Affilierad professor

Regler och mallar

De regler och mallar som styr rekryteringen av lärarrekryteringar på KTH är Anställningsordning vid KTH och anvisningar Riktlinje till anställningsordning för lärare. Dessa finns tillgängliga på samlingssidorna över KTH:s styrdokument gällande Anställning och rekrytering av lärare   och mallar i rekryteringsprocessen för lärarrekryteringar  .

För en överskådlig information om bland annat process, bedömningsgrunder och skolans ansökan om att utnämna en person till affilierad professor hänvisas i första hand till KTH:s styrdokument Riktlinje om anknytning som affilierad professor  på samlingsidan forskning. Instruktionerna i riktlinjen ska följas.

För person som ansöker om anknytning som affilierad professor ges tillgång till KTH:s CV-mall för anställning och befordran av lärare

Handläggningsordning steg för steg

Denna handläggningsordning är en detaljerad steg för steg beskrivning för handläggare i första hand. Vissa moment kan äga rum parallellt.

1. Ansökan om utnämning av affilierad professor – initiering på skolan

Skolan skall bereda ansökan om att utnämna en person till affilierad professor inför beslut av rektor. Det sker en inledande dialog mellan sökande och skolan. Skolan är ansvarig för att underlaget är komplett.

1.1. Hur ett ärende förbereds

1. Skolan (Fakultetsförnyelseansvarig, FFA) kontaktar dekanus med underlag för en informell diskussion i ärendet innan en formell ansökan lämnas in. Vid den informella kontakten ska underlag bifogas enligt anvisningar i ” Riktlinje om anknytning som affilierad professor ”.

Om dekanus ger klartecken ska skolan färdigställa komplett ansökan och lägga upp i rekryteringssystemet. Dekanus meddelar personalavdelningens handläggare, PA, om ärendet.

Fakultetsförnyelseansvarig meddelar skolans handläggare, HLS, när de informella förberedelserna är klara, så att ett ärende kan initieras.

1. 1. Dold annonsering, länk till sökande och sökandes ansökan

Skolchef ansöker om att utnämna en person till affilierad professor. Ansökan ska ha det innehåll som beskrivs i Riktlinje för anknytning som affilierad professor vid KTH.

Skolans handläggare, HLS:

1. skapar ett nytt ärende i KTH:s rekryteringssystem och väljer där ärendetyp och ärendemall för "affilierad professor".
2. skapar annonsen i systemet (svensk och engelsk version) och begär (dold) publicering. Annonseringssteget är till för att skapa ansökningslänk till sökande, med enligt mall fastställda instruktioner för sökande.
3. begär dold publicering. Rekryteringsannonser personalavdelningen skapar en dold publicering av annons och skickar ansökningslänk till skolan.
4. skickar ansökningslänk till kandidaten och bevakar att komplett ansökan kommer in före ansökningsperiodens slut. I länkens finns information om ifyllnad av CV-mall för ansökan  och information om vilka handlingar som ska bifogas ansökan.

Tänk på att underlag från skolan och inkommen ansökan ska vara klara ungefär samtidigt så att sökande inte ligger inne med ansökan under en längre period i rekryteringssystemet i avvaktan på att handläggningen ska påbörjas!

Nytt ärende skapas under systemets steg ”1”. Annonseringsprocessen dokumenteras i systemets steg ”boll 2, 3 och 4”. Sökande laddar upp sin ansökan på sökandesidan/ingångssidan. 

1. 2. Skolans ansökan om utnämning

Skolans handläggare, HLS:

1. laddar upp skolans ansökan om att påbörja en ansökan om utnämning av en person till affilierad professor. Skolan ska säkerställa att underlaget är komplett.
2. skickar meddelande via rekryterinssystemet om att ärendet är klart att behandlas och lämnar över ärendet till personalavdelningens handläggare. 

1. 3. Referenstagning

Vid rekrytering av affilierad professor görs en bedömning från fall till fall om referenstagning ska genomföras. Referenstagning genomförs av personalavdelningens handläggare. Information om referenstagning .

2. Prövning och beslut

Den kompletta ansökan inklusive sökandes ansökan och skolans ansökan om att utnämna en person till affilierad professor sammanställs av personalavdelningen och bereds av dekanus. Dekanus lämnar förslag på beslut till rektor.

  Personalavdelningens handläggare, PA:

1. förbereder och överlämnar underlag i ärendet med ett förslag på beslut till dekanus. Dekanus granskar och bereder ärendet inför beslut av rektor. PA kan i det här skedet behöva återkoppla till skolan om kompletteringar i ärendet.
2. tar ärendet vidare efter godkännande av dekanus.
3. skickar rektors beslut om utnämning av affilierad professor för bekräftelse till skolchef och personalchef. Skolans handläggare är behjälplig i att säkerställa skolchefens bekräftelse.
4. föredrar ärendet på rektors beslutsmöte. Rektor signerar beslutet digitalt efter rektors beslutsmöte. När detta är klart matas beslutsdatum in i systemet. Beslutet expedieras till den sökande, skolchef, Fakultetsförnyelseansvarig (FFA), skolhandläggare och internt berörda.
5. markerar sökande som fått utnämningen med status "anställd" innan ärendet anslås.

6. fyller i digitalt anslag om anställningsbeslut som publiceras från systemet till KTH:s digitala anslagstavla.

3. Arkivering

När beslutet är taget ska ärendet arkiveras i rekryteringssystemet och diariet.

Personalavdelningens handläggare:

1. kontrollerar att ärendet är komplett i systemet och arkiverar ärendet. Handlingar förs automatiskt över till W3D3.
2. meddelar registrator GVS att ärendet arkiverats i systemet. Automatiskt mail från systemet till den som tryckt på "arkivera" genereras under natten. Mailet innehåller instruktioner om hantering av ärendet i W3D3 efter arkivering. Mailet vidarebefordras till registrator som kontrollerar ärendet i W3D3 och kompletterar och kontrollerar ärendet enligt instruktioner i mailet.

Arkiveringsprocessen dokumenteras i systemets steg ”boll 5” och sökandesidan.

4. Hur en utnämning förnyas

Förnyelse av en persons utnämning till affilierad professor hanteras utanför rekryteringssystemet. Skolchef ansöker om förnyad utnämning. En ansökan om förnyelse av utnämningen till affilierad professor ska lämnas in minst tre månader innan utnämningens utgång. Ansökan ska ha det innehåll som beskrivs i Riktlinje för anknytning som affilierad professor vid KTH.

Dekanus bereder ärendet för beslut med stöd av personalavdelningen inom det gemensamma verksamhetsstödet.

4.1 Skolans ansökan om förnyelse av utnämningen

  Skolans handläggare, HLS:

1. Skickar skolans underlag om förnyelse av en persons utnämning till affilierad professor till personalavdelningens handläggare via mail. Skolan ska säkerställa att underlaget är komplett.

4.2 Prövning och beslut

Personalavdelningens handläggare, PA:

1. förbereder och överlämnar underlag i ärendet med ett förslag på beslut till dekanus. Dekanus granskar och bereder ärendet inför beslut av rektor.
2. tar ärendet vidare efter godkännande av dekanus. Kompletteringar kan komma att begäras in från skolan.
3. skickar rektors beslut om utnämning för godkännande av skolchefen och dekanus

Skolans handläggare, HLS:

  4. Ombesörjer skolchefens godkännande av att beslutet är korrekt och är behjälplig i att se till att mail från skolchefen kommer PA tillhanda.

Personalavdelningens handläggare, PA:

1. föredrar ärendet på rektors beslutsmöte och matar in beslutsdatum i systemet. Rektor och personalchef signerar beslutet digitalt efter godkännande på rektors möte. Beslutet expedieras sedan till den sökande, skolchef, FFA, skolhandläggare och internt berörda.
2. Registrator avslutar ärendet i W3D3.