Universitetsövergripande rutin för roller, ansvar och befogenheter i miljöledningssystemet

RUTIN
Beslutsfattare: Hållbarhetschef
Gäller från och med: 2019-03-29
Ändrad från och med: 2023-07-01
Diarienummer: V-2023-0004-04
Ansvarig för översyn och frågor: KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva och definiera roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar Universitetsstyrelsen, rektor, universitetsdirektör, hållbarhetschef, skolchefer, vicerektorer och fakultetsrådets dekanus ansvar inom miljöledningssystemet.

I KTH:s arbetsordning står det att KTH ska i sin verksamhet främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö, ekonomisk och social välfärd och rättvisa (1 kap. 5 § högskolelagen). 

Enligt arbetsordningen ansvarar rektor för att KTH i sin verksamhet främjar en hållbar utveckling enligt 1 kap. 5 § högskolelagen och att verksamheten bedrivs enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter.

Miljöledningssystemet ställer krav på att ansvar, befogenheter och arbetsuppgifter fördelas inom KTH med avseende på arbetet med direkt och indirekt miljöpåverkan. Av miljöledningssystemet med tillhörande beslut och rutiner ska det framgå hur KTH följer de legala krav och andra krav som ställs på KTH:s verksamhet då det gäller arbetet med miljö- och hållbar utveckling.

3. Definitioner

VS

Verksamhetsstöd

Delegation

Ett överförande av viss beslutsbefogenhet från ett organ till ett underordnat organ

4. Ansvar

Rektor har det övergripande ansvaret för miljö- och hållbarhetsarbetet på KTH och att det beskrivs i KTH:s övergripande arbetsordning och delegationsordning som beslutas av universitetsstyrelsen.

Rektor har delegerat arbetet med miljöledningssystemet till universitetsdirektören och skolcheferna. De ansvarar för att det finns ett miljöledningssystem som uppfyller kraven i miljöledningsförordningen och ISO14001:2015 och att resurser tillräckliga resurser avsätts för arbetet. Universitetsdirektören har i sin tur via avdelningschef delegerat det övergripande ansvaret för miljöledningssystemet till KTH:s hållbarhetschef, som tillika är gruppchef för KTH Sustainability Office (Delegation för verksamhetsstödet).

Skolchefer och Universitetsdirektören ansvar för miljö- och hållbarhetsarbetet beskrivs i de arbetsordningar och delegationsordningar som upprättas inom deras ansvarsområden.

5. Genomförande

5.1 Roller, ansvar och befogenheter på övergripande nivå

Universitetsstyrelsen
Universitetsstyrelsen beslutar om hållbarhetspolicyn och om KTH:s övergripande arbetsordning.

Rektor
Rektor beslutar i arbets- och delegationsordning om Universitetsdirektören och skolchefernas ansvar för miljöledningssystemet.

Rektor beslutar om övergripande hållbarhetsmål och handlingsplan samt andra dokument av övergripande och styrande karaktär avseende miljö- och hållbarhetsarbetet.

Universitetsdirektören med ansvar för verksamhetsstödet (VS)
Chef för verksamhetsstöd (VS) har ett övergripande ansvar för att miljöledningssystemet upprätthålls och utvecklas inom KTH.  

Hållbarhetschef
Hållbarhetschefen har det övergripande ansvaret för genomförande och uppföljning av KTH:s hållbarhets- och klimatmål och för förvaltning och utveckling av KTH:s miljöledningssystem i överensstämmelse med ISO14001:2015 och förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. Hållbarhetschef är därmed ledningens representant i KTH:s miljö- och hållbarhetsarbete. Hållbarhetschefens beslutsbefogenhet avseende miljöledningssystemet är delegerad från rektor via universitetsdirektören till hållbarhetschefen.

Hållbarhetchefen ska redovisa till rektor och universitetsdirektören hur miljöledningssystemet upprätthålls och utvecklas samt hur arbetet går med att nå KTH:s hållbarhetsmål och förbättringen av miljöprestanda.

Beslutsbefogenheter för hållbarhetschef:

• Planera och leda verksamheten vid KTH Sustainability Office och ansvarig funktionens arbete inom miljöledningssystemet och arbetet med att nå hållbarhets- och klimatmålen.
• Genomföra grundläggande analyser inom miljöledningssystemet.
• Fastställa KTH:s betydande miljöaspekter.
• Fastställa KTH:s övergripande rutiner inom miljöledning.
• Godkänna och stänga avvikelser och förbättringsförslag inom miljöledningssystemet.
• Utse interna miljörevisorer.
• Följa upp hållbarhets- och klimatmålen och redovisa resultatet för rektor, universitetsdirektören och universitetsstyrelsen. 
• Följa upp handlingsplan kopplade till KTH:s hållbarhets- och klimatmål.
• Genomföra ledningens genomgång/uppföljning på central nivå och lokal nivå i samverkan med ansvariga chefer och funktioner.

KTH Sustainability Office

Hållbarhetschefen är ansvarig för KTH Sustainability Offices verksamhet. KTH Sustainability Office huvuduppgifter är att utveckla och driva arbetet med frågor rörande miljö- och hållbar utveckling på KTH. KTH Sustainability Office medarbetare arbetar med integrering av hållbarhet i utbildning, forskning och samverkan där arbetet leds av vicerektor för hållbar utveckling i samverkan med hållbarhetschefen. Andra medarbetare inom KTH Sustainability Office arbetar med miljöledningssystemet, hållbarhets- och klimatmålen och campusrelaterade frågor. Arbetet på KTH Sustainability Office leds av hållbarhetschef i samverkan med verksamheten. Arbetsuppgifter specificeras i aktivitetsplaner, projektplaner, arbetsbeskrivningar och/eller uppdragsbekräftelser.

Fakultetsrådet

Dekanus och prodekanus har ett ansvar för utbildning och forskning inom ramen för miljöledningssystemet. Inom fakultetsrådet bereds de centrala rutinerna för utbildning och forskning med koppling till miljö- och hållbar utveckling. De centrala rutinerna beslutas av hållbarhetschefen.

5.2 Roller, ansvar och befogenheter på skolor och verksamhetsstöd

Universitetsdirektör och skolchef

Universitetsdirektören och skolchef ansvarar för att KTH:s miljöledningssystem uppfyller kraven i ISO14001:2015 och miljöledningsförordningen. Universitetsdirektören och skolchef ansvarar för att tillräckliga resurser finns för förvaltning och utveckling av miljöledningssystemet inom VS och skolorna.

Universitetsdirektör och skolchef beslutar inom ramen för sin verksamhet om arbets- och delegationsordningar, funktionsbeskrivningar, handlingsplaner, protokoll från ledningens genomgång och lokala rutiner inom sitt ansvarsområde kopplat till miljöledningssystemet. Dessa beskrivningar tas fram i samverkan med hållbarhetschefen

Ansvarig chef och specifika funktioner med särskilt ansvar inom miljöledningssystemet

Ansvariga chefer och funktioner på olika nivåer inom skolorna och VS driver och ansvarar för miljöledningsarbetet på lokal nivå. Inom VS och inom skolorna finns funktioner och roller med ansvar och befogenheter för att integrera miljö och hållbarhet i verksamheten kopplat till hållbarhets- och klimatmål, projektplaner eller rutiner.

Dessa funktioner beskrivs i skolan eller i VS delegations- och beslutsordningar samt funktionsbeskrivningar.

Medarbetare
Samtliga medarbetare på KTH ansvarar för att där så är relevant beakta miljö- och hållbarhetsfrågor inom ramen för sina ordinarie arbetsuppgifter. Medarbetarna har också ett ansvar för att känna till och kommunicera KTH:s policy för hållbar utveckling och för att följa relevanta rutiner inom miljöledningssystemet.

6. Dokumentation

Arbetsordning övergripande, delegationsordning för KTH

Funktionsbeskrivningar för specifika funktioner med miljö och hållbarhetsrelaterat ansvar
 

7. Bilagor

-