Till innehåll på sidan

Universitetsövergripande rutin för bindande krav - legala och andra krav

RUTIN
Beslutsfattare:   Hållbarhetschef
Gäller från och med:   29 mars 2019
Ändrad från och med: 14 juli 2021
Diarienummer: V-2020-0333-10 kskod 1.2
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

 1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva hur arbetet sker med att identifiera, bevaka och följa upp de bindande krav som KTH är skyldig att följa inom ramen för miljöledningssystemet.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar de bindande krav som gäller för KTH:s verksamhet avseende den yttre miljön.

3. Definitioner

GVS

Gemensamma verksamhetsstödet

KTH SO

KTH Sustainability Office

Bindande krav

Legala krav som KTH ska uppfylla eller andra krav som KTH ska eller väljer att uppfylla inom ramen för miljöledningssystemet.

Legala krav

Tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter.

Andra krav

Andra krav än legala krav blir obligatoriska när KTH beslutar att uppfylla dem. Andra krav är t.ex. frivilliga åtagande som KTH har med organisationer, kontraktsförhållanden, praxis och överenskommelser med andra universitet, samhällsgrupper eller icke-statliga organisationer.

Lagbevakning

Webbverktyg där de lagar, förordningar och andra krav som KTH omfattas av inom miljöområdet, yttre miljö finns förtecknade.

Laglista

Förteckning i webbverktyget Lagbevakning (kallas även lagbevakningssystemet) med de lagar och förordningar och andra krav som GVS och skolorna omfattas av.

Lagrevisioner

En funktion i lagbevakningssystemet som används för årlig lagrevision.

4. Ansvar

  • Rektor är ytterst ansvarig för att bindande krav följs inom ramen för KTH:s verksamhet.

  • Skolchefer/Universitetsdirektör ansvarar för att respektive verksamhet följer bindande krav.

  • Hållbarhetschef ansvarar för att det finns ett lagbevakningssystem för att säkerställa efterlevnaden av författningar och andra krav.

  • Hållbarhetsstrateg på KTH Sustainability Office ansvarar för upprättande och revidering av samtliga laglistor i systemet.

  • Hållbarhetsstrateg på KTH Sustainability Office och funktionsansvariga på skolor/GVS ansvarar för och administrerar respektive skolas/GVS laglista.

  • Samtliga medarbetare ansvarar för att följa de bindande krav som KTH omfattas av.

5. Genomförande

I KTH:s lagbevakningssystem hanteras löpande lagbevakning och revision av bindande krav. De omfattar såväl lagkrav som andra krav som identifieras i samband med att intressent- omvärlds- och risk-/möjlighetsanalys och analysen av bindande krav. I lagbevakningssystemet samlas tillstånd, rapportering till myndigheter, beslut och avtal som rör miljöledningssystemet samt inspektionsprotokoll från tillståndsmyndigheter. Laglistor finns för KTH skolor och GVS.

GVS och skolorna har ansvariga funktioner administratörsrättigheter och ansvarar för respektive laglista. Alla anställda har via KTH:s intranät sidor tillgång till lagbevakningssystemet och kan ta del av vilka bindande krav som gäller för skola och GVS. Vissa lagkrav inom yttre miljö berör områden där även arbetsmiljö och säkerhet finns med. I dessa lagkrav finns hänvisningar till de som är ansvariga för dessa frågor inom GVS.

Identifiering och löpande bevakning av bindande krav

KTH SO ansvarar för att med hjälp av lagbevakningssystemet löpande identifiera och bevaka bindande krav. Löpande förändringar i lagstiftning tas om hand av KTH SO centralt och skickas vidare till ansvariga funktioner på skolorna och GVS. De ansvariga funktionerna kvitterar att de mottagit förändringen. Förändringar i verksamheten som kan påverka vilka bindande krav KTH omfattas av ska rapporteras till KTH SO. Två gånger per uppdateras laglistan av upphandlad leverantör. Identifiering av bindande krav beskrivs i Rutin för grundläggande analyser och verksamhetsprocesser

Utvärdering av efterlevnad - Lagrevision - Efterlevnad av bindande krav

En gång per år i samband med den interna miljörevisionen genomförs en lagrevision för att kontrollera att de bindande krav som KTH omfattas av följs av verksamheten. Lagrevisionen utförs på varje skola och GVS. KTH SO ansvarar för att lagrevisionen genomförs med respektive ansvarig funktion inom skolorna och GVS. Revisionen genomförs i lagbevakningssystemet.

Vid utvärdering av efterlevnaden av de bindande kraven ska uppkomna avvikelser och förbättringsförslag åtgärdas och följas upp. Resultatet från lagrevisionen följs upp i samband med ledningens genomgång inom skolorna och GVS.

6. Dokumentation

  • Laglistor för skolor och GVS.
  • Arkiverade laglistor för skolor och GVS.
  • Lagrevisioner av lagar och bindande krav för skolor och GVS.
  • Intressent- omvärlds- och risk-/möjlighetsanalys

7. Bilagor

Inga bilagor.

8. Ändringslogg

Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn
06 2017-09-09 Ändringar av begrepp och tillägg av nya definitioner enligt ISO 14001:2015.
Tillägg utifrån den nya standardens krav att det finns en koppling till intressentanlysen som ska genomförs för att övergripande identifiera bindande krav.
Sabine Micksäter
07/00 2018-04-06 Ändring av Dokument ID samt uppdatering i och med skolsammanslagning och nya ISO 14001:15 Kristina von Oelreich
08/00 2020-04-27

Tillägg: ”I lagbevakningssystemet samlas även tillstånd, rapporteringar till tillsynsmyndigheter, beslut och avtal som rör miljöledningssystemet samt inspektionsprotokoll från tillståndsmyndigheter.”

Anna Berglund

09

2021-04-01

Grupp för samverkan mellan olika funktioner har tagits bort. Den finns inte längre. 

Ändring av formulering då laglista för GVS och KTH Centralt slagits samman till samma laglista. Redaktionella ändringar i och med ny upphandlad leverantör

Kristina von Oelreich Sabine Micksäter

10

2021-07-14

Redaktionella ändringar-tagit bort KTHC/övergripande i laglistan eftersom denne ej finns längre.

Sabine Micksäter

Innehållsansvarig:kth-miljo@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-10-17