Till innehåll på sidan

Universitetsövergripande rutin för roller, ansvar och befogenheter i miljöledningssystemet

RUTIN
Beslutsfattare:
Hållbarhetschef
Gäller från och med: 18 maj 2020
Ändrad från och med: 15 mars 2021
Diarienummer: V-2019-0346 kskod 1.2
Ansvarig avdelning: KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva och definiera roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar Universitetsstyrelsen, rektor, universitetsdirektör, hållbarhetschef, skolchefer, vicerektorer och fakultetsrådets dekanus ansvar inom miljöledningssystemet.

I KTH:s arbetsordning står det att KTH ska i sin verksamhet främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö, ekonomisk och social välfärd och rättvisa (1 kap. 5 § högskolelagen).  

Enligt arbetsordningen ansvarar rektor för att KTH i sin verksamhet främjar en hållbar utveckling enligt 1 kap. 5 § högskolelagen och att verksamheten bedrivs enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter.

Enligt KTH: s delegationsordning utgör miljöledningssystemet enligt miljöledningsförordningen och ISO 14001: 2015, grunden för hur ansvar, befogenheter och arbetsuppgifter fördelas inom KTH med avseende på arbetet med direkt och indirekt miljöpåverkan. Av miljöledningssystemet med tillhörande beslut och rutiner framgår det hur KTH följer de legala krav och andra krav som ställs på KTH:s verksamhet då det gäller arbetet med miljö och hållbar utveckling.

Rektor har delegerat arbetet med miljöledningssystemet till universitetsdirektören och skolcheferna att ansvara för att det finns ett miljöledningssystem som uppfyller kraven i ISO14001:2015 och fattar beslut inom miljöledningssystemet samt avsätter tillräckliga resurser för miljöledningsarbetet. Universitetsdirektören har i sin tur via avdelningschef delegerat ansvaret för miljöledningssystemet till Hållbarhetschefen, som tillika är gruppchef för KTH Sustainability Office.

3. Definitioner

GVS

Gemensamt verksamhetsstöd

Delegation

Ett överförande av viss beslutsbefogenhet från ett organ till ett underordnat organ

4. Ansvar

  • Rektors ansvar för miljö- och hållbarhetsarbetet beskrivs i KTH:s övergripande arbetsordning och delegationsordning som beslutas av universitetsstyrelsen.

  • Beslutsbefogenheter styrs i Delegationsordning för KTH. I delegationsordningen framgår att miljöledningssystemet utgör grunden för hur ansvar och befogenheter fördelas inom miljöområdet.

  • Ansvar och befogenheter delegeras av rektor vidare i Delegationsordning för KTH till vicerektor för hållbar utveckling, skolchefer och till Universitetsdirektören. Universitetsdirektörens övergripande ansvar för KTH:s miljöledningsarbete och arbete med hållbarhetsmålen är delegerat vidare till hållbarhetschef i Delegation från Chef för gemensamt verksamhetsstöd.

  • Ansvar och befogenheter ska framgå av skriftligt beslut, delegering, funktionsbeskrivning eller rutin.

  • Beslutsbefogenheter har delegerats enligt den grundläggande delegationsprincipen att de organ eller beslutsfattare som organisatoriskt har pålagts vissa uppgifter också får beslutsbefogenheter inom sitt område med begränsning till den årliga budget som tilldelas linjeorganisationen.

5. Genomförande

5.1 Roller, ansvar och befogenheter på övergripande nivå

Universitetsstyrelsen

Universitetsstyrelsen beslutar om hållbarhetspolicyn och om KTH:s övergripande arbetsordning.

Rektor

Rektor säkerhetsställer att relevanta roller, ansvar och befogenheter som finns beskrivna i arbets- och delegationsordning avseende miljöledningssystemet tilldelas och kommuniceras till berörda funktioner inom KTH.

Rektor har det yttersta ansvaret för KTH:s miljöledningssystem och arbetet med hållbar utveckling. Rektor beslutar om övergripande hållbarhetsmål och andra dokument av övergripande och styrande karaktär.

Universitetsdirektören med ansvar för gemensamt verksamhetsstöd (GVS)

Chef för gemensamt verksamhetsstöd(GVS) har ett övergripande ansvar och beslutsbefogenhet för miljöledningssystemet vid KTH och för miljöledningsarbetet på GVS.

Vicerektor för hållbar utveckling

Vicerektor för hållbar utveckling ansvarar för verksamheten gällande integrering av miljö- och hållbar utveckling utbildning, forskning och samverkan.

I vicerektors-uppdraget ingår att vara rådgivande till rektor och andra i rektorsgruppen vad gäller hållbarhetsfrågor och att leda arbetet för integrering av hållbar utveckling i utbildning, forskning och samverkan. Vidare ska vicerektor för hållbar utveckling stödja hållbarhetschefen i det interna miljöarbetet och den fortsatta utvecklingen av miljöledningssystemet.

Hållbarhetschef

Hållbarhetschefen har det övergripande ansvaret för genomförande och uppföljning av KTH:s hållbarhets- och klimatmål och för förvaltning och utveckling av KTH:s miljöledningssystem i överensstämmelse med ISO14001:2015 och förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. Hållbarhetschef är därmed ledningens representant i KTH:s miljö- och hållbarhetsarbete. Hållbarhetschefens beslutsbefogenhet avseende miljöledningssystemet är delegerad från rektor via universitetsdirektören till hållbarhetschefen.

Hållbarhetchefen ska redovisa till rektor, universitetsdirektören och vicerektor för hållbar utveckling hur miljöledningssystemet upprätthålls och utvecklas samt hur arbetet går med att nå KTH:s hållbarhetsmål och miljöprestanda.

Beslutsbefogenheter för hållbarhetschef:

  • Planera och leda verksamheten vid KTH Sustainability Office och ansvarig funktionens arbete inom miljöledningssystemet och arbetet med att nå hållbarhets- och klimatmålen.
  • Genomföra grundläggande analyser inom miljöledningssystemet.
  • Fastställa KTH:s betydande miljöaspekter.
  • Fastställa KTH:s övergripande rutiner inom miljöledning.
  • Fastställa handlingsplan kopplade till KTH:s hållbarhets- och klimatmål.
  • Godkänna och stänga avvikelser och förbättringsförslag inom miljöledningssystemet.
  • Utse interna miljörevisorer.
  • Följa upp hållbarhets- och klimatmålen och redovisa resultatet för rektor, universitetsdirektören och universitetsstyrelsen.
  • Genomföra ledningens genomgång/uppföljning på central nivå och lokal nivå i samverkan med ansvariga chefer och funktioner.

KTH Sustainability Office

Hållbarhetschefen är ansvarig för KTH Sustainability Offices verksamhet. KTH Sustainability Office huvuduppgifter är att utveckla och driva arbetet med frågor rörande miljö- och hållbar utveckling på KTH. KTH Sustainability Office medarbetare arbetar med integrering av hållbarhet i utbildning, forskning och samverkan där arbetet leds av vicerektor för hållbar utveckling i samverkan med hållbarhetschefen. Andra medarbetare inom KTH Sustainability Office arbetar med miljöledningssystemet, hållbarhets- och klimatmålen och campusrelaterade frågor. Arbetet på KTH Sustainability Office leds av hållbarhetschef i samverkan med vicerektor för hållbar utveckling. Arbetsuppgifter specificeras i aktivitetsplaner, projektplaner, arbetsbeskrivningar och/eller uppdragsbekräftelser.

Fakultetsrådet

Dekanus och prodekanus har ett ansvar för utbildning och forskning inom ramen för miljöledningssystemet. Inom fakultetsrådet bereds de centrala rutinerna för utbildning och forskning med koppling till miljö- och hållbar utveckling. De centrala rutinerna beslutas av hållbarhetschefen.

Akademisk referensgrupp för hållbar utveckling

Den akademiska referensgruppen för hållbar utveckling fungerar som stöd till vicerektor för hållbar utveckling, hållbarhetschefen och till de på KTH Sustainability Office som arbetar med integrering av hållbar utveckling inom utbildning, forskning och samverkan. Representanterna är ett stöd i skolornas arbete med integrering av hållbar utveckling inom utbildning, forskning och samverkan och fungerar som informationskanal mellan referensgruppen och skolorna.

Gruppen består av en forskar- eller lärarrepresentant från respektive skola, en representant från fakultetsrådet, två studeranderepresentanter, hållbarhetschef och anställda vid KTH Sustainability Office som arbetar med integrering av hållbar utveckling i utbildning, forskning och samverkan. Ytterligare personer från verksamheten kan delta som adjungeras vid behov. Möten hålls 4-6 gånger/år eller vid behov och leds av vicerektor för hållbar utveckling med stöd från KTH Sustainability Office.

Medarbetare

Samtliga medarbetare på KTH ansvarar för att där så är relevant beakta miljö- och hållbarhetsfrågor inom ramen för sina ordinarie arbetsuppgifter. Medarbetarna har också ett ansvar för att känna till och kommunicera KTH:s policy för hållbar utveckling och för att följa relevanta rutiner inom miljöledningssystemet.

5.2 Roller, ansvar och befogenheter på skolor och Gemensamt verksamhetsstöd

Universitetsdirektör och skolchef

Universitetsdirektören och skolchef har det övergripande ansvaret och beslutsbefogenhet för miljöledningssystemet enligt rektors delegationsordning. Universitetsdirektören och skolchef ansvarar för att KTH:s miljöledningssystem uppfyller kraven i ISO14001:2015 och miljöledningsförordningen. Universitetsdirektören och skolchef ansvarar för att tillräckliga resurser finns för förvaltning och utveckling av miljöledningssystemet och för att bindande krav som omfattas av inom miljöledningssystemet uppfylls.

Universitetsdirektör och skolchef beslutar inom ramen för sin verksamhet om bland annat delegations- och beslutsordningar, funktionsbeskrivningar, handlingsplaner, protokoll från ledningens genomgång och lokala rutiner inom sitt ansvarsområde kopplat till miljöledningssystemet.

Ansvarig chef och specifika funktioner med särskilt ansvar inom miljöledningssystemet

Ansvariga chefer och funktioner på olika nivåer i skolorna och GVS driver och ansvarar med ledningen för miljöledningsarbetet på lokal nivå. Inom GVS och inom skolorna finns funktioner och roller med ansvar och befogenheter för att integrera miljö och hållbarhet i verksamheten kopplat till hållbarhets- och klimatmål, projektplaner eller rutiner.

Universitetsdirektören och skolchefen har ett ansvar enligt rektors delegationsordning att inom sitt ansvarsområde beskriva ansvariga chefer och funktioner inom miljöledningssystemet. Dessa beskrivningar tas fram i samverkan med hållbarhetschefen som fattar beslut centralt i enlighet med KTH:s delegationsordning avseende vilka funktioner som har en roll och ett ansvar i miljöledningssystemet.

Dessa funktioner beskrivs i ett skolchefsbeslut eller i GVS och skolornas delegations- och beslutsordningar samt funktionsbeskrivningar. Det kan t.ex. vara roller såsom grundutbildningansvarig, programansvarig, IT-chef, säkerhetschef, upphandlingschef, Travel manager, kemikalieansvariga, föreståndare för brandfarlig vara, ekonomichef och KLARA administratör m.fl. Dessa grupper har ansvar och befogenheter enligt funktionsbeskrivningar, rutiner och/eller delegationer. De centralt beslutade funktionerna inom miljöledningssystemet finns beskrivna i bilaga 1.

6. Dokumentation

Arbetsordning övergripande, delegationsordning för KTH

Funktionsbeskrivningar för specifika funktioner med miljö och hållbarhetsrelaterat ansvar

7. Bilagor

Bilaga 1 Ansvariga funktioner inom miljöledningssystemet inom skolor och GVS.

För bilaga 1, kontakta kth-miljo@kth.se

Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn
05/00 2018-04-06 Tidigare MR-139, Tydliggjorts vilka ansvariga som omfattas av rutinen. Omfattningen av Tydliggörande av rektors roll och Fakultetsrådet. Ändring av Dokument ID samt uppdatering i och med skolsammanslagning och nya ISO 14001:15 Kristina von Oelreich
06/00 2019-03-27 Revidering av rutin mot bakgrund av ny organisation för förvaltningen och miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt där miljöombudsrollen ersätts med ansvariga funktioner. Kristina von Oelreich
07/00 2020-05-18 Revidering av rutinen där Chef för verksamhetsstöd ersatts med Universitetsdirektören. Rutinen kompletterats med Bilaga 1 beskrivande ansvariga roller och funktioner inom skolorna och GVS Kristina von Oelreich

08/00

2021-03-29

Redaktionella ändringar samt översyn i och med nya hållbarhets- och klimatmål 2021-2025(2045)

Kristina von Oelreich Sabine Micksäter

Innehållsansvarig:kth-miljo@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-10-20