Utlägg

Denna sida riktar sig till dig som gjort ett utlägg som inte är kopplat till någon tjänsteresa. OBS om du ska köpa något så ska du i första hand använda ramavtal. För mer information, läs Inköp och upphandlings webbsida Länk till Inköp och upphandling  eller kontakta inköpsansvarig på din skola.

Om du ändå har gjort ett utlägg utanför ramavtalet då måste du ge en förklaring i kommentarsfältet när du registrerar ditt utlägg.

För utlägg som gäller gåvor, uppvaktning eller representation gäller KTHs riktlinje om gränsbelopp vid representation, personalvårdsförmåner och gåvor: Riktlinje om gränsbelopp vid representation, personalvårdsförmåner och gåvor

Mer information angående representation hittar du här: Allmänt om representation

Om du gjort ett utlägg under en tjänsteresa, se lathund på sidan Tjänsteresa . Observera att utlägg för arbetsmåltid (som ska förmånsbeskattas) ska INTE redovisas i KTH-RES. Dessa måste redovisas via utläggsblankett, tillsammans med kostförmånsblanketten. Utlägget registreras i lönesystemet av administrationen på din skola. Blanketten hittar du här: Utläggsblankett

Mer information om kostförmån hittar du här: Förmånsbeskattning/Kostförmån

Utlägg

Om du gjort ett utlägg för KTHs räkning kan du ansöka om ersättning i systemet KTH-RES. Betalning görs till det bankkonto dit du får din lön. Utbetalning görs två gånger varje månad. Utlägg ska redovisas snarast efter inköp, dock senast inom ett år.

Att tänka på!

• Kvitton för utlägg som är äldre än ett år har förfallit och godkänns ej. Inga dispenser får ges.
• Lämna dina originalkvitton till administrationen på din skola som behöver dessa för att granska ditt utlägg. Originalkvitto är ett papperskvitto som du fick i hand när du köpte varan. Bokföringslagen kräver att KTH bevarar originalkvitton. Skicka alltid med en utskrift av utläggsrapporten så att det blir tydligt vem kvittona gäller.
• Lämna in alla underlag, utskrift av utläggsrapporten och originalkvitton i god ordning så att de inte försvinner, numrerade i samma ordning som i utläggsrapporten och fästa med tejp ovanpå en kopia av kvittot. Detta för att inte texten på kvittot ska suddas ut.
• Bensinkostnad ersätts endast när du hyr bil. Om du använder egen bil, då ska du registrera en bilresa och får milersättning.
• följande kostnader får INTE registreras i KTH-RES: URA-ersättningar, arbetsmåltid (t ex lunch vid projektmöte), flyttersättningar till Sverige samt avgift till Migrationsverket. Om du är osäker på vissa kostnader, kontakta gärna reseadministrationen på din skola.

Registrera ditt utlägg i KTH-RES

1. Gå till KTHs intranät och logga in på dina Tjänster, där hittar du KTH-RES. Eller tryck här KTH-RES
2. På startsidan Skapa nya transaktioner, tryck på plustecknet vid Utlägg.
3. Välj datum för inköpet
4. Välj Kategori, dvs utläggstyp. Här finns alla typer av utlägg förutom Övriga förskott, skattepliktig förmån och arbetsmåltid, dessa måste redovisas via utläggsblankett (arbetsmåltid redovisas tillsammans med kostförmånsblanketten).
5. Om du betalat med ett Eurocard företagsupphandlat privatkort (FUP-kort) från KTH kan du välja det utlägg du vill ha ersättning för direkt från Mina transaktioner.
6. Land är Sverige som standard. Byt land om du köpte utlägget utomlands.
7. Fyll i belopp inkl moms. Systemet räknar ut momsen automatiskt för svenska utlägg. Moms ska inte anges vid utlägg för representation och representationsgåvor eller vid köp av alkoholhaltiga drycker.
8. Valuta är SEK som standard, men om du valde annat land än Sverige då ändras valutan till landets. Systemet fyller då i den aktuella valutakursen vid köpdagen du angivit. Om du betalat en annan kurs, ändra den manuellt och bifoga verifikation på valutakursen. OBS! Om du betalade med kort kan du istället ange kostnaden i svenska kronor och bifoga en kopia av kontoutdraget samt originalkvitto.
9. Fyll i fältet Kommentarer
10. Ladda upp ditt kvitto
11. Du behöver inte registrera en kontering, det görs i nästa stege när du skapar en utläggsrapport. Om du vill särkontera utläggets kontering från utläggsrapporten då måste du ange org.enhet och projekt.
12. Tryck Spara. Ditt utlägg sparas.
13. Om du har fler utlägg, upprepa punkt 3-12.
14. Gå tillbaka till startsidan och Mina transaktioner.
15. Kryssa i alla utlägg du vill rapportera i din utläggsrapport
16. Tryck på + skapa ny utläggsrapport
17. Ange ett namn, t ex ändamål för utläggen
18. Org.enheten är ifylld som standard. Om utläggsrapporten ska konteras på en annan org.enhet kan du välja annan genom att trycka på förstoringsglaset.
19. Välj projekt. Använd gärna förstoringsglaset. Om du söker på org.enheten då får du upp alla aktiva projektnummer som finns för den här org.enheten.
20. Attestanten är ifylld som standard. Om du ändrade org.enheten då får du möjlighet att välja annan attestant. Du kan bara välja personer som är behöriga attestanter till den org.enheten du har valt under kontering.
21. Välj ändamål från rullistan.
22. Välj befattningsnummer. Om du har flera giltiga anställningar då behöver du välja rätt befattningsnummer.
23. Spara. Nu kan du se din utläggsrapport i sin helhet. Kontrollera att allt stämmer, sedan tryck på Skicka in längst ned på sidan. Bekräfta genom att trycka på Skicka in rapporten, då ser du en sammanställning på din rapport.
24. Skriv ut nu din rapport och bifoga alla papperskvitton i god ordning. Skicka/lämna till reseadministrationen på din skola.