Universitetsövergripande rutin för analyser inom miljöledningssystemet

RUTIN
Beslutsfattare: Hållbarhetschef
Gäller från och med: 29 mars 2019
Ändrad från och med: 21 januari 2023
Diarienummer:V-2023-0004-01
Ansvarig avdelning: KTH Sustainability Office

1. Syfte 

Syftet med denna rutin är att beskriva vilka grundläggande analyser som genomförs inom ramen för miljöledningssystemet i syfte att kartlägga KTH:s miljöpåverkan. Den betydande miljöpåverkan ligger som underlag för planering, genomförande och uppföljning av miljöledningsarbetet och arbetet med hållbarhets- och klimatmålen. Syftet är att förbättra KTH:s miljöprestanda. 

De grundläggande analyser som genomförs återkommande är följande: 

• Analys av miljö och hållbarhetspåverkan i verksamhetsprocesser/-verksamhetsområden ur ett livscykelperspektiv. 

• Analys av bindande krav 

• Omvärlds- och intressentanalys 

• Analys av risker och möjligheter 

• Värdering av aktiviteters miljöpåverkan 

Analyserna ska vara ett underlag till miljöutredningen som genomförs för framtagande av aktiviteters betydande miljöpåverkan. 

2. Omfattning/avgränsning 

Rutinen omfattar hela KTH:s verksamhet. 

3. Definitioner 

Aktivitet/miljöaspekt 

Delar av en organisations aktiviteter/verksamhet eller produkter eller tjänster som påverkar eller kan påverka miljön. 

Betydande aktivitet/miljöaspekt 

En miljöaspekt som har eller kan ha en eller flera typer av betydande miljöpåverkan. 

Miljöpåverkan 

Positiv eller negativ påverkan på miljön som helt eller delvis orsakas av en organisations miljöaspekter. 

Livscykelperspektiv 

Systematisk analys av all miljöpåverkan som en produkt/tjänst ger upphov till under hela sin livscykel, dvs. från råvara till slutdeponering efter brukbarhetstidens slut. 

Verksamhetsprocesser/områden 

En grupp av aktiviteter inom specifika verksamhetsområden som samverkar eller påverkar varandra med en tydlig början och slut. 

Risker och möjligheter 

Potentiellt negativa effekter (hot) och potentiellt positiva effekter (möjligheter). 

Intressent 

Person eller organisation som kan påverka, påverkas eller anser sig vara påverkad av ett beslut eller en åtgärd relaterat till organisationens miljöpåverkan eller miljöledningsarbete. 

Bindande krav 

Legala krav som KTH behöver uppfylla eller andra krav som KTH behöver eller väljer att uppfylla. 

4. Ansvar 

Hållbarhetschefen ansvarar för att en miljöutredning och de grundläggande analyserna genomförs löpande. Resultatet från dessa ligger till grund för KTH:s kontinuerliga planering, genomförande och uppföljning av miljöledningsarbetet inom olika funktioner och på olika nivåer inom KTH. Det omfattar ledningen, Verksamhetsstödet (VS) och skolorna. 

Rektor, chef för VS/skolchef ansvarar för att resultatet från de övergripande analyserna genomförs inom respektive verksamhet. 

5. Genomförande 

Analys av miljö- och hållbarhetspåverkan i verksamhetsprocesser/områden ur ett livscykelperspektiv 

En löpande analys genomföras av KTH:s verksamhetsprocesser/områden ur ett livscykelperspektiv. Syftet är att identifiera aktiviteter med en betydande miljöpåverkan. 

Analys av bindande krav 

En löpande analys genomförs avseende vilken lagstiftning/bindande krav det är som rör de aktiviteter som har en miljöpåverkan. Dessa bindande krav finns samlade i KTH:s laglista för den yttre miljön. Analysen omfattar till vilken grad de bindande kraven följs och om tillräckliga utbildningsinsatser och rutiner är på plats för att de bindande kraven ska kunna följas. 

Omvärldsanalys och intressentanalys  

Omvärldsanalysen är en analys som genomförs avseende de interna och externa faktorer som påverkar eller kan påverka KTH: s miljö- och hållbarhetsarbete.
En intressentanalys genomförs för att identifiera relevanta interna och externa intressenter som har krav och förväntningar på KTH:s miljö och hållbarhetsarbete. En bedömning sker av deras behov och förväntningar som är relevanta och som kan likställas som bindande krav. 

KTH: gemensam risk- och omvärldsanalys/enligt FISK (förordning om intern styrning och kontroll) och miljöledningssystemet/ är integrerad med process för uppföljning- och planering Risk- och omvärldsanalys 2022 (kth.se)

Analys av risker och möjligheter 

Verksamhetens risker med en negativ miljöpåverkan och möjligheter med positiv miljöpåverkan ska kartläggas och hanteras inom ramen för miljöledningssystemet. Analysen genomförs för att avgöra vilka risker och möjligheter som behöver hanteras inom ramen för miljöledningssystemet.   

Riskarbetet samordnas med det arbete som sker på KTH inom ramen för förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll. 

Miljöutredning och bedömning av aktiviteter med en betydande miljöpåverkan. 

Resultatet från ovanstående analyser ingår som underlag till miljöutredningen. En lista över samtliga aktiviteter med en miljöpåverkan sammanställs och uppdateras årligen eller i samband med förändringar. Områden och aktiviteter värderas utifrån en dokumenterad värderingsmodell för att få fram de aktiviteter som har en betydande miljöpåverkan. De betydande aktiviteterna hanteras inom ramen för miljöledningssystemet och ligger som underlag för upprättande av hållbarhets- och klimatmål och tillhörande handlingsplan. 

Hållbarhetschefen ansvarar för att en miljöutredning upprättas och hålls aktuell och att en bedömning av aktiviteters miljöpåverkan sker övergripande för KTH med stöd av ovanstående analyser som görs inom VS och skolor. Listan med områden och aktiviteter med en miljöpåverkan är gemensam för hela KTH. Revidering av listan genomförs varje år eller då behov föreligger eller vid förändringar i verksamheten. Behov av uppdateringar tas upp på ledningens genomgång inom skolor och VS och med KTH:s ledning. För att ta del av bedömningsmodell, lista med områden och aktiviteter med en miljöpåverkan och identifierade betydande miljöaspekter, kontakta KTH SO. 

6. Dokumentation 

• Miljöutredning 

• Lista med bedömning aktiviteter med en betydande miljöpåverkan 

• Omvärlds/intressent och risk/möjlighetsanalys och bindande krav 

• Kartläggning av verksamhetsprocesser/områden 

7. Bilagor

Inga bilagor

8. Ändringslogg