Inköp, upphandling och utlägg
Så här går du till väga för att köpa en vara, tjänst eller ta in en konsult.
KTH är en statlig myndighet. Alla anställda på KTH som ska köpa in en vara eller tjänst behöver känna till vilka regler som gäller.
Inköp av en vara, tjänst eller konsult
Gör så här:
- Se om varan finns i
WISUM
, alla KTH-anställda ska kunna logga in i WISUM. Om varan finns i WISUM lägg den i din varukorg och skicka varukorgen till *EECS Servicecenter (För inköpsuppdrag)
OBS! Uppge sakattest i meddelanderaden på den som ska godkänna fakturan. - Finns inte produkten i WISUM ? Ta då prisuppgift från tre leverantörer som har din produkt till försäljning. Kontakta Inköp på service@eecs.kth.se för hjälp med inköpet. Efter godkännande från ekonomiskt ansvarige lägga beställningen.
IT-beställningar
Inköpsteamet hjälper till med IT-beställningar av tillbehör, datorer och telefoner. Detta gäller både för färdiga varukorgar i Wisum samt beställningar via IT-portalen. För att få hjälp med din beställning kontaktar du service@eecs.kth.se
Ramavtal
Är du intresserad av att se vilka företag som KTH har ramavtal med så hittar du det i KTH:s ramavtalsdatabas .
Direktupphandling
Om den vara eller tjänst som du söker inte finns på något avtal måste vi göra en direktupphandling. Rutinen för direktupphandling varierar beroende på beloppsgränser. Vi hjälper dig att utföra dessa inköp.
Inköpskort
EECS rekomenderar att du som anställd ansöker om ett eget FUP kort (företagsupphandlat kreditkort). Kortet kan användas i tjänst likväl som privat. Någon förmånsbesktanning utgår inte på kortinnehavaren. Syftet med kortet är att minska behovet av egna utlägg och möjliggöra smidiga betalningar. Ansök här .
Inköpsteamet har kreditkort som kan användas i samband med mindre betalningar. Det är viktigt att du kontaktar oss i god tid före ett inköp och bokar tid för att använda kortet. Vi måste ha godkännande av inköp innan vi kan genomföra betalningen.
Utlägg
Varor och tjänster ska köpas via upphandlade leverantörer och betalas via faktura. Om du själv ändå gör ett utlägg för KTH:s räkning ansöker du om ersättning i KTH-RES.
Om du haft ett utlägg som du ska begära ersättning för följer du riktlinjerna som anges på KTH:s centrala sidor för utlägg .
Originalkvitton ska alltid bifogas utläggsrapporten du skriver ut från KTH-res. Under rubriken "Reseräkningsunderlag" på EECS sida för resa som anställd finner du adress dit du ska skicka utläggsrapport och originalkvitton.
Utlägg för medlemskap
Ersättning för utlägg för medlemskap innebär förmånsbeskattning. Detta gäller även när medlemskapet är arbetsrelaterat samt när ett medlemskap innebär lägre konferensavgifter. Endast om medlemskapet gäller för en grupp/avdelning är det fritt från förmån.