Professor genom kallelse

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare  och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

Handläggningsordning steg för steg

Instruktionerna till handläggningsordningen för respektive ärendetyp finns detaljerat beskrivna i Riktlinjer till anställningsordningen. Dessa instruktioner ska följas.

Skolan ansvarar för att ansökan är komplett och kommer in i systemet och att skolans utlåtande och förslag på sakkunniga, samt annonsen/anställningsprofilen finns uppladdade före sista ansökningsdatum.

1. Ansökan om anställningsförfarande – initiering på skolan

Skolan genomför en behovsanalys och initierar rekryteringsprocessen lokalt. Det sker en inledande dialog mellan sökande och skolan.

Därefter sker informell kontakt mellan skolchef och rektor. Rektor sammankallar anställningsnämndens ordförande, personalchef, och skolchef för informell diskussion om anställningsförfarande bör inledas.
Skolchefens ska innan mötet lämna in diskussionsunderlag baserat på avsnitt 2.4.4 i Riktlinjer till anställningsordningen. KTH:s "Mall ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande (professur genom kallelse)" bör användas; om ärendet går vidare ska den information och motivering samlas i en formell ansökan. Förslag på lön och löneläge ska också lämnas in i samband med den formella ansökan.

Personalavdelningens handläggare, PA, ska informeras om ärendet i samband med mötet.

Kallelseförfarande ska användas restriktivt. Endast om rektor ger klartecken ska skolan färdigställa komplett ansökan enligt mall och lägga upp i rekryteringssystemet.

Skolchef/Fakultetsförnyelseansvarig meddelar handläggare skola, när de informella förberedelserna är klara, som initierar ett ärende.

1. 1. Dold annonsering, länk till sökande och sökandes ansökan

  Skolans handläggare, HLS:

1. skapar ett nytt ärende i systemet enligt mall för kallad professor.
2. skapar annonsen i systemet (svensk och engelsk version) och begär (dold) publicering. Annonseringssteget är till för att skapa ansökningslänk till sökande, med enligt mall fastställda instruktioner för sökande.
3. begär publicering. Rekryteringsannonser personalavdelningen publicerar av annons och skickar ansökningslänk till skolan.
4. skickar ansökningslänk till kandidaten och bevakar att komplett ansökan kommer in före ansökningsperiodens slut. I länken finns information om vilka handlingar som ska bifogas ansökan. CV-mallen ska följas. CV-mall för ansökan om anställning som gästprofessor .

Nytt ärende skapas under systemets steg ”1”. Annonseringsprocessen dokumenteras i systemets steg ”boll 2, 3 och 4”. Sökande laddar upp sin ansökan på sökandesidan/ingångssidan. 

1. 2. Skolans ansökan och förslag på sakkunniga

  Skolans handläggare:

1. laddar upp skolans ansökan om att påbörja ett anställningsförfarande av professur genom kallelse och förslag på sakkunniga (om anställningsnämndens ordförande har begärt det) enligt KTH:s mall. Skolan ska säkerställa att underlaget är komplett.
2.  inlämnar förslag på lön och löneläge, godkänt av skolchef, i samband med den formella ansökan.
3. skickar meddelande via systemet och lämnar över ärendet till personalavdelningens handläggare.

2. Anställningsnämndens ordförandes beslut om anställningsprofil och sakkunniga

Den kompletta ansökan inklusive sökandes ansökan, skolans ansökan om anställningsförfarande av professor genom kallelse och förslag på sakkunniga (i förekommande fall) bereds av personalavdelningen och beslutas av anställningsnämndens ordförande.

Personalavdelningens handläggare:

1. skriver beslutsförslag om utseende av sakkunniga (i förekommande fall) och anställningsprofil och överlämnar med skolans underlag till anställningsnämndens ordförande för påsyn/beslut.
2. expedierar beslutet och fyller in beslutsdatum och meddelar FFA och HLS.
3. a) laddar upp underlag och information till sakkunniga i systemet om att lämna in sakkunnigutlåtande. Sakkunnig laddar upp bedömningen i rekryteringssystemet.
   b) fyller i ”ej tillämplig” om ej sakkunniga är utsedda.
4. ordnar med ersättning till sakkunniga om sakkunnigbedömning skett.

Processen att besluta om ansökan och utse sakkunniga dokumenteras i systemets steg ”boll 5”.

2.1 Referenstagning

Vid rekrytering av professor genom kallelse görs en bedömning från fall till fall om referenstagning ska genomföras. Referenstagning genomförs av personalavdelningens handläggare. ​Information om referenstagning​ .

3. Prövning och beslut

Personalavdelningens handläggare:

1. förbereder och överlämnar underlag i ärendet och sakkunnigutlåtanden med ett förslag på beslut till anställningsnämndens ordförande. Ordförande granskar och bereder ärendet inför beslut av rektor.
   Vid behov kan ordförande kalla till intervju för prövning av kandidaten med särskild intervjunämnd utsedd för intervjun.
2. tar ärendet vidare efter godkännande av ordförande och skickar rektors beslut om anställning på signaturrunda.
3. erhåller påskrift på rektorsbeslut på rektorsmöte och matar in beslutsdatum i systemet. Beslutet expedieras till den sökande, skolchef, Fakultetsförnyelseansvarig, skolhandläggare och internt berörda. Fysiskt beslut lämnas till registrator gemensamt verksamhetsstöd som diarieför ärendet.
4. markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
5. fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

4. Arkivering

När anställningsbeslutet är taget ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet.

Personalavdelningens handläggare:

1. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.
2. meddelar registrator GVS att ärendet arkiverats i systemet.
   Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering.
   Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.
3. skickar originalhandlingar med signaturer arkiveras till registrator GVS i förekommande fall. KTH:s dokumenthanteringsplan ger vägledning.

Arkiveringsprocessen dokumenteras i systemets steg ”boll 5” och sökandesidan.