Universitetsövergripande rutin för hållbara möten och resor

RUTIN
Beslutsfattare:  Hållbarhetschef
Gäller från och med:  29 mars 2019
Ändrad från och med: 2 februari 2023
Diarienummer: V-2023-0004-14
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte 

Syftet med denna rutin är att säkerställa att miljö och klimatfrågorna beaktas i alla tjänsteresor i enlighet med riktlinje om möten och resor respektive i anvisning för KTH:s möten och resor. 

2. Omfattning/avgränsning 

Rutinen omfattar alla resor, inrikes och utrikes, som genomförs av anställda och icke-anställda på uppdrag av KTH. 

Medarbetarnas pendlingsresor till och från arbetet omfattas inte av denna rutin, såvida resan inte utgör en del av en tjänsteresa. Emellertid uppmuntras anställda att genomföra resor till och från arbetet på ett miljöanpassat och hälsofrämjande sätt. 

3. Definitioner 

VS 

Verksamhetsstöd 

HR 

Human Resources - Personalavdelningen 

4. Ansvar 

• Travel Manager har övergripande ansvar för avtal med KTH:s resebyrå och reseleverantörer samt statistik från dessa. 

• Universitetsdirektör för VS/skolchef ansvarar för resenärers tjänsteresor, ansvar kan delegeras. 

• Hållbarhetschef ansvarar för att centralt följa upp hållbarhets- och klimatmål, statistik och rapportering avseende tjänsteresor. Hållbarhetschefen ansvarar för att processen för tjänsteresor kartläggs och att den övervakas, mäts och följs upp utifrån indikatorer och nyckeltal. Samtliga resor godkänns av närmaste chef utifrån en gemensam planering med medarbetaren och med hänsyn tagen till behov och miljökonsekvens. Närmsta chef ansvarar för att ta ställning till om din restid kan användas som arbetstid och därmed främja mer hållbara resval.

• Alla anställda vid KTH ansvarar för att följa de riktlinjer och rutiner som finns gällande tjänsteresor. 

5. Genomförande 

Varje resenär har ansvar för att möten och resor planeras och genomförs så att miljö och klimatpåverkan minimeras. Miljöaspekter ska vägas in i alla beslut så som vid val av transportmedel och boende, detta görs på följande sätt: 

• Behovet av att resa skall alltid utvärderas, och i så stor uträckning som möjligt ska resor ersättas av resfria alternativ så som webb-, video eller telefonkonferenser. 

• För resor med bra tågförbindelser ska tåg väljas i första hand. Kontakta Egencia personlig service för stöd vid bokning av tågresor internationellt. 

• För resor under 50 mil ska tåg alltid väljas, t.ex. Stockholm-Göteborg. 

• Flygresor under 50 mil kräver särskilda skäl för att godkännas av ansvarig chef (särskilda skäl kan vara tid på sträckor med sämre eller inga tågförbindelser t.ex. Stockholm-Helsingfors). 

• Undvik i möjligaste mål att beställa flygresor som inkluderar mellanlandningar.
• Resa ska normalt bokas i ekonomiklass för att minska klimatpåverkan.

• Lokala resor skall i första hand ske med kollektivtrafik. 

• Taxi och hyrbil ska användas sparsamt och vid beställningen ska miljöbil väljas. 

• Samåkning skall ske när det är möjligt. 

• Vid planering av möten och konferenser skall mötestider planeras med hänsyn till deltagare som åker tåg eller kollektivt. 

Alla bokningar av resor ska göras via avtalad resebyrå, om resan inte är bokningsbar via resebyrån ska den bokas genom annan avtalad leverantör. Taxi och hyrbil via hyrbilsföretag, utsett taxibolag ska användas. 

6. Dokumentation 

Riktlinje för KTH:s möten och resor. 

Anvisning för KTH:s möten och resor. 

Uppföljning och redovisning av tjänsteresor sker varje år mot KTH:s hållbarhetsmål och klimatmål och sedan redovisas det till Naturvårdsverket, i årsredovisningen till regeringen och KTH:s universitetsstyrelse. Uppföljning av tjänsteresor ska rapporteras till KTH Sustainability Office senast den 31 januari varje år.  

Travel Manager ansvarar för rapportera: 

• Antal resor samt om möjligt CO2 utsläpp från tjänsteresor 

HR ansvarar för att rapportera:  

• Bilresor i tjänsten med egen bil

VS samt respektive skola ansvarar för att rapportera: 

Maskiner och övriga fordon 

Hållbarhetschef ansvarar för att sammanställa informationen [1]

[1] Krav på rapportering enligt förordning om miljöledning i statliga myndigheter, SFS 2009:907. Rapporteras till Naturvårdsverket.

7. Bilagor 

KTH Sustainability Office har för att underlätta för medarbetare tagit fram en checklista för hur du som medarbetare bör tänka och agera för mer hållbara möten som samtidigt eftersträvar att nå KTH:s hållbarhetsmål. Checklistan är formad i en kronologisk ordning så att alla aktiviteter görs i rätt ordning och tid i enlighet med KTH:s riktlinje för hållbara möten och resor.  Bilaga 1. Checklista för möten och resor (pdf 76 kB)

8. Ändringslogg