Professor, lektor och biträdande lektor

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare  och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

Handläggningsordning steg för steg

Instruktionerna till handläggningsordningen för respektive ärendetyp finns detaljerat beskrivna i Riktlinjer till anställningsordningen. Dessa instruktioner ska följas.

1. Ansökan om anställningsförfarande

Prefekt och FFA genomför en behovsanalys och initierar rekryteringsprocessen lokalt. Prefekt är ansvarig för att ansökan är komplett.

Handläggare:

1. säkerställer att underlaget är komplett.

2. skapar ett nytt ärende i rekryteringssystemet och laddar upp komplett underlag med ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande (inkl. anställningsprofil).

3. kopplar aktuella användare till ärendet (de som inte redan har access).

1.1. Beslut om att påbörja ett anställningsförfarande

Ansökan om anställningsförfarande bereds av prefekt med stöd av handläggare och beslutas av fakultetsnämnden.

1. ärendets handläggare skickar underlag i ärendet till fakultetsnämndens sekreterare.

2. ärendet tas upp på fakultetsnämndens beredningsmöte. Fakultetsnämndens ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till fakultetsnämndens möte.

3. Prefekt kallas till fakultetsnämndens möte och föredrar underlaget.
   Fakultetsnämnden beslutar i ärendet. Vid bifall lämnas ärendet till anställningsutskottet för vidare hantering av anställningsprofil.

4. handläggare fyller i beslutsdatum för fakultetsnämndens möte i rekryteringssystemet.

1.2. Beslut om anställningsprofil

Anställningsutskottet beslutar om anställningsprofil.

1. Anställningsutskottets sekreterare ser till att anställningsutskottet får tillgång till anställningsprofilen.

2. Prefekt kallas vid behov till anställningsutskottets möte.

3. Anställningsutskottet tar beslut om föreslagen anställningsprofil.

Handläggare:

1. fyller i beslutsdatum för anställningsutskottets möte i rekryteringssystemet och laddar upp beslutad slutlig version av anställningsprofil i rekryteringssystemet.

2. handläggare återkopplar till prefekt att profil ska översättas enligt engelsk mall och annonseras.

2. Annonsering och förlängning av annons

När beslutad profil är översatt till engelska ska anställningen annonseras.

Handläggare:

1. skapar annonsen i rekryteringssystemet, granskar översättningen och stämmer av med FFA och prefekt.

2. begär publicering. Rekryteringsannonser personalavdelningen publicerar annons.
   FFA gör en bedömning av om förlängning av annons behöver göras före ansökningstidens slut.

Handläggare:

1. lägger in bevakning i systemet på ärendet att FFA ska meddelas tre dagar innan annons löper ut. FFA erhåller bevakningsmail.

2. meddelar rekryteringsannonser näst sista vardagen före ansökningstidens slut om eventuell önskad förlängning. Rekryteringsannonser publicerar annons och förlänger ansökningstiden enligt FFA:s önskemål.

3. Utseende av sakkunniga och utlåtanden

Efter ansökningstidens slut ska förslag på sakkunniga lämnas in av prefekt och godkännas av anställningsutskottet.

Handläggare:

1. meddelar prefekt att förslag på sakkunniga behöver tas fram.

2. sammanställer underlag enligt KTHs mall på förslag på sakkunniga och laddar upp komplett underlag i rekryteringssystemet.

3. lägger upp underlag till anställningsutskottets möte.

4. ärendet hanteras på anställningsutskottets beredningsmöte. Anställningsutskottets ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till anställningsutskottets möte. Prefekt kallas vid behov till anställningsutskottets möte.

5. Ärendet föredras på anställningsutskottets möte. Anställningsutskottet tar ställning till förslaget på mötet och beslutar om utseende av sakkunniga.
   
   Handläggare:

6. fyller i beslutsdatum för anställningsutskottets möte i rekryteringssystemet.

7. laddar upp underlag och information till sakkunniga i rekryteringssystemet om att lämna in sakkunnigutlåtanden.

8. mottar sakkunnigutlåtanden och fyller i datum för inkomna utlåtanden.

4. Rekryteringsnämndsmöten - urval och intervjuer

Under processen utser anställningsutskottets ordförande en rekryteringsnämnd för det enskilda ärendet. Student- och doktorandrepresentanter utses av THS och doktorandsektionen.
När sakkunnigutlåtanden har inkommit ska rekryteringsnämndsmöten gällande urval av kandidater (rekryteringsnämndsmöte 1) och intervjuer med kandidater (rekryteringsnämndsmöte 2) genomföras. Sakkunniga bjuds in till rekryteringsnämndens möten om inte ordförande beslutar något annat. Handläggaren samordnar rekryteringsnämndens möten.

Handläggare:

1. bokar och samordnar rekryteringsmöte med rekryteringsnämnd och sakkunniga gällande urval (RN1) av kandidater att kalla till intervju. Rekryteringsnämnden genomför mötet och beslutar om vilka kandidater som ska kallas till intervju.

2. bokar och samordnar rekryteringsmöte med intervjuer (RN2) med rekryteringsnämnd, sakkunniga och utvalda kandidater. Institutionen där anställningen är placerad ansvarar för att anordna skolbesök. Rekryteringsnämnden genomför mötet och beslutar om vilken kandidat/rangordning av kandidater som föreslås för anställningen.

3. expedierar nämndens förslag på kandidat/rangordning av kandidater till sökande som kallats till intervju genom rekryteringssystemet. Protokoll och utlåtande mailas endast om sökande begär ut dessa dokument.

4. expedierar nämndens förslag på kandidat/rangordning av kandidater (inklusive protokoll, sakkunnigutlåtanden, annons och den högst rankade kandidatens ansökan) till skolchef med kännedom till FFA/ordförande med frågan om referenstagning. Skolchef/FFA/ordförande återkopplar om referenstagning.

5. laddar upp nämndens protokoll med sakkunnigutlåtanden och fyller i datum för sista RN-mötet i rekryteringssystemet.

6. Kontaktar servicefunktion som ordnar utbetalning av ersättning till sakkunniga (och eventuellt sökande).

5. Referenstagning på föreslagen kandidat

När rekryteringsnämnden beslutat om vilken kandidat som föreslås för anställningen ska referenstagning genomföras. Syftet med referenstagning är att göra en bakgrundskontroll på den person som föreslås för en anställning vid KTH. De tillfällen när referenser inte behöver tas är när det gäller en intern sökande som är välkänd i organisationen.

Handläggare:

1. avropar referenstagning på föreslagen kandidat enligt avtal om externt rekryteringsstöd för högre ledande befattningar i WISUM enligt rutin.

2. överlämnar rapport på genomförd referenstagning till beslutsfattare med kännedom till FFA/ordförande och HR-ansvarig.

6. Beslut och anställningsavtal

Efter genomförd referenstagning ska skolan ta beslut om anställning av kandidat enligt rangordning.

6. 1. Beslut Professor

Handläggare:

1. lämnar över resultat av referenstagningen till skolchef.
   Skolchefen/avdelningschef kallar först rankad kandidat till förhandlingsmöte och lämnar sedan underlag till handläggare inför rektorsmöte.

2. föredrar ärendet på rektors beslutsmöte, beslutet signeras digitalt av rektor. Därefter expedieras beslutet till den sökande, skolchef, FFA och internt berörda.

3. fyller i beslutsdatum i rekryteringssystemet och markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.

4. meddelar beslut om anställning till sökande som inte fått anställningen via systemets mall "Underrättelse om anställningsbeslut (Avslag)". Digitalt anslag om anställningsbeslut fylls i och publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

6. 2. Beslut lektor och biträdande lektor

Handläggare:

1. skickar resultat av referenstagningen till skolchefen, ordföranden och FFA.
   Skolchefen/avdelningschef kallar först rankad kandidat till förhandlingsmöte och lämnar sedan underlag för beslut om anställning till handläggare.

2. skriver beslut om anställning och skolchef signerar beslut. Beslutet distribueras till den sökande och internt berörda.

3. markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.

4. meddelar beslut om anställning till sökande som inte fått anställningen via rekryteringssystemets mall "Underrättelse om anställningsbeslut (Avslag)". Digitalt anslag om anställningsbeslut fylls i och publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

6. 3. Anställningsavtal

Anställningsavtal bör, enligt Anställningsordningen, ingås efter att KTH:s offentligrättsliga beslut om att anställa den sökande har vunnit laga kraft dvs. då beslutet inte längre kan överklagas.

Anställningsavtal skrivs för lektor och biträdande lektor, men ej för professor.

Handläggare personalavdelningen:

1.  erhåller information från skolchef/avdelningschef för att skriva anställningsavtal och överenskommelse om anställningens innehåll. Anställningsavtal registreras i W3D3 och länkas till rekryteringsärendets ärendenummer.

2. distribuerar anställningsavtalet. Kopia av avtalet skickas till rekryteringsansvarig handläggare/chef och per post till den som erhållit anställningen.

6. 4. Fortsatt hantering efter rekrytering är slutförd och anställningsavtalet har ingåtts

Skolan med stöd av personalavdelningen behöver för fortsatt planering av anställningen gå igenom ”Riktlinje till anställningsordning för lärare” för att planera upplägg och genomföra aktiviteter i överenskommelse om anställningens innehåll för professor, lektor och biträdande lektor samt karriärplan och halvtidsutvärdering för biträdande lektor.

7. Arkivering

När anställningsbeslutet är taget och ärendets överklagandetid har löpt ut ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet.

Handläggare:

1. arkiverar ärendet efter överklagandetiden på tre veckor har löpt ut.

2. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.

3. meddelar registrator VS att ärendet arkiverats i systemet.
   Automatiskt mail från rekryteringssystemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering. Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.

4. skickar originalhandlingar med signaturer arkiveras till registrator VS i förekommande fall. KTH:s informationshanteringsplan ger vägledning.