Affilierad fakultet

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare   och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

För en överskådlig information om bland annat process, behörighet och skolans ansökan om att utnämna en person till affilierad fakultet hänvisas i första hand till KTH:s styrdokument Riktlinje om anknytning som affilierad fakultet  på samlingsidan forskning. Instruktionerna i riktlinjen ska följas.

För person som ansöker om anknytning som affilierad fakultet ges tillgång till KTH:s CV-mall för ansökan om utnämning till affilierad fakultet

Handläggningsordning steg för steg

Denna handläggningsordning är en detaljerad steg för steg beskrivning för handläggare i första hand. Vissa moment kan äga rum parallellt.

1. Ansökan om utnämning till affilierad fakultet– initiering på skolan

Initiativtagare kontaktar FFA eller HR handläggare på skola för hjälp och information om underlag och process. Skolan skall bereda ansökan om att utnämna en person till affilierad fakultet inför beslut av rektor. Den ansvarar för kontakt med sökande och företag och ombesörjer avtal om anknytning som affilierad fakultet. 

1.1. Förhandsgranskning

1. Skolan ansvarar för inledande dialog mellan sökande, företaget och skolan.

2. Skolan (Fakultetsförnyelseansvarig, FFA) kontaktar dekanus med underlag för en informell diskussion i ärendet. Vid den informella kontakten ska underlag bifogas enligt anvisningar i ”Riktlinje om anknytning som affilierad fakultet”.

Om dekanus ger klartecken ska skolan färdigställa komplett ansökan och lägga upp i rekryteringssystemet. Dekanus meddelar personalavdelningens handläggare, PA, om ärendet.

Fakultetsförnyelseansvarig meddelar skolans handläggare, HLS, när de informella förberedelserna är klara, så att ett ärende kan initieras.

1. 2. Dold annonsering, länk till sökande och sökandes ansökan

  Skolans handläggare, HLS:

1. skapar ett nytt ärende i KTH:s rekryteringssystem och väljer där ärendetyp och ärendemall för "affilierad fakultet".
2. skapar annonsen i systemet (svensk och engelsk version) och begär (dold) publicering. Annonseringssteget är till för att skapa ansökningslänk till sökande, med enligt mall fastställda instruktioner för sökande.
3. begär dold publicering. Rekryteringsannonser personalavdelningen skapar en "dold publicering" och skickar ansökningslänk till skolan.
4. skickar ansökningslänk till den föreslagna personen och bevakar att komplett ansökan kommer in före ansökningsperiodens slut. I länken finns information om vilka handlingar som ska bifogas ansökan. CV-mall för ansökan om utnämning till affilierad fakultet  finns tillgänlig för sökande i länken och bör följas.

Tänk på att underlag från skolan och inkommen ansökan ska vara klara ungefär samtidigt så att sökande inte ligger inne med ansökan under en längre period i rekryteringssystemet i avvaktan på att handläggningen påbörjas!

Nytt ärende skapas under systemets steg ”1”. Annonseringsprocessen dokumenteras i systemets steg ”boll 2, 3 och 4”. Sökande laddar upp sin ansökan på sökandesidan/ingångssidan. 

1. 3. Skolans ansökan om utnämning

Skolchef ansöker om att utnämna en person till affilierad fakultet. Ansökan ska ha det innehåll som beskrivs i Riktlinje om anknytning som affilierad fakultet .

Skolans handläggare, HLS:

1. laddar upp skolans ansökan om att utnämna en person till affilierad fakultet. Skolan ska säkerställa att underlaget är komplett. 
2. skickar meddelande via systemet och lämnar över ärendet till personalavdelningens handläggare.

2. Prövning, avtal om anknytning som affilierad fakultet och beslut

Den kompletta ansökan om att utnämna en person till affilierad fakultet, inklusive sökandes ansökan, sammanställs av personalavdelningen och bereds av dekanus. Dekanus lämnar förslag på beslut till rektor.

  Personalavdelningens handläggare, PA:

1. tar emot meddelande från HLS om att ärendet är klart
2. förbereder och överlämnar underlag i ärendet med ett förslag på beslut till dekanus. Dekanus granskar och bereder ärendet inför beslut av rektor. PA kan i det här skedet behöva återkoppla till skolan om kompletteringar i ärendet.
3. tar ärendet vidare efter godkännande av dekanus.

2. 2. Avtal om anknytning som affilierad fakultet

Ett avtal om anknytning som affilierad fakultet ska ingås mellan KTH och samverkansparten och ett utkast förberedas i god tid. KTH:s avtalsmall ska användas. Skolchef är behörig företrädare för KTH att ingå avtal om anknytning som affilierad fakultet. (avtalstecknandet får inte vidaredelegeras).

Komplett avtal med signaturer utgör en bilaga till rektorsbeslutet. Hantering av avtalet ska följa KTH:s Riktlinje om anknytning som affilierad fakultet  och affärsjuridiska gruppens anvisningar på sidan Avtalshantering . 

Skolans handläggare, HLS:

1. ombesörjer att kopia på avtal om anknytning som affilierad fakultet skickas till personalavdelningens handläggare. Komplett avtal med signaturer utgör en bilaga till rektorsbeslutet.
2. arkiverar originalavtal på skola.

Personalavdelningens handläggare, PA:

1. bilägger avtal om anknytning som affilierad fakultet till ärendets underlag.

2.3 Beslut

Personalavdelningens handläggare, PA:

1. skickar rektors beslut om utnämning av en person till affilierad fakultet för skolchefens, personalchefens och dekanus för godkännande inför rektors beslutsmöte.

  Skolans handläggare, HLS:

1. ombesörjer skolchefens godkännande av att beslutet är korrekt och är behjälplig i att se till att mail från skolchefen kommer PA tillhanda.

Personalavdelningens handläggare, PA:

1. föredrar ärendet på rektors beslutsmöte. Rektor signerar beslutet digitalt efter rektors beslutmöte. När detta är klart matas beslutsdatum in i rekryteringssystemet. Beslutet expedieras till den sökande, skolchef, FFA, skolhandläggare och internt berörda. 
2. markerar sökande som fått utnämningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
3. fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

2. 1. Referenstagning

Referenstagning utförs som regel inte för affilierad fakultet.

3. Arkivering

När beslutet är taget ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet.

  Personalavdelningens handläggare:

1. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.
2. meddelar registrator GVS att ärendet arkiverats i systemet.
   Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering.
   Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.
3. skickar originalhandlingar med signaturer arkiveras till registrator GVS i förekommande fall. KTH:s dokumenthanteringsplan ger vägledning.

Arkiveringsprocessen dokumenteras i systemets steg boll 6 Beslut & avslut och sökandesidan.

4. Hur en utnämning förnyas

Förnyelse av affilierad fakultet hanteras utanför rekryteringssystemet.

En ansökan om förnyelse av utnämningen som affilierad fakultet ska lämnas in minst tre månader före utnämningens utgång. Skolchefen ansöker förnyad utnämning till dekanus som bereder ärendet inför rektors beslut.

För en överskådlig information om bland annat process, behörighet och skolans ansökan om att förnya en persons utnämning till affilierad fakultet hänvisas i första hand till KTH:s styrdokument Riktlinje för anknytning som affilierad fakultet vid KTH . Instruktionerna i riktlinjen ska följas.

4.1 Skolans ansökan om förnyelse av utnämningen

  Skolans handläggare, HLS:

1. Skickar skolans underlag om förnyelse av utnämning till affilierad fakultet till personalavdelningens handläggare via mail. Skolan ska säkerställa att underlaget är komplett.
2. bifogar kopia på avtal om anknytning som affilierad fakultet med signaturer till personalavdelningens handläggare. Hantering av avtalet ska följa affärsjuridiska gruppens anvisningar på sidan Avtalshantering .
3. Arkiverar ett original avtal på skolan.

4.2 Prövning och beslut

Personalavdelningens handläggare, PA:

1. förbereder och överlämnar underlag i ärendet med ett förslag på beslut till dekanus. Dekanus granskar och bereder ärendet inför beslut av rektor.
2. tar ärendet vidare efter godkännande av dekanus. Kompletteringar kan komma att begäras in från skolan.
3. skickar rektors beslut om utnämning för godkännande av skolchefen och dekanus

Skolans handläggare, HLS:

1. Ombesörjer skolchefens godkännande av att beslutet är korrekt och är behjälplig i att se till att mail från skolchefen kommer PA tillhanda.

Personalavdelningens handläggare, PA:

1. föredrar ärendet på rektors beslutsmöte och matar in beslutsdatum i systemet. Rektor signerar beslutet digitalt efter godkännande på rektors möte. Beslutet expedieras sedan till den sökande, skolchef, FFA, skolhandläggare och internt berörda. 
2. Registrator avslutar ärendet i W3D3.