Din säkerhet på tjänsteresan

Förberedelser och försäkringsskydd

Om du ska på tjänsteresa utomlands, gå gärna in på UDs hemsida och på sidan ”Sweden Abroad” för att få viktig information om aktuella risker att vara uppmärksam på i det land som du ska resa till.

Bra att ta reda på i förväg om det finns kända risker.

• Fundera över om du ska åka på resan?
• Vad du ska göra där?
• På vilka platser du ska befinna dig, är det några platser man bör undvika?
• Vilka hot kan finnas?
• Var finns sjukhus?
• Hur ser trafikmiljön ut?
• Finns det täckning för mobilen?
• Behöver jag skaffa kontantkort till mobilen?
• Vilken valuta gäller, behöver jag växla, hur mycket?
• Behöver jag några vaccinationer?

Det kan vara bra att ha en kontaktperson hemma, anhörig och någon på jobbet (kollega eller chef) samt en kontaktperson på plats vid destinationen. Informera dem om dina planer och var du kommer att bo.

UD:s webbplats reseinformation

UD:s sida Sweden Abroad

Boka resa och boende genom avtalad resebyrå

Det är viktigt att du bokar resa och boende genom avtalad resebyrå, för närvarande är det Egencia.

Genom att boka din tjänsteresa på rätt sätt följs lagen om inköp och upphandling, avbeställningsskyddet gäller, KTH:s statistik över kostnader för resor samt miljöstatistik blir korrekt, samt att KTH:s krisgrupp i händelse av kris och katastrofer behöver och kan få tillgång till information om var du och andra eventuellt drabbade befinner sig.

Viktiga dokument och förberedelser inför resan

• Se alltid till att ha försäkringsintyg samt giltigt pass med dig. Försäkringsintyget får du från administratör på din avdelning/institution  eller från ABE skolans resesamordnare .
• Kontrollera om du behöver ta några vaccinationer och söka visum.
• När du reser inom EU bör du även ha med dig ett EU sjukförsäkringskort för att vid behov kunna få vård till vanlig patientavgift i det landet du besöker. EU-sjukförsäkringskortet beställer du själv i god tid från Försäkringskassan .
• Det kan vara bra att ta med en särskild mapp där du förvarar försäkringsintyget och en kopia av ditt pass. I mappen kan du även förvara originalkvitton för utlägg som du behöver spara (ex för lokala resor utomlands, som inte kan förbokas och faktureras).
• Scanna/fotografera gärna passet och skicka med e-post till dig själv så att du har en digital kopia lättillgängligt.
• Det kan även vara bra att ta med en lista över ev. mediciner, vid behov översatt information på rätt språk om mediciner eller ev. diagnos.
• Lista över viktiga telefonnummer om mobilen inte fungerar (t.ex. sjukhus, ambassad, anhöriga, kontaktpersoner).

Hotellrummet och brandskydd, nödryggsäck

Rum på första våningen kan innebära ökad risk för inbrottsförsök. Kolla om dörren kan reglas. Kanske kan du byta till ett rum något våningsplan upp.

Ha gärna en färdigpackad ryggsäck med det viktigaste som du alltid vill ha med dig nära till hands ex. bredvid sängen på hotellrummet. (t.ex. nycklar, pengar, pass, mobiltelefon, laddare, powerbank, första hjälpen-kit, adapter, etc.)

Det kan ofta vara sämre brandskydd på resa än vad du är van vid. Ta gärna med en egen brandvarnare. Kontrollera omgivningen, nödutgångar och memorera vägen ut. Tänk dig att du ska kunna hitta ut även i mörker om strömmen har gått.

Var uppmärksam på din omgivning och dina tillhörigheter!

Undvik att ha mobiltelefonen synlig, dels ökar rånrisken, dels signalerar du att du inte är uppmärksam på omgivningen.

Väskan, hur bär du den? Om du bär den på axeln utåt gatan så kan det vara lätt att stjäla den (tänk förbipasserande motorcykel).

Om olyckan är framme

• Spara kvitton!
• Polisanmäl – be om kopia på polisanmälan.
• Kontakta Falck Global Assistance och Kammarkollegiet. Se längst ner på sidan för kontaktuppgifter. Kontaktuppgifter finns även på kammarkollegiets försäkringsintyg. Om du saknar försäkringsintyg, ta kontakt med institutionens verksamhetsstöd  eller med skolans resesamordnare . 

Assistans och evakuering i händelse av olyckor eller katastrofer

Om något akut problem inträffar under resan t.ex. om du behöver uppsöka vård eller blivit rånad, kontakta Falck Global Assistance, se kontaktuppgifter på försäkringsintyget och i rutan intill.

Kammarkollegiet och Falck Global Assistance kan även hjälpa till med att evakuera personal på tjänsteresa i händelse av akuta kriser och katastrofer. Kontaktuppgifterna finner du ovan samt på försäkringsbeviset som du får av reseadministratör eller resesamordnare.

Försäkring under tjänsteresa, se efter vad som ingår i tjänstereseförsäkringen

Se efter vad som ingår i avbeställningsskyddet

Appar som kan vara till nytta för dig på resan

UD har en app som heter ”resklar” och där finns UD:s råd och reseinformation om världens länder från Sveriges ambassader. UD resklar

Resebyrån Egencia har en app där du kan få information om din resa, information om eventuella ändringar, vilken gate, var du ska hämta ditt bagage, avstånd till hotellet, kontakta hotellet, boka en extra natt, kontakta kundtjänst mm. Egencia app

Information om KTHs regler för möten och resor

Risker i Sverige/Stockholm

Det finns förstås även risk att bli bestulen eller utsatt för våld här i Stockholm. Kammarkollegiet menar att vi bör informera studenter, nyanställda och gäster som kommer hit om att det till exempel är oaktsamt att lämna stöldbegärlig egendom utan uppsikt, lap top, mobiltelefoner etc.