Till innehåll på sidan

Universitetsövergripande rutin för miljöanpassade möten och resor

RUTIN
Beslutsfattare:  Hållbarhetschef
Gäller från och med:  29 mars 2019
Ändrad från och med:  30 mars 2021
Diarienummer:  V-2019-0354-06 kskod 1.2
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att säkerställa att miljö och klimatfrågorna beaktas i alla tjänsteresor i enlighet med riktlinje respektive i anvisning för KTH:s möten och resor.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar alla resor, inrikes och utrikes, som genomförs av anställda och icke-anställda på uppdrag av KTH.

Medarbetarnas pendlingsresor till och från arbetet omfattas inte av denna rutin, såvida resan inte utgör en del av en tjänsteresa. Emellertid uppmuntras anställda att genomföra resor till och från arbetet på ett miljöanpassat och hälsofrämjande sätt.

3. Definitioner

GVS

Gemensamt verksamhetsstöd

HR

Human Resources - Personalavdelningen

4. Ansvar

  • Travel Manager har övergripande ansvar för avtal med KTH:s resebyrå och reseleverantörer samt statistik från dessa.

  • Universitetsdirektörför GVS/skolchef ansvarar för resenärers tjänsteresor, ansvar kan delegeras.

  • Hållbarhetschef ansvarar för att centralt följa upp hållbarhets-och klimatmål, statistik och rapportering avseende tjänsteresor. Hållbarhetschefen ansvarar för att processen för tjänsteresor kartläggs och att den övervakas, mäts och följs upp utifrån indikatorer och nyckeltal.

  • Alla anställda vid KTH ansvarar för att följa de riktlinjer och rutiner som finns gällande tjänsteresor.

5. Genomförande

Varje resenär har ansvar för att möten och resor planeras och genomförs så att miljö och klimatpåverkan minimeras. Miljöaspekter ska vägas in i alla beslut så som vid val av transportmedel och boende, detta görs på följande sätt:

  • Behovet av att resa skall alltid utvärderas, och i så stor uträckning som möjligt ska resor ersättas av resfria alternativ så som webb-, video eller telefonkonferenser.
  • För resor med bra tågförbindelser ska tåg väljas i första hand.
  • För resor under 50 mil ska tåg alltid väljas, t.ex. Stockholm-Göteborg.
  • Flygresor under 50 mil kräver särskilda skäl för att godkännas av ansvarig chef (särskilda skäl kan vara tid på sträckor med sämre eller inga tågförbindelser t.ex. Stockholm-Helsingfors).
  • Lokala resor skall i första hand ske med kollektivtrafik.
  • Taxi och hyrbil ska användas sparsamt och vid beställningen ska miljöbil väljas.
  • Samåkning skall ske när det är möjligt.
  • Vid planering av möten och konferenser skall mötestider planeras med hänsyn till deltagare som åker tåg eller kollektivt.

Alla bokningar av resor ska göras via avtalad resebyrå, om resan inte är bokningsbar via resebyrån ska den bokas genom annan avtalad leverantör. Taxi och hyrbil via hyrbilsföretag, utsett taxibolag ska användas.

6. Dokumentation

Riktlinje för KTH:s möten och resor.

Anvisning för KTH:s möten och resor.

Uppföljning av tjänsteresor sker varje år och ska rapporteras till KTH Sustainability Office senast den 31 januari varje år.

Travel Manager ansvarar för rapportera antal resor samt om möjligt CO2 utsläpp från;

  • Flygresor över 50mil
  • Flygresor under 50mil
  • Tågresor
  • Taxiresor
  • Resor med hyrbilar
  • Bussresor
  • Vara delaktig i att diskutera följande;
  • a) Vad som påverkat resultatet i positiv eller negativ riktning
    b) Beskriva eventuella problem och luckor i materialet samt hur och när myndigheten planerar att åtgärda dessa.

    HR ansvarar för att rapportera: 

  • Bilresor i tjänsten med egen bil
  • GVS samt respektive skola ansvarar för att rapportera:

  • Maskiner och övriga fordon
  • Hållbarhetschef ansvarar för att sammanställa informationen[1]

    [1] Krav på rapportering enligt förordning om miljöledning i statliga myndigheter, SFS 2009:907. Rapporteras till Naturvårdsverket.

7. Bilagor

8. Ändringslogg 

Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn
01 2017-09-09 Redaktionella och namnändringar. Tillägg avseende begreppet ”processen för tjänsteresor” Sabine Micksäter Kristina von Oelreic
02/00 2018-04-06 Tidigare MR-077. Ändring av Dokument ID samt uppdatering i och med skolsammanslagning och nya ISO 14001:15 Sabine Micksäter
06/00 2019-03-27 Revidering av rutin mot bakgrund av ny organisation för förvaltningen och miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt där miljömbudsrollen ersätts med ansvariga funktioner. Kristina von Oelreich

07

2021-04-12

Redaktionella ändringar och översyn i och med nya Hållbarhets och klimatmål 2021-2025(2045)

Kristina von Oelreich Sabine Micksäter

Innehållsansvarig:kth-miljo@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-06-17