Utlägg

Varor och tjänster ska köpas via upphandlade leverantörer och betalas via faktura. Om du själv ändå gör ett utlägg för KTH:s räkning förklaras här hur du ansöker om ersättning i KTH-RES.

Denna sida riktar sig till dig som gjort ett utlägg som inte är kopplat till någon tjänsteresa. Om du gjort ett utlägg under en tjänsteresa, se lathund på sidan Tjänsteresa .

Utlägg

Om du gjort ett utlägg för KTH:s räkning kan du ansöka om ersättning i systemet KTH-RES. Betalning görs till det bankkonto dit du får din lön. Utbetalning görs två gånger varje månad. Utlägg ska redovisas snarast efter inköp, dock senast inom ett år. Rätten till ersättning förfaller efter ett år, inga dispenser får ges.

Registrera ditt utlägg i KTH-RES

  1. Gå till KTH-RES . Om du inte redan är inloggad loggar du in med dina KTH-uppgifter.
  2. Tryck på knappen Skapa ny reseräkning/utlägg
  3. Välj Endast utlägg/bilersättning i rullistan.
  4. Välj datum för inköpet och Ja på frågan om att registrera utlägg.
  5. Om du betalat med ett Eurocard företagsupphandlat privatkort (FUP-kort) från KTH kan du välja det utlägg du vill ha ersättning för direkt från listan längst upp. Belopp etc fylls då i automatiskt.
  6. Välj utläggskategori: Utlägg, extern representation eller intern representation. Vid representation måste syfte anges i fältet Beskrivning.
  7. Välj utläggstyp. Här finns alla typer av utlägg förutom Övriga förskott och arbetsmåltid (dessa måste registreras av administratör i HR-plus webb, kontakta din skola).
  8. Fyll i Beskrivning
  9. Fyll i belopp inkl moms. Systemet räknar ut momsen automatiskt för svenska utlägg men du måste justera den manuellt om det står ett annat momsbelopp på kvittot. Momsbeloppet får inte avrundas. Moms ska inte anges vid utlägg för representation och representationsgåvor.
  10. Valuta är SEK som standard, välj annan valuta vid pilen. Systemet fyller då i den aktuella valutakursen vid köpdagen du angivit. Om du betalat en annan kurs, ändra den manuellt. OBS! Om du betalade med kort kan du istället ange kostnaden i svenska kronor och bifoga en kopia av kontoutdraget samt originalkvitto.
  11. Kvittonummer: Numrera dina kvitton, skriv motsvarande nummer i denna ruta.
  12. Alternativ kontering: Om du ska rapportera flera utlägg som ska olika kontering anger du kontering här.
  13. Tryck Lägg till utlägget. Ditt utlägg sparas.
  14. Tryck Inga fler utlägg för att gå vidare. Om du har fler utlägg, upprepa först punkt 5-13.
  15. Under fliken Allmänt, ange beskrivning och ändamål (välj Utlägg).
  16. Under fliken Kontering är din orgenhet förvald. Om utlägget ska konteras på en annan org kan du ändra i fältet. Fyll sedan i det projektnr utlägget ska konteras på. Genom att skriva t.ex. ditt avdelningsnamn i projektfältet får du förslag på projektnr.
  17. För att förenkla för din attestant att snabbare godkänna ditt utlägg ska du scanna in dina fysiska kvitton och bifoga som en fil under "Bilaga". Om du fick originalkvittot i elektroniskt format laddar du upp det här.
    Bilagor vid utlägg
  18. Välj attestant som ska attestera ditt utlägg. Du kan bara välja personer som är behöriga attestanter till den orgenhet du valt under kontering.
  19. Tryck på Skicka för attest. Du får då välja att öppna Utgiftsbilagan. Skriv ut denna, bifoga dina numrerade fysiska originalkvitton och skicka/lämna till reseadministrationen på din skola.

Bokföringslagen kräver att KTH bevarar originalkvitton under viss tid. OBS! Om du erhållit ditt originalkvitto i elektroniskt format räcker det med att det bifogas under Bilagor. Kontakta då reseadministrationen vid din skola så att de vet att de inte ska invänta ett fysiskt kvitto innan de granskar utlägget.

Hjälpte denna sida dig?
Tack för din åsikt!
KTH Taggar:
Innehållsansvarig:kth-res@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2020-03-24