Lathund för ekonomer (med flera) i KTH-Expense
Du som har tilldelats en tittbehörighet får rollen Rapportgranskare i KTH-Expense.
I systemet kan du söka och hitta underlag till utbetalda utläggsrapporter. Du kan även skriva ut dem i ett och samma pdf-dokument.
Du loggar in till systemet KTH-Expense via nedan länk:
Du kan också logga in genom personliga menyn längst upp på KTH:s webb under "Tjänster". Välj då ”Utlägg & reseersättningar (KTH-Expense)":
Du har en extra flik i översta menyn som heter "Admin". Med tittbehörigheten kan du se utläggsrapporter, kvitto, bilagor och kan skriva ut underlag:
Tryck på "Admin", klick sedan på "Rapporter":
Här finns fyra olika nivåer på var rapporten befinner sig i processen:
-
Granskning: inskickad av medarbetaren och finns hos granskningsgruppen för kontroll
-
Att Godkänna: granskade rapporter som väntar på att godkännas av Chef
-
Redo att skickas: rapporter som väntar på att föras över till lön för utbetalning och vidare till Agresso för bokföring
-
Inskickade: rapporter som är inskickade via filer till bl a lönesystemet HR+
Det är i "Inskickade" som du kommer att söka utbetalda utläggsrapporter och underlag.
Där kan du söka på namn:
Eller på rapportnummer som du t ex har hämtat från Agresso via transaktionen som bokförts i löneutbetalningen. OBS: hela numret måste fyllas i. För detaljer, klicka på ”ögat”:
Rapporten öppnar sig i en pdf och du kan titta på detaljerna:
Scrolla ned och du finner kvitton och bilagor som lagts till rapporten:
Längst ned i dokumentet ser du även flödeshistoriken, här ett exempel:
För att skriva ut underlaget, ta Ctrl+P eller högerklicka, välj "Skriv ut".