Kostförmån

Skattepliktig kostförmån

Fria måltider är i regel en skattepliktig förmån oavsett om det är KTH eller någon annan som betalar, så länge måltiden har sin grund i anställningen. Det betyder att du betalar skatt på ett schablonbelopp. Det schablonmässiga förmånsvärdet är tänkt att motsvara den inbesparingen du gör i dina privata kostnader.

Enklare förtäring omfattas inte av regelverket för skattepliktig kostförmån. Exempel på enklare förtäring är läskande alkoholfri dryck, kaffe, te respektive kakor, bullar, frukt och en enklare smörgås som inte ersätter en måltid.

Skattefri förmån

Huvudregeln är att fria måltider är en skattepliktig förmån, men kan i vissa fall vara en skattefri förmån:

• Hotellfrukost som ingår obligatoriskt i priset för övernattning vid tjänsteresa
• Måltid på allmänna transportmedel som ingår obligatoriskt i priset för resan
• Representation (intern och extern), som till exempel personalfest

Kostförmånsbelopp

Kostförmån värderas schablonmässigt och värdet för en hel dag är beräknat för minst tre måltider. Beloppen beslutas av Skatteverket och publiceras på deras hemsida skatteverket.se

Redovisning av kostförmån

Beroende på hur kostförmånen uppstår registreras den på olika sätt. Observera att kostförmån alltid registreras i efterhand, efter att måltiden ätits.

Underlag för förmån syns på faktura och hanteras av stödfunktioner

Måltid har ätits och inkommer via faktura i systemet för elektronisk fakturahantering.

1. Sakattestant tar mot faktura och kontrollerar och bifogar underlag.
2. Ekonom tar emot faktura och konterar som arbetsmåltid, konto 4962.
3. Mail skickas automatiskt till utsedd mailadress (olika per skola) där faktura och underlag bifogas.
4. Skolan rapporterar kostförmånen i HR-system

Möjlighet att nyttja blankett Kostförmån  för intern överlämning/redovisning finns. Lokala rutiner behöver finnas då ansvarsområden för rollerna ser olika ut inom KTH.

I det fall faktura inkommer och måste betalas innan exempelvis konferens/kurs har inträffat redovisas eventuell kostförmån via blankett eller enligt rutinen för reseräkning och utlägg (se nedan) i efterhand. Lokala rutiner behöver finnas för vilken roll som registrerar in i HR-systemet.

Observera att ansvaret alltid ligger på enskild anställd, även om administratör ibland hjälper till med gemensamma grupper och rapportering av förmån.

Underlag redovisas av anställd i samband med redovisning av tjänsteresa eller utlägg

Måltid har ätits och redovisas via reseräkning i KTH-RES. (Om du endast har ett utlägg så går det ej att redovisa för måltid i KTH-RES dvs ”enkel” reseräkning – utlägg). I dessa fall, se nedan.

1. Anställd redovisar måltid genom att kryssa i måltid med förmånsbeskattning (kostförmån) när reseräkning görs.
2. Reseräkning granskas av skola.

Vid utlägg i annat fall, t.ex. vid extern kurs/konferens eller vid arbetsmåltid med kvitto:

1. Anställd redovisar utlägget via utläggsblankett  och bifogar blankett Kostförmån .
2. Skolan rapporterar i HR-system.

Lokala rutiner behöver finnas då ansvarsområden för rollerna ser olika ut inom KTH.

Underlag finns ej, men anställd har erhållit en kostnadsfri måltid som är kopplad till den anställdes arbete

Måltid har ätits och redovisas via blankett

Ansvaret att redovisa kostförmån åligger enskild anställd.

1. Anställd ska redovisa på blankett Kostförmån .
2. Skolan rapporterar i HR-system.