Till innehåll på sidan

Utlägg

Varor och tjänster ska köpas via upphandlade leverantörer och betalas via faktura. För mer information, se Inköp och upphandlings hemsida. Om du själv ändå gör ett utlägg för KTH:s räkning förklaras här hur du ansöker om ersättning i KTH-RES.

Denna sida riktar sig till dig som gjort ett utlägg som inte är kopplat till någon tjänsteresa. OBS om du ska köpa något så ska du i första hand använda ramavtal. För mer information, läs Inköp och upphandlings webbsida Länk till Inköp och upphandling  eller kontakta inköpsansvarig på din skola.

Om du gjort ett utlägg under en tjänsteresa, se lathund på sidan Tjänsteresa . Observera att utlägg för arbetsmåltid (som ska förmånsbeskattas) ej kan redovisas i KTH-res. Dessa måste redovisas via utläggsblankett, tillsammans med kostförmånsblanketten.

OBS Uppgradering av KTH-RES i maj se vidare information här Information om den kommande uppgraderingen av KTH-RES

Utlägg

Om du gjort ett utlägg för KTH:s räkning kan du ansöka om ersättning i systemet KTH-RES. Betalning görs till det bankkonto dit du får din lön. Utbetalning görs två gånger varje månad. Utlägg ska redovisas snarast efter inköp, dock senast inom ett år. Rätten till ersättning förfaller efter ett år, inga dispenser får ges.

Registrera ditt utlägg i KTH-RES

  1. Gå till KTH-RES . Om du inte redan är inloggad loggar du in med dina KTH-uppgifter.
  2. På startsidan Skapa nya transaktioner, tryck på plustecknet vid Utlägg.
  3. Välj datum för inköpet
  4. Välj Kategori, dvs utläggstyp. Här finns alla typer av utlägg förutom Övriga förskott, skattepliktig förmån och arbetsmåltid, dessa måste redovisas via utläggsblankett. Arbetsmåltid redovisas tillsammans med kostförmånsblanketten.
  5. Om du betalat med ett Eurocard företagsupphandlat privatkort (FUP-kort) från KTH kan du välja det utlägg du vill ha ersättning för direkt från Mina transaktioner.
  6. Land är Sverige som standard. Byt land om du köpte utlägget utomlands.
  7. Fyll i belopp inkl moms. Systemet räknar ut momsen automatiskt för svenska utlägg. Moms ska inte anges vid utlägg för representation och representationsgåvor.
  8. Valuta är SEK som standard, men om du valde annat land än Sverige då ändras valutan till landets. Systemet fyller då i den aktuella valutakursen vid köpdagen du angivit. Om du betalat en annan kurs, ändra den manuellt och bifoga verifikation på valutakursen. OBS! Om du betalade med kort kan du istället ange kostnaden i svenska kronor och bifoga en kopia av kontoutdraget samt originalkvitto.
  9. Fyll i fältet Kommentarer
  10. Ladda upp ditt kvitto
  11. Du behöver inte registrera en kontering, det görs i nästa stege när du skapar en utläggsrapport. Om du vill särkontera utläggets kontering från utläggsrapporten då måste du ange org.enhet och projekt.
  12. Tryck Spara. Ditt utlägg sparas.
  13. Om du har fler utlägg, upprepa punkt 3-12.
  14. Gå tillbaka till startsidan och Mina transaktioner.
  15. Kryssa i alla utlägg du vill rapportera i din utläggsrapport
  16. Tryck på + skapa ny utläggsrapport
  17. Ange ett namn, t ex ändamål för utläggen
  18. Org.enheten är ifylld som standard. Om utläggsrapporten ska konteras på en annan org.enhet kan du välja annan.
  19. Välj projekt
  20. Attestanten är ifylld som standard. Om du ändrade org.enheten då får du möjlighet att välja annan attestant. Du kan bara välja personer som är behöriga attestanter till den org.enheten du har valt under kontering.
  21. Välj ändamål från rullistan.
  22. Om du har flera giltiga anställningar då behöver du välja rätt anställningsnummer (befattningsnummer).
  23. Spara. Din utläggsrapport sparas.
  24. Tryck på Skicka in samt bekräfta genom att trycka på Skicka in rapporten. Du kan nu skriva ut din rapport, bifoga dina fysiska originalkvitton och alla andra underlag och skicka/lämna till reseadministrationen på din skola.

Bokföringslagen kräver att KTH bevarar originalkvitton under viss tid.

KTH Taggar:
Innehållsansvarig:kth-res@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-09-06