Viktig information om utläggsrapporter och ersättningar

Utläggsrapport

En utläggsrapport består av transaktioner, det kan vara utlägg, milersättning och/eller traktamente. 

En utläggsrapport ska upprättas snarast efter hemkomsten dock senast inom ett år. Rätten till ersättning förfaller efter ett år,  inga dispenser ges.

Ersättning får du mot verifikation, du måste bifoga inskannade underlag till din utläggsrapport, dvs inskannat kvitto för utlägg samt övrigt underlag, t ex konferensprogram, resplan, hotellbekräftelse, program, inbjudan, agenda och boarding card (EU projekt). Originalkvitton behåller du tills din utläggsrapport är utbetald. 

För ersättning av vanliga utlägg (t ex fikabröd, verksamhetsmaterial) bör du samla flera utlägg per utläggsrapport för att minska antal registrerade utläggsrapporter, dock högst 20 utlägg per rapport. 

Underskrift på papper behövs inte, all attest sker elektroniskt i systemet. 

Utlägg

Huvudregeln är att varor och tjänster ska köpas via upphandlade leverantörer och betalas via faktura. 

Om du behöver köpa något ska du alltså i första hand använda ramavtal. För mer information kontakta Inköpsansvarig på din skola. 

Om du ändå har gjort ett utlägg utanför ramavtalet då måste du förklara varför du gjorde det. Skriv en förklaring i kommentarsfältet när du registrerar ditt utlägg. 

Kvitto för utlägg som är äldre än ett år har förfallit och godkänns inte. Inga dispenser ges. 

Viktigt att du skannar in ett kvitto per utlägg eftersom system har en kontroll för dubbla kvitto. OBS: Kontoutdrag, faktura eller kassautskrift med t ex texten “Ej kvitto” gäller inte som kvitto. 

Behåll dina originalkvitton tills din utläggsrapport är utbetald. 

Följande kostnader får inte registreras i systemet: URA-ersättningar (kostnader vid utlandsstationering), flyttersättningar till Sverige samt avgift till Migrationsverket. Kontakta gärna reseadministrationen på din skola för vidare hantering av dessa utläggstyper.

Vid utlägg för t ex flyg, logi, taxi ange en förklaring till varför du inte bokade genom de upphandlade leverantörer. 

Kostnad för drivmedel ersätts endast när du hyr bil. Om du använder egen bil, då ska du registrera en milersättning.

Måltider vid en tjänsteresa ersätts inte mot kvitto, förutom vid representation, uppvaktning av personal eller arbetsmåltid. Du registrerar istället ett traktamente. 

Vid representation måste du ange syftet, namn på deltagarna samt bifoga agenda/program. Tänk på att KTH har beloppsgränser när det gäller extern eller intern representation. 

Vid representation, arbetsmåltid eller köp av alkoholhaltiga drycker ska momsen alltid vara 0 kr.

Dricks inrikes ersätts inte. 

Om du hade en annan växelkurs än den som systemet räknar fram, kan du manuellt ändra den. Glöm inte att bifoga en verifikation, t ex ett kontoutdrag, där bl a ditt namn framstår. 

Om resan finansierades av ett EU-projekt, då måste du särredovisa den utländska momsen från det totala beloppet med utläggstypen “VAT EU projects”, se separat lathund.

Om du delade hotellrummet med någon person som inte har rätt till ersättning för logikostnader (medföljande, t ex make/maka) då ska kostnaden för rummet ersättas med 75 % av priset för ett standard dubbelrum. 

Milersättning

Ange alltid en förklaring till varför du behövde använda egen bil i tjänsten.

KTH ersätter inte bilersättning från bostaden till tjänstestället. Exempel: om du bor söder om Stockholm, åker först till KTH, sedan vidare till Uppsala, då ska KTH endast ersätta bilresan från KTH till Uppsala (resan från bostaden till KTH är en privat resa).

Om du får bilskjuts av t ex din make/maka till Arlanda, då ersätter KTH ena vägen, dvs från bostaden till Arlanda. När du kommer tillbaka från din tjänsteresa och blir hämtad, då ersätter KTH bilresan från Arlanda till bostaden. 

Traktamente

Traktamente får du för att täcka de fördyrande levnadsomkostnaderna under tjänsteresan, dvs högre måltidskostnader än vanligt och diverse småutgifter. Om du inte betalar måltiden själv ska ditt traktamente reduceras.  

För att ha rätt till traktamente krävs det att du reser till en plats som ligger mer än 50 kilometer från den vanliga arbetsplatsen och mer än 50 kilometer från bostaden. 

Enligt skattereglerna så har du inte rätt att få traktamente under tiden du har semester/lediga dagar i samband med tjänsteresan. 

Resan till uppdraget ska bokas så nära uppdragets starttid som möjligt. Hemresan ska bokas så snart som möjligt efter att uppdraget är avslutat. Rätten till traktamente förfaller för dagar utanför uppdraget.  

Vid semester i samband med tjänsteresa, ska resenären boka boendet privat och betala alla merkostnader själv.  

Glöm inte att bifoga resplan, inklusive hotell-/boendebekräftelse samt program eller agenda till din utläggsrapport när du ansöker om traktamente. För EU-projekt, bifoga även boarding cards. Granskargruppen kan inte hantera din utläggsrapport förrän dessa bilagor finns med. 

Traktamentsregler vid semester/lediga dagar

Semester i samband med förrättning ska vara i rimlig proportion till tjänsteresans längd. 

Enligt Skatteverkets regler har du inte rätt till traktamente när du har semester/lediga dagar före, under eller efter en tjänsteresa. 

Om du har semester/lediga dagar före tjänsteresan, då har du inte rätt till traktamente för resan till tjänstereseorten, dvs du får traktamente först när konferensen börjar. 

Om du har semester/lediga dagar under tjänsteresan, då har du inte rätt till traktamente under dessa lediga dagar. 

Om du har semester/lediga dagar efter tjänsteresan, då har du inte rätt till traktamente för resan hem, dvs din tjänsteresa slutar när konferensen avslutas.