Utlägg i samband med tjänsteresa - Så här gör du
Registrera dina transaktioner ex. utlägg och traktamente och koppla sedan dessa till en utläggsrapport i KTH-RES. Du behöver skapa en utläggsrapport i systemet för att kunna skicka dina utlägg vidare för granskning och attest. Du kan göra detta på din dator eller i mobilapplikationen "SpendCatcher" snarast efter genomförd resa för att få ersättning.
För reseutlägg som är äldre än ett år betalas det inte ut någon ersättning.
Granskning av utlägg och resor på ABE-skolan
Ekonomiadministrationen på skolkansliet granskar utlägg och resor i KTH-RES. Lämna in utläggsrapporten tillsammans med originalkvitton till skolans ekonomiadministration snarast efter det att resan har avslutats och med god marginal inför brytdatum för nästa löneutbetalning.
Om du har frågor kring utlägg eller önskar stöd med din reseräkning, kontakta verksamhetsstödet på din institution
Skolans reseansvarig: Charlotta Winge, wing2@kth.se
Resegranskare res-abe@kth.se
Här hittar du manualer och filmer som visar hur du redovisar utlägg i KTH-Res:
Undvik utlägg
Boka flyg, tåg, hotell och transfer (ex. flygbuss eller Arlanda Express) genom resebyrån Egencia som fakturerar KTH. Bokning av resor på annat sätt är inte tillåtet då det bryter mot det avtal som KTH har tecknat med Egencia.
Om du har betalat en konferensavgift lång tid innan din resa så kan du registrera ett utlägg och skapa en utläggsrapport omedelbart efter utlägget gjorts för att få ersättning vid närmsta utbetalningstillfälle.
Så här gör du:
- Spara originalkvitton, färdbiljetter/boardingpass, bokningsbekräftelse, kopia på e-biljetter samt underlag som styrker resans syfte (konferensprogram/inbjudan) så att du kan bifoga dem i original till din utläggsrapport.
-
Registera utlägg i KTH-RES. Här finner du lathundar och filmer för KTH-RES
- Lämna in en utskift av utläggsrapporten, utskrifter av övriga dokument och kvitton i original till ekonomiadministrationen. Kvitton ska lämnas in i god ordning så att de inte försvinner. vara numrerade i samma ordning som på utläggsrapporten. Fäst dina kvitton ovanpå en fotokopia av kvittot.
Företagsupphandlat privatkort
En anställd som har återkommande tjänsteresor eller som har tjänsterelaterade utlägg som arbetsgivaren ska stå för (som inte kan beställas och faktureras) erbjuds ett företagsupphandlat privatkort från Eurocard (FUP). Syftet med att använda Eurocard FUP är att möjliggöra smidiga betalningar i samband med tjänsteresor.
Vänta inte med att lämna in en utläggsrapport för din resa. Dessa ska redovisas snarast efter tjänsteresan.