Till innehåll på sidan
Till KTH:s startsida

Affilierad fakultet

På denna sida finns processbeskrivning och handläggningsordning steg för steg för ansökan om att utnämna en person till affilierad fakultet och förnyelse av utnämning. Det innefattar instruktioner om vilka regler som ska tillämpas, vilka underlag som ska beredas i respektive steg och vilka aktiviteter som ska göras i KTH:s rekryteringssystem.

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare   och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .

För en överskådlig information om bland annat process, behörighet och skolans ansökan om att utnämna en person till affilierad fakultet hänvisas i första hand till KTH:s styrdokument Riktlinje om affilieringar  på samlingsidan forskning. Instruktionerna i riktlinjen ska följas.

För person som ansöker om anknytning som affilierad fakultet ges tillgång till KTH:s CV-mall för ansökan om utnämning till affilierad fakultet

Handläggningsordning steg för steg

Denna handläggningsordning är en detaljerad steg för steg beskrivning. Vissa moment kan äga rum parallellt.

1. Ansökan om utnämning till affilierad fakultet– initiering på skolan

Initiativtagare kontaktar FFA eller handläggare på skola för hjälp och information om underlag och process. Skolan skall bereda ansökan om att utnämna en person till affilierad fakultet inför beslut av fakultetsnämnden. Den ansvarar för kontakt med sökande och företag och ombesörjer avtal om anknytning som affilierad fakultet. 

1.1. Hur ett ärende förbereds

  1. Innan en ansökan om att utnämna en person till affilierad fakultet lämnas in till fakultetsnämnden ska en inledande diskussion föras mellan prefekt och fakultetsförnyelseansvarig.

  2. Om den inledande diskussionen leder till att en ansökan ska göras, ansöker prefekt till fakultetsnämnden om att utnämna en person till affilierad fakultet.

  3. Prefekt meddelar handläggare när de inledande diskussionerna är klara, så att ett ärende kan initieras.

  4. Prefekt färdigställer en formell och komplett ansökan om att utnämna en person till affilierad fakultet enligt ”riktlinjer om affilieringar” och skickar ansökan till ärendets handläggare.

1. 2. Dold annonsering, länk till sökande och ansökan

Handläggare:

  1. skapar ett nytt ärende i KTH:s rekryteringssystem och väljer där ärendetyp och ärendemall för "affilierad fakultet".

  2. skapar annonsen i systemet (svensk och engelsk version) och begär (dold) publicering. Annonseringssteget är till för att skapa ansökningslänk till sökande, med enligt mall fastställda instruktioner för sökande. Rekryteringsannonser personalavdelningen skapar en "dold publicering" och skickar ansökningslänk till handläggaren.

  3. skickar ansökningslänk till den föreslagna personen och bevakar att komplett ansökan kommer in före ansökningsperiodens slut. I länken finns information om vilka handlingar som ska bifogas ansökan. CV-mall för ansökan om utnämning till affilierad fakultet  finns tillgänglig för sökande i länken och bör följas.

  4. laddar upp skolans ansökan om att utnämna en person till affilierad fakultet och kontrollerar att underlaget är komplett.

2. Beslut om att utnämna en person till affilierad fakultet

  1. Ärendets handläggare skickar underlag till fakultetsnämndens sekreterare.

  2. Ärendet tas upp på fakultetsnämndens möte. Fakultetsnämndens ordförande beslutar om ärendet är komplett och kan gå vidare till fakultetsnämndens möte.

  3. Prefekt kallas till fakultetsnämndens möte och föredrar underlaget.

  4. Fakultetsnämnden beslutar efter föredragning av prefekt om utnämning till affilierad fakultet för en viss period och omfattning.

  5. Ärendets handläggare fyller i datum för fakultetsnämndens beslut i rekryteringssystemet.

3. Avtal om anknytning som affilierad fakultet

Ett avtal om anknytning som affilierad fakultet ska ingås mellan KTH och samverkansparten och ett utkast förberedas i god tid. KTH:s avtalsmall ska användas. Skolchef är behörig företrädare för KTH att ingå avtal om anknytning som affilierad fakultet. (avtalstecknandet får inte vidaredelegeras).

Komplett avtal med signaturer ska färdigställas med hänsyn till fakultetsnämndens beslut om period och omfattning för den affilierade. Hantering av avtalet ska följa KTH:s Riktlinje för affilierade och affärsjuridiska gruppens anvisningar på sidan Avtalshantering .

  1. Prefekt ombesörjer avtal om anknytning som affilierad fakultet. Komplett avtal med signaturer ska färdigställas innan den affilierade påbörjar sin utnämning. Skolchef undertecknar avtalet.

  2. Handläggare ser till att originalavtal arkiveras i ärendet.

4. Beslut

Ärendets handläggare:

  1. Tar emot beslut från fakultetsnämnden om utnämning av affilierad fakultet och signerat avtal från prefekt.

  2. expedierar FN protokollsutdrag och kopia på avtal till den sökande, skolchef, FFA, och HR och internt berörda. 

  3. samlar in och skickar persondata till personalavdelningen för inläggning i lönesystemet.

  4. Fyller i beslutsdatum för FN:s beslutsmöte i rekryteringssystemet,

  5. markerar sökande som fått utnämningen med status "anställd" innan ärendet anslås.

  6. fyller i digitalt anslag som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

4. 1. Referenstagning

Referenstagning utförs som regel inte för affilierad fakultet.

5. Arkivering

När beslutet är taget ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet.

Handläggare:

  1. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.

  2. meddelar registrator VS att ärendet arkiverats i systemet.
    Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering.
    Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.

6. Hur en utnämning förnyas

Förnyelse av affilierad fakultet hanteras utanför rekryteringssystemet.

6.1. Ansökan om förnyelse

En ansökan om förnyelse av utnämningen som affilierad fakultet ska lämnas in minst tre månader före utnämningens utgång. Ansökan ska ha det innehåll som beskrivs i KTH:s styrdokument Riktlinje om affilieringar. Instruktionerna i riktlinjen ska följas.

  1. Innan en ansökan om att förnyad utnämning lämnas in till fakultetsnämndens ordförande ska en inledande diskussion föras mellan prefekt och fakultetsförnyelseansvarig.
  2. Om den inledande diskussionen leder till att en ansökan ska göras, ansöker prefekt till FN-ordförande om förnyelse.
  3. Prefekt färdigställer komplett ansökan om förnyelse av utnämning och skickar till ärendets handläggare.
  4. Handläggare begär ett diarienummer för förnyelse av utnämning som affilierad fakultet från registrator och skickar ärendets handlingar till registrator

6.2. Avtal

Prefekt ombesörjer att avtal om anknytning som affilierad fakultet tas fram. Komplett avtal med signaturer ska färdigställas innan den affilierade påbörjar sin utnämning.

6.3. Beslut

  1. Ärendets handläggare förbereder ärendets underlag och förbereder ett förslag på beslut till fakultetsnämndens ordförande. Fakultetsnämndens ordförande beslutar om förnyelse.
  2. Fakultetsnämndens ordförande signerar beslutet digitalt efter godkännande. Avtalet biläggs beslutet.
  3. Ärendets handläggare expedierar beslutet med bilaga avtal till den sökande, skolchef, FFA och internt berörda. 

6.4. Arkivering

  1. Registrator avslutar ärendet i W3D3.
  2. Handläggare säkerställer att originalavtal att arkiveras i ärendet.