Universitetsövergripande rutin för bindande krav - legala och andra krav

RUTIN

Beslutsfattare:   Hållbarhetschef
Gäller från och med:   29 mars 2019
Ändrad från och med: 2 jan 2023
Diarienummer: V-2023-0004-02
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva hur arbetet sker med att identifiera, bevaka och följa upp de bindande krav som KTH är skyldig att följa inom ramen för miljöledningssystemet.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar de bindande krav som gäller för KTH:s verksamhet avseende den yttre miljön.

3. Definitioner

VS

Verksamhetsstödet

KTH SO

KTH Sustainability Office

Bindande krav

Bindande krav är legala krav och andra krav som KTH ska uppfylla. Legala krav omfattas av lagar, förordningar, föreskrifter och det årliga regleringsbrevet från Regeringen. Andra krav är åtagande som KTH har upprättat med organisationer genom avtal och överenskommelser. Andra krav omfattas också av interna beslut om att följa vissa riktlinjer och rekommendationer.

Lagbevakningssystem

Lagbevakningssystemet är ett digitalt verktyg som stödjer arbetet med att följa de legala och andra krav inom miljöområdet som KTH omfattas av.

4. Ansvar

• Rektor är ytterst ansvarig för att bindande krav följs inom ramen för KTH:s verksamhet.
• Skolchefer/Universitetsdirektör ansvarar för att respektive verksamhet följer bindande krav.
• Hållbarhetschef ansvarar för att det finns ett lagbevakningssystem för att säkerställa efterlevnaden av författningar och andra krav.
• Kemikaliansvarig för Klara på KTH Sustainability Office ansvarar för förvaltningen av lagbevakningssystemet inklusive kontakten med ansvariga funktioner på skolorna/VS samt upphandlad leverantör för lagbevakningssystemet.  
• Funktionsansvariga på skolor/VS ansvarar för och administrerar respektive skolas/VS texter i lagbevakningssystemet.
• Medarbetarna ansvarar för att följa de bindande krav som berör deras arbetsuppgifter.

5. Genomförande

I lagbevakningssystemet hanteras bevakning och revision av bindande krav. Det omfattar såväl legala krav som andra krav som identifierats vara gällande för verksamheten.

I lagbevakningssystemet samlas tillstånd, inspektionsprotokoll, rapporteringar samt beslut och avtal. I lagbevakningssystemet går det att sortera på krav för respektive skola och VS. Skolorna och VS har ansvariga funktioner med administratörsrättigheter och möjlighet att ändra i lagbevakningssystemet.

Alla anställda har via KTH:s intranät tillgång till lagbevakningssystemet och kan ta del av vilka bindande krav som gäller för varje skola och VS. Vissa bindande krav inom yttre miljö berör även områden som arbetsmiljö och säkerhet. I dessa fall finns hänvisningar till de ansvariga funktioner som samordnar och handlägger detta inom VS.

Identifiering och löpande bevakning av bindande krav

KTH Sustainability Office (KTH SO) ansvarar för att med hjälp av lagbevakningssystemet löpande identifiera och bevaka bindande krav.

Notiser om förändringar i lagstiftning skickas löpande ut av WSP och tas om hand av KTH SO för en första bedömning.

KTH SO tillsammans med WSP samlar två gånger per år funktionsansvariga på skolorna och VS för att gå igenom förändrad och ny lagstiftning. Därefter gör varje skola och VS i lagbevakningssystemet genomgång de uppdateringar som behöver göras för att följa bindande krav.

Ansvariga funktioner på skolorna och VS ska rapportera till KTH SO förändringar i verksamheten som kan påverka vilka bindande krav KTH omfattas av.

Identifiering av bindande krav beskrivs i Rutin för grundläggande analyser och verksamhetsprocesser.

Efterlevnad av bindande krav

En gång per år i samband med den interna miljörevisionen genomförs en revision avseende efterlevnaden av bindande krav. Ett relevant område väljs ut för granskning i syfte att säkerställa att det finns rutiner för att följa de bindande krav som är gällande för verksamheten.

Revisionen utförs på varje skola och VS. KTH SO ansvarar för att revisionen av de bindande kraven genomförs med respektive ansvarig funktion inom skolorna och GVS. Revisionen genomförs med revisionsverktyget som finns i lagbevakningssystemet.

Vid utvärdering av efterlevnaden av de bindande kraven ska uppkomna avvikelser och förbättringsförslag åtgärdas och följas upp. Resultatet från lagrevisionen följs upp i samband med ledningens genomgång inom skolorna, GVS och KTH:s ledning.

6. Dokumentation

• Lagbevakningssystemet; ”Författningar och andra bindande krav för den yttre miljön”
• Intressent- omvärlds- och risk-/möjlighetsanalys
• Årscykel miljöledningssystemet
• Rutin för grundläggande analyser och verksamhetsprocesser

7. Bilagor

Inga bilagor.

8. Ändringslogg