Universitetsövergripande rutin för miljö- och hållbarhetskrav vid inköp och upphandling

RUTIN
Beslutsfattare:  Hållbarhetschef
Gäller från och med:  29 mars 2019
Ändrad från och med: 24 februari 2023
Diarienummer:  V-2023-0004-15
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte 

Syftet med denna rutin är att beskriva hur miljö- och hållbarhetskrav ställs och följs upp vid inköp och upphandling av varor och tjänster på KTH. 

2. Omfattning/avgränsning 

Rutinen omfattar inköp och upphandling samt avrop från ramavtal. När inköp, upphandling och avrop görs ska hänsyn tas till ett livscykelperspektiv. Det genomförs utifrån vad KTH har rådighet över d.v.s. det som är möjligt för KTH att styra och påverka.  

3. Definitioner 

För definitioner av upphandlingstermer se ordlista på KTH:s intranät under Inköp och upphandling. 

VS - Verksamhetsstöd 

4. Ansvar 

Upphandlingschef ansvarar för planering, genomförande, uppföljning och dokumentation av upphandlingar över direktupphandlingsgränsen. 

Hållbarhetschef ansvarar för stöd till upphandlingsgruppen, skolorna och VS vad avser miljö- och hållbarhetskrav vid upphandlingar, inköp och avrop samt stöd vid uppföljning av miljö- och hållbarhetskrav under avtalsperioden. 

Skolchef och universitetsdirektör ansvarar för att rutiner för inköp och upphandling följs och att miljö- och hållbarhetskrav ställs där så är möjligt. De ansvarar också för att miljö- och hållbarhetskraven följs upp under avtalsperioden samt att lokala rutiner för inköp och upphandling/avrop finns som beskriver hur miljö- och hållbarhetskrav beaktas och hur detta dokumenteras. 

Medarbetare på KTH som ansvarar för inköp, upphandlingar och avrop ansvarar för att följa gällande rutiner. 

5. Genomförande 

Rutiner för hur inköp, upphandlingar och avrop ska genomföras finns under Inköp och upphandling på KTH:s intranät.  

Upphandlingar över direktupphandlingsgränsen 

1. Hållbarhetschef och upphandlingschef går årligen (normalt sett i början av året) igenom upphandlingsplanen och dokumenterar i vilka upphandlingar där miljökrav bör ställas.

2. Upphandlingsgruppen bjuder in KTH Sustainability Office att delta i upphandlingarna där miljö- och hållbarhetskrav har bedömts vara relevanta att ställa. 

3. KTH Sustainability Office tar fram förslag på krav, dessa dokumenteras i förfrågningsunderlag efter diskussion med sakansvarig och ansvarig upphandlare. Krav skrivs in i förfrågningsunderlaget.  

4. Upphandlingsgruppen kontaktar KTH Sustainability Office när det är dags att följa upp ställda krav i upprättat avtal. KTH Sustainability Office medverkar i uppföljningen av kraven.  

Direktupphandlingar 

Inköpsansvarig eller utsedd beställare på skolorna/VS som genomför direktupphandlingar ansvarar för att miljö- och hållbarhetskrav ställs där så är möjligt. På skolor/VS finns det i lokala rutiner innehållande beskrivning av hur man ska gå tillväga. 

Avrop från ramavtal

Inköpsansvarig eller beställare ska vid avrop beakta, om avtalet tillåter, ifall miljö- och hållbarhetskrav kan ställas. Vad som är möjligt framgår av respektive avtal. 

Uppföljning 

Följande information följs upp årligen och rapporteras till Naturvårdsverket:  

1. Andel upphandlingar och avrop där miljökrav ställts av det totala
   antalet upphandlingar och avrop.

2. Antal upphandlingar över tröskelvärdet där energikrav enligt förordning (2014:480) om statliga myndigheters inköp av energieffektiva varor, tjänster och byggnader har ställts.  

3. Ekonomiskt värde av registrerade upphandlingar och avrop med
   miljökrav av det totala värdet av upphandlingar och avrop per år. 

4. Beskrivning av vad som har påverkat resultatet i positiv eller
   negativ riktning.

5. Beskrivning av eventuella problem och luckor i materialet samt hur och när myndigheten planerar att åtgärda dessa. 

6. Beskrivning av hur uppgifterna är framtagna. 

7. Om myndigheten vid avrop mot statliga ramavtal har ställt egna
   miljökrav, där så har varit möjligt.  

Upphandlingschef ansvarar för att den information som efterfrågas i Naturvårdsverkets rapportering finns KTH Sustainability Office tillhanda senast den 20 januari varje år. Insamlingen av information samordnas och initieras av KTH Sustainability Office. 

6. Dokumentation 

• Upphandlingsgruppens upphandlingsplan.
• KTH:s redovisning till Naturvårdsverket  

7. Ändringslogg