Universitetsövergripande rutin för miljö- och hållbarhetskrav vid inköp och upphandling
RUTIN
Beslutsfattare: Hållbarhetschef
Gäller från och med: 29 mars 2019
Ändrad från och med: 25 november 2024
Diarienummer: V-2023-0004-15 version 11
Ansvarig avdelning: KTH Sustainability Office
1. Syfte
Syftet med denna rutin är att beskriva hur miljö- och hållbarhetskrav ställs och följs upp vid inköp och upphandling av varor och tjänster på KTH.
2. Omfattning/avgränsning
Rutinen omfattar inköp och upphandling samt avrop från ramavtal. När inköp, upphandling och avrop görs ska hänsyn tas till ett livscykelperspektiv. Det genomförs utifrån vad KTH har rådighet över d.v.s. det som är möjligt för KTH att styra och påverka.
3. Definitioner
För definitioner av upphandlingstermer se ordlista på KTH:s intranät under Inköp och upphandling.
VS - Verksamhetsstöd
4. Ansvar
Upphandlingschef ansvarar för planering, genomförande, uppföljning och dokumentation av upphandlingar över direktupphandlingsgränsen.
Hållbarhetschef ansvarar för stöd till upphandlingsgruppen, skolorna och VS vad avser miljö- och hållbarhetskrav vid upphandlingar, inköp och avrop samt stöd vid uppföljning av miljö- och hållbarhetskrav under avtalsperioden.
Skolchef och universitetsdirektör ansvarar för att rutiner för inköp och upphandling följs och att miljö- och hållbarhetskrav ställs där så är möjligt. De ansvarar också för att miljö- och hållbarhetskraven följs upp under avtalsperioden samt att lokala rutiner för inköp och upphandling/avrop finns som beskriver hur miljö- och hållbarhetskrav beaktas och hur detta dokumenteras.
Medarbetare på KTH som ansvarar för inköp, upphandlingar och avrop ansvarar för att följa gällande rutiner.
5. Genomförande
Rutiner och riktlinjer gällande hur inköp, upphandlingar och avrop ska genomföras finns under:
Upphandlingar över direktupphandlingsgränsen
-
Hållbarhetschef och upphandlingschef går årligen (normalt sett i början av året) igenom upphandlingsplanen och dokumenterar i vilka upphandlingar där miljökrav bör ställas.
-
Upphandlingsgruppen bjuder in KTH Sustainability Office att delta i upphandlingarna där miljö- och hållbarhetskrav har bedömts vara relevanta att ställa.
-
KTH Sustainability Office tar fram förslag på krav, dessa dokumenteras i förfrågningsunderlag efter diskussion med sakansvarig och ansvarig upphandlare. Krav skrivs in i förfrågningsunderlaget.
-
Upphandlingsgruppen kontaktar KTH Sustainability Office när det är dags att följa upp ställda krav i upprättat avtal. KTH Sustainability Office medverkar i uppföljningen av kraven.
Direktupphandlingar
Inköpsansvarig eller utsedd beställare på skolorna/VS som genomför direktupphandlingar ansvarar för att miljö- och hållbarhetskrav ställs där så är möjligt. På skolor/VS finns det i lokala rutiner innehållande beskrivning av hur man ska gå tillväga.
Avrop från ramavtal
Inköpsansvarig eller beställare ska vid avrop beakta, om avtalet tillåter, ifall miljö- och hållbarhetskrav kan ställas. Vad som är möjligt framgår av respektive avtal.
Uppföljning
Följande information följs upp årligen och rapporteras till Naturvårdsverket:
-
Andel upphandlingar och avrop där miljökrav ställts av det totala
antalet upphandlingar och avrop. -
Antal upphandlingar över tröskelvärdet där energikrav enligt förordning (2014:480) om statliga myndigheters inköp av energieffektiva varor, tjänster och byggnader har ställts.
-
Ekonomiskt värde av registrerade upphandlingar och avrop med
miljökrav av det totala värdet av upphandlingar och avrop per år. -
Beskrivning av vad som har påverkat resultatet i positiv eller
negativ riktning. -
Beskrivning av eventuella problem och luckor i materialet samt hur och när myndigheten planerar att åtgärda dessa.
-
Beskrivning av hur uppgifterna är framtagna.
-
Om myndigheten vid avrop mot statliga ramavtal har ställt egna
miljökrav, där så har varit möjligt.
Upphandlingschef ansvarar för att den information som efterfrågas i Naturvårdsverkets rapportering finns KTH Sustainability Office tillhanda senast den 20 januari varje år. Insamlingen av information samordnas och initieras av KTH Sustainability Office.
6. Dokumentation
-
Riktlinjer för inköp och upphandling V-2024-0440 1.2Riktlinjer för inköp och upphandling V-2024-0440 1.2
-
Upphandlingsgruppens upphandlingsplan
-
KTH:s redovisning till Naturvårdsverket
7. Ändringslogg
Fastställd version | Dokumentdatum | Ändring | Namn |
---|---|---|---|
08/00 | 2021-10-20 | Redaktionella ändringar, utdaterad bilaga borttagen | Veine Haglund |
09/00 | 2022-02-10 | Redaktionella ändringar | Anna Berglund |
10/00 | 2023-02-24 | Redaktionella ändringar, ändring av GVS till VS | Anna Berglund |
11/00 | 2024-11-25 | Lagt till ny riktlinje "inköp upphandling" och länk i punkt 5. | Sabine Micksäter |