarande

Ett behov av lärare uppstår på en av KTH:s skolor. Skolan genomför en behovsanalys och initierar rekryteringsprocessen lokalt. En rekryteringsnämnd bildas och handlägger anställningsärendet tillsammans med handläggare vid skolan och handläggare gruppen för lärartillsättningar vid personalavdelningen, gemensamt verksamhetsstöd.
Skolan följer instruktionerna i Riktlinjer till anställningsordningen och fyller i mall för ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande (inkl. anställningsprofil) och tidsplan för rekrytering av lärare. Skolan är ansvarig för att ansökan är komplett.

Skolans handläggare, HLS:

1. säkerställer att underlaget är komplett innan skolchefs påskrift.
2. skapar ett nytt ärende i rekryteringssystemet och laddar upp komplett förslag med ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande (inkl. anställningsprofil).
3. kopplar användare till ärendet (de som inte redan har access).
4. lämnar över ärendet till personalavdelningens handläggare via meddelande i systemet.
   
   Ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande (inkl. anställningsprofil) bereds av personalavdelningen och anställningsnämnden. Fakultetsförnyelseansvarig (FFA) kallas till anställningsnämndens möte och föredrar ärendet på mötet. Sedan tar rektor ett beslut efter förslag från anställningsnämnden.
   
   Personalavdelningens handläggare, PA:
5. föredrar underlaget på anställningsnämndens beredningsmöte. Anställningsnämndens ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till anställningsnämndens möte.
6. föredrar underlaget på anställningsnämndens möte. Anställningsnämnden bereder ärendet på mötet och lämnar förslag på beslut till rektor i protokollet.
   
   Anställningsnämndens sekreterare:
7. förbereder förslag till rektor för beslut, erhåller godkännande och påskrift på rektorsmöte, och expedierar rektors beslut.
8. fyller in beslutsdatum för anställningsnämndens möte och rektors beslut i systemet.
9. laddar upp beslutad slutlig version av anställningsprofil i systemet:
   
   Personalavdelningens handläggare:
10. återkopplar HLS och Fakultetsförnyelseansvarig/rekryteringsnämnd att profil ska översättas enligt engelsk mall och annonseras.

Rekryteringsprocessens initierande del dokumenteras i systemets steg ”boll 1”.

2. Annonsering och förlängning av annons

När beslutad profil är översatt till engelska ska anställningen annonseras.

Skolans handläggare:

1. skapar annonsen i systemet och ser till att annonsen översätts och stämmer av FFA och skolchef.
2. begär att PA ser över annonsen. PA återkopplar till HLS.
3. begär publicering. Rekryteringsannonser personalavdelningen publicerar av annons.
   
   Skolans handläggare hanterar ansökningar för ärendetyp biträdande lektor. Personalavdelningens handläggare hanterar ansökningar för ärendetyp lektor och professor.
   FFA gör en bedömning av om förlängning av annons behöver göras före ansökningstidens slut.
   
   Skolans handläggare:
4. lägger in bevakning i systemet på ärendet att FFA ska meddelas tre dagar innan annons löper ut. FFA erhåller bevakningsmail.
5. meddelar rekryteringsannonser näst sista vardagen före ansökningstidens slut om eventuell önskad förlängning. Rekryteringsannonser publicerar annons och förlänger ansökningstiden enligt FFA:s önskemål.

Annonseringsprocessen dokumenteras i systemets steg ”boll 2, 3 och 4”.

3. Utseende av sakkunniga och preliminära utlåtanden

Efter ansökningstidens slut ska förslag på sakkunniga lämnas in av skolan och godkännas av anställningsnämnden.

Skolans handläggare:

1. meddelar FFA/rekryteringsnämnd/ämnesansvarig att förslag på sakkunniga behöver tas fram.
2. sammanställer underlag enligt KTHs mall på skolans förslag på sakkunniga. Skolan ska säkerställa att underlaget är komplett i enlighet med instruktionerna i mallen "skolans förslag på sakkunniga".
3.  laddar upp komplett underlag i systemet och meddelar personalavdelningens handläggare.
   
   Personalavdelningens handläggare:
4. föredrar underlaget på anställningsnämndens beredningsmöte. Anställningsnämndens ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till anställningsnämndens möte.
5. föredrar underlaget på anställningsnämndens möte. Anställningsnämnden tar ställning till förslaget på mötet och beslutar om utseende av sakkunniga i anställningsnämndens protokoll.
6. fyller in beslutsdatum för anställningsnämndens möte och meddelar till FFA och HLS att sakkunniga utsetts.
7. laddar upp underlag och information till sakkunniga i systemet om att lämna in preliminära sakkunnigutlåtande.
8. mottar sakkunnigutlåtanden och fyller i datum för inkomna preliminära utlåtanden.

Processen att utse sakkunniga dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut.

4. Rekryteringsnämndsmöten - urval och intervjuer

När preliminära sakkunnigutlåtanden har inkommit ska rekryteringsnämndsmöten gällande urval av kandidater (rekryteringsnämndsmöte 1) och intervjuer med kandidater (rekryteringsnämndsmöte 2) genomföras. Nämndens ordförande utser verksamhetsrepresentanter och lärarrepresentanter. THS utser studeranderepresentanter. Sakkunniga är en del av nämnden. Personalavdelningens handläggare samordnar rekryteringsnämndens möten.

Personalavdelningens handläggare:

1. bokar och samordnar rekryteringsmöte med rekryteringsnämnd och sakkunniga gällande urval (RN1) av kandidater att kalla till intervju. Rekryteringsnämnden genomför mötet och beslutar om vilka kandidater som ska kallas till intervju.
2. bokar och samordnar rekryteringsmöte med intervjuer (RN2) med rekryteringsnämnd, sakkunniga och utvalda kandidater. Skolan anordnar skolbesök. Rekryteringsnämnden genomför mötet och beslutar om vilken kandidat/rangordning av kandidater som föreslås för anställningen.
3. expedierar nämndens förslag på kandidat/rangordning av kandidater till sökande som kallats till intervju genom systemet. Protokoll och utlåtande mailas endast om sökande begär ut dessa dokument.
4. expedierar nämndens förslag på kandidat/rangordning av kandidater till skolchef med kännedom till FFA/ordförande och HLS/HR-ansvarig, med frågan om referenstagning. Skolchef/FFA/ordförande återkopplar om referenstagning.
5. laddar upp nämndens protokoll med sakkunnigutlåtanden och fyller i datum för sista RN-mötet i systemet.
6.  ordnar utbetalning av ersättning till sakkunniga (och eventuellt sökande).
   
   Mötesprocessen dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut.

5. Referenstagning på föreslagen kandidat

När rekryteringsnämnden beslutat om vilken kandidat som föreslås för anställningen ska referenstagning genomföras. Syftet med referenstagning är att göra en bakgrundskontroll på den person som föreslås för en anställning vid KTH. De tillfällen när referenser inte behöver tas är när det gäller en intern sökande som är välkänd i organisationen.

Personalavdelningens handläggare:

1. avropar referenstagning på föreslagen kandidat enligt avtal om externt rekryteringsstöd för högre ledande befattningar i WISUM enligt rutin.

2. överlämnar rapport på genomförd referenstagning till beslutsfattare med kännedom till FFA/ordförande och HLS/HR-ansvarig.

6. Beslut och anställningsavtal

Efter genomförd referenstagning ska skolan ta beslut om anställning av kandidat enligt rangordning.

6. 1. Beslut Professor

Personalavdelningens handläggare:

1. lämnar över underlag (protokoll, utlåtanden, ansökan på föreslagna sökande) till personalchefen inklusive resultat av referenstagningen.
   Personalchefen kallar först rankad kandidat till förhandlingsmöte med rektor och lämnar sedan underlag för beslut om anställning till personalavdelningens handläggare.
2. skriver beslut om anställning och erhåller påskrift på rektorsbeslut på rektorsmöte. Beslutet distribueras till den sökande och internt berörda. Det fysiska beslutet lämnas till registrator gemensamt verksamhetsstöd som diarieför ärendet.
3. markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
4. meddelar beslut om anställning till sökande som inte fått anställningen via systemets mall "Underrättelse om anställningsbeslut (Avslag)". Digitalt anslag om anställningsbeslut fylls i och publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

6. 2. Beslut lektor och biträdande lektor

Personalavdelningens handläggare:

1. skickar underlag till skolchefen, ordföranden, FFA och skolans handläggare (protokoll, utlåtanden, ansökan på föreslagna sökande) inklusive resultat av referenstagningen.
   
   Skolchefen/avdelningschef kallar först rankad kandidat till förhandlingsmöte och lämnar sedan underlag för beslut om anställning till skolans handläggare.
   
   Skolans handläggare:
2. skriver beslut om anställning och skolchef signerar beslut. Beslutet distribueras till den sökande och internt berörda. Det fysiska beslutet lämnas till registrator gemensamt verksamhetsstöd som diarieför ärendet.
3. markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
4. meddelar beslut om anställning till sökande som inte fått anställningen via systemets mall "Underrättelse om anställningsbeslut (Avslag)". Digitalt anslag om anställningsbeslut fylls i och publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

6. 3. Anställningsavtal

Anställningsavtal bör, enligt Anställningsordningen, ingås efter att KTH:s offentligrättsliga beslut om att anställa den sökande har vunnit laga kraft dvs. då beslutet inte längre kan överklagas.

Anställningsavtal skrivs för lektor och biträdande lektor, men ej för professor.

Skolans handläggare:

1.  erhåller information från skolchef/avdelningschef för att skriva anställningsavtal och överenskommelse om anställningens innehåll. Anställningsavtal registreras i W3D3 och länkas till rekryteringsärendets ärendenummer.
2. distribuerar anställningsavtalet. Kopia av avtalet skickas till rekryteringsansvarig handläggare/chef och per post till den som erhållit anställningen.

6. 4. Fortsatt hantering efter rekrytering är slutförd och anställningsavtalet har ingåtts

Skolan behöver för fortsatt planering av anställningen gå igenom ”Riktlinje till anställningsordning för lärare” för att planera upplägg och genomföra aktiviteter i överenskommelse om anställningens innehåll för professor, lektor och biträdande lektor samt karriärplan och halvtidsutvärdering för biträdande lektor.

7. Arkivering

När anställningsbeslutet är taget och ärendets besvärstiden/överklagandetiden har löpt ut ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet. Personalavdelningens handläggare arkiverar ärendetyp professor och lektorat och skolans handläggare arkiverar biträdande lektorat.

Personalavdelningens handläggare/Skolans handläggare:

1. arkiverar ärendet efter besvärstiden/överklagandetiden på tre veckor har löpt ut.
2. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.
3. meddelar registrator GVS att ärendet arkiverats i systemet.
   Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering.
   Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.
4. skickar originalhandlingar med signaturer arkiveras till registrator GVS i förekommande fall. KTH:s informationshanteringsplan ger vägledning.

Arkiveringsprocessen dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut och sökandesidan.