Affilierad professor
På denna sida finns processbeskrivning och handläggningsordning steg för steg för ansökan om utnämning till affilierad professor. Det innefattar instruktioner om vilka regler som ska tillämpas, vilka underlag som ska beredas i respektive steg och vilka aktiviteter som ska göras i KTH:s rekryteringssystem.
Regler och mallar
De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar .
För en överskådlig information om bland annat process, bedömningsgrunder och skolans ansökan om att utnämna en person till affilierad professor hänvisas i första hand till KTH:s styrdokument Riktlinje om affilieringar på samlingsidan forskning. Instruktionerna i riktlinjen ska följas.
För person som ansöker om anknytning som affilierad professor ges tillgång till KTH:s CV-mall för anställning och befordran av lärare
Handläggningsordning steg för steg
Denna handläggningsordning är en detaljerad steg för steg beskrivning för handläggare i första hand. Vissa moment kan äga rum parallellt.
1. Ansökan om utnämning av affilierad professor – initiering
Initiativtagare kontaktar FFA eller HR handläggare för hjälp och information om underlag och process. Skolan skall bereda ansökan om att utnämna en person till affilierad professor inför beslut av rektor. Det sker en inledande dialog mellan sökande och skolan.
1.1. Hur ett ärende förbereds
-
Innan en ansökan om att utnämna en person till affilierad professor lämnas in till fakultetsnämnden ska en inledande diskussion föras mellan prefekt och fakultetsförnyelseansvarig.
-
Om den inledande diskussionen leder till att en ansökan ska göras, ansöker prefekten till fakultetsnämnden om att utnämna en person till affilierad professor.
-
Prefekt meddelar ärendets handläggare när de inledande diskussionerna är klara, så att ett ärende kan initieras.
-
Prefekt färdigställer en formell och komplett ansökan om att utnämna en person till affilierad professor enligt ”riktlinjer om affilieringar” och skickar till handläggare.
1. 1. Dold annonsering, länk till sökande och ansökan
Handläggare:
-
skapar ett nytt ärende i KTH:s rekryteringssystem och väljer där ärendetyp och ärendemall för "affilierad professor".
-
skapar annonsen i systemet (svensk och engelsk version) och begär (dold) publicering. Annonseringssteget är till för att skapa ansökningslänk till sökande, med enligt mall fastställda instruktioner för sökande. Rekryteringsannonser personalavdelningen skapar en dold publicering av annons och skickar ansökningslänk till handläggaren.
-
skickar ansökningslänk till kandidaten och bevakar att komplett ansökan kommer in före ansökningsperiodens slut. I länkens finns information om ifyllnad av CV-mall för ansökan
-
och information om vilka handlingar som ska bifogas ansökan.
-
laddar upp skolans ansökan om att påbörja en ansökan om utnämning av en person till affilierad professor och kontrollerar att underlaget är komplett.
2. Förslag på beslut om att utnämna en person till affilierad professor
Den kompletta ansökan inklusive sökandes ansökan och skolans ansökan om att utnämna en person till affilierad professor sammanställs av ärendets handläggare och bereds av fakultetsnämnden. Fakultetsnämnden lämnar förslag på beslut till rektor.
-
Ärendets handläggare skickar underlag till fakultetsnämndens sekreterare.
-
Ärendet tas upp på fakultetsnämndens möte. Fakultetsnämndens ordförande beslutar om ärendet är komplett och kan gå vidare till fakultetsnämndens möte.
-
Prefekt kallas till fakultetsnämndens möte och föredrar underlaget.
-
Fakultetsnämnden lämnar förslag på beslut till rektor avseende utnämning som affilierad professor.
-
Ärendets handläggare fyller i datum för fakultetsnämndens beslut i rekryteringssystemet.
2. 1. Referenstagning
Referenstagning utförs som regel inte för affilierad professor.
3. Beslut
Handläggare:
-
förbereder och överlämnar underlag i ärendet med ett förslag på beslut till skolchefen och personalchefen för godkännande.
-
föredrar ärendet på rektors beslutsmöte, beslutet signeras digitalt av rektor. Därefter expedieras beslutet till den sökande, skolchef, FFA och internt berörda.
-
fyller i beslutsdatum i rekryteringssystemet och markerar sökande som fått anställningen med status "anställd" innan ärendet anslås.
-
fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.
4. Arkivering
När beslutet är taget ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet.
Handläggare:
-
kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.
-
meddelar registrator VS att ärendet arkiverats i systemet. Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering. Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.
5. Hur en utnämning förnyas
Förnyelse av en persons utnämning till affilierad professor hanteras utanför rekryteringssystemet.
5.1. Ansökan om förnyelse
En ansökan om förnyelse av utnämning till affilierad professor ska lämnas in minst tre månader innan utnämningens utgång. Ansökan ska ha det innehåll som beskrivs i KTH:s styrdokument Riktlinje om affilieringar,
-
Prefekt ansöker om förnyad utnämning till fakultetsnämndens ordförande efter beredning av fakultetsförnyelseansvarig.
-
Fakultetsnämndens ordförande granskar ärendet och meddelar ärendets handläggare och prefekt att ett ärende kan initieras.
-
Prefekt färdigställer komplett ansökan om förnyelse av utnämning och skickar till ärendets handläggare.
-
Handläggare begär ett diarienummer för förnyelse av utnämning som affilierad professor från registrator och skickar ärendets handlingar till registrator
5.2 Beslut
Handläggare:
-
förbereder ett förslag på rektors beslut
-
skickar rektors beslut om utnämning för godkännande av skolchef och personalchef.
-
föredrar ärendet på rektors beslutsmöte. Rektor signerar beslutet digitalt. Beslutet expedieras sedan till den sökande, skolchef, FFA, och internt berörda.
-
Registrator avslutar ärendet i W3D3.