Docent

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare  och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

För mer utförlig beskrivning gå till websidorna med Fakultetsrådets anvisningar om antagning som docent  och instruktioner för sökande om att ansöka om docentur .

En docentkommitté vid skolan svarar för prövningen av den pedagogiska skickligheten och docentintervjun (som hålls vid ett tillfälle per ärende). Vid intervjun ska docentkommittén bestå av tre ledamöter varav en ordförande och minst en lärarrepresentant. Studenterna har rätt att vara representerade med en ledamot. Kommitténs sammansättning bör till del reflektera aktuellt forskarutbildningsämne. Kvinnor och män ska vara jämställt representerade i kommittén.

Länkar till skolornas docentkommittéer:

Docentkommitté ABE
Docentkommitté CBH
Docentkommitté EECS
Docentkommitté ITM
Docentkommitté SCI

Handläggningsordning steg för steg

Instruktionerna till handläggningsordningen för respektive ärendetyp finns detaljerat beskrivna i Fakultetsrådets anvisningar om antagning som docent. Dessa instruktioner ska följas.

Skolan ansvarar för att ansökan kommer in i systemet och att skolans utlåtande och förslag på sakkunniga, samt annonsen/anställningsprofilen finns uppladdade före sista ansökningsdatum. Skolan är ansvarig för att ansökan är komplett.

1. Ansökan om docent – initiering på skolan

Skolan genomför en behovsanalys och initierar rekryteringsprocessen lokalt. Det sker en inledande dialog mellan sökande och skolan. Skolchef/Fakultetsförnyelseansvarig meddelar handläggare skola som initierar ett ärende.

1. 1. Dold annonsering, länk till sökande och sökandes ansökan

  Skolans handläggare, HLS:

1. skapar ett nytt ärende i rekryteringssystemet.
2. skapar annonsen i systemet (svensk och engelsk version) och begär (dold) publicering. Annonseringssteget är till för att skapa ansökningslänk till sökande.
3. begär publicering enligt fastställd befordringsperiod. Rekryteringsannonser personalavdelningen publicerar av annons och skickar ansökningslänk till skolan.
4. skickar ansökningslänk till kandidaten och bevakar att komplett ansökan kommer in före ansökningsperiodens slut. På sidan "Ansöka om docentur" finns information om vilka handlingar som ska bifogas ansökan.

Nytt ärende skapas under systemets steg ”1”. Annonseringsprocessen dokumenteras i systemets steg ”boll 2, 3 och 4”. Sökande laddar upp sin ansökan på sökandesidan/ingångssidan.

1. 2. Skolans yttrande och förslag på sakkunniga

  Skolans handläggare:

1. laddar upp skolans yttrande och förslag på sakkunnig enligt KTH-mall och meddelar personalavdelningens handläggare före ansökningstidens utgång. Skolan ska säkerställa att underlaget är komplett i enlighet med instruktionerna på sidan skolans uppgifter i mallen "skolans förslag på sakkunniga".

Processen med skolans yttrande och förslag på sakkunniga dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut.

2. Anställningsnämndens beslut om prövning och beslut om sakkunniga

Den kompletta ansökan om docent inklusive sökandes ansökan, skolans yttrande och förslag på sakkunniga bereds av personalavdelningen och beslutas av anställningsnämnden.

  Personalavdelningens handläggare, PA:

1. föredrar underlaget på anställningsnämndens beredningsmöte. Anställningsnämndens ordförande beslutar om ärendet är komplett att gå vidare till anställningsnämndens möte.
2. föredrar underlaget på anställningsnämndens möte. Anställningsnämnden tar ställning till förslaget på mötet och beslutar om ansökan och utseende av sakkunnig i anställningsnämndens protokoll.
3. fyller in beslutsdatum för anställningsnämndens möte och meddelar till FFA och HLS att ansökan har gått vidare och sakkunnig utsetts.
4. laddar upp underlag och information till sakkunnig i systemet om att lämna in sakkunnigutlåtande. Sakkunnig laddar upp sakkunnigutlåtande i rekryteringssystemet.
5. mottar sakkunnigutlåtanden och skickat till dekanus för godkännande. Dekanus beslutar om ärendet ska gå vidare till docentkommitté.
6. skickar underlag (ansökan och sakkunnigutlåtande) till utsedd docentkommitté för docentintervju och fyller i detta i rekryteringssystemet.
7.  ordnar utbetalning av ersättning till sakkunnig.

Processen att besluta om ansökan och utse sakkunnig dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut.

3. Docentkommitté intervju och yttrande

När av dekanus godkänt sakkunnigutlåtande har inkommit ska docentkommitté-intervju med sökande genomföras. Ordförande sammanställer en nämnd (med ordförande, lärarrepresentanter från skolans docentkommitté, och av THS utsedda studeranderepresentant). Skolans handläggare stöder i samordning av kommitténs möte.

  Ordförande/Skolans handläggare, HLS:

1. fyller i kallelse/inbjudan till sökande enligt KTH:s mall.
2. bokar och ordnar intervju med docentkommitté. Kommittén genomför mötet och beaktar de frågeområden som anges i Fakultetsrådets anvisningar och skriver yttrande.
3. laddar upp yttrande och fyller i datum för mötet i systemet och meddelar personalavdelningens handläggare.

Mötesprocessen dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut.

4. Beslut om antagning som docent

Efter genomförd intervju ska dekanus ta beslut om antagning om docentur.

  Personalavdelningens handläggare:

1. skriver förslag på beslut och lämnar över underlag (ansökan på sökande, sakkunnigutlåtande och docentkommittés yttrande) till dekanus. Dekanus beslutar om docentur.
2. erhåller påskrift av dekanus och matar in datum i systemet. Beslutet expedieras till den sökande, skolchef, FFA, skolhandläggare och docentkommittéordförande. Fysiskt beslut lämnas till registrator gemensamt verksamhetsstöd som diarieför ärendet.

5. Docentbevis

  Personalavdelningens handläggare:

1. utfärdar docentbevis och lämnar över det till docentkommitténs ordförande.

6. Docentpresentation

  Skolans handläggare:

1.  informerar sökande om att docentpresentation ska hållas.
2. bokar och anslår att docentpresentation ska hållas enligt anslagsmall i KTH:s kalender (länk till docentpresentation ska skickas till personalavdelningens handläggare) .
   Docentpresentation genomförs av sökande och av docentkommittén. Efter presentationen lämnar ordförande över docentbeviset.
3. fyller i datum för när docentbeviset överlämnats till docenten och meddelar personalavdelningens handläggare.
   
   Personalavdelningens handläggare:
4. markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
5. fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

7. Arkivering

När docentpresentationen har hållits ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet.

  Personalavdelningens handläggare:

1. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.
2. meddelar registrator GVS att ärendet arkiverats i systemet.
   Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering.
   Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.
3. skickar originalhandlingar med signaturer som ska arkiveras till registrator GVS i förekommande fall. KTH:s dokumenthanteringsplan ger vägledning.

Arkiveringsprocessen dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut och sökandesidan.