Till innehåll på sidan

Resa som anställd

Så här gör du när du ska ut och resa i tjänsten.

Kom igång med nya KTH RES

Kom igång med KTH-RES

Logga in i nya KTH RES

Nya KTH RES

Just nu: Inköpsteamet hjälper till med konferensavgifter

Behöver du betala för en konferensavgift och normalt använder dig av Eurocard FUP? Medan ekonomiavdelningen inväntar nyanställda hjälper Inköpsteamet gärna till med kortbetalningar för att avlasta KTH RES.

Skicka ett mejl till service@eecs.kth.se  med följande information:

  • Konferens
  • Projektnummer som ska belastas
  • Godkännande från din handledare eller chef

Före resan: reseorder och boka resa

Första gången du reser i tjänsten?

Om du aldrig rest i tjänsten på KTH tidigare börjar du med att uppdatera din reseprofil.

Om du är osäker på något steg i detta - kontakta reserakning@eecs.kth.se

1. Reseorder

Innan du bokar din resa måste du skapa en reseorder som går din chef, eller motsvarande, för godkännande. Detta gör du för att skydda dig själv; för att vara säker på att reseförsäkringen gäller under resan och att du får ta del av traktamente och ersättning för utlägg. Undantag: om resan är kortare än 100 km från KTH:s campus behövs ingen reseorder.

Se här för guide till hur du skapar en reseorder i KTH-RES.   

2. Boka resa

Resor ska alltid bokas av KTH:s upphandlade resebyrå Egencia. Du kan alltså inte köpa en biljett direkt hos flygbolaget eller någon webbresebyrå. 

Se här för en steg-för-steg-beskrivning av hur du går tillväga för att boka din resa.

3. Se över ditt försäkringsskydd

Du bör ha med dig:

  • Tjänstereseförsäkringsbeviset som du beställer från Servicecenter.
  • Om du reser inom EU: Det europeiska sjukförsäkringskortet, som du beställer från Försäkringskassan. 

Läs mer om försäkring under tjänsteresan. 

Under resan: om något händer

Kontakt vid sjukdom eller akut händelse

Här finns kontaktuppgifter och instruktioner vid sjukdom eller annan akut händelse. 

Kontaktuppgifter till Egencia vid problem med flyg eller liknande

Resebokningar och online support:
Öppettider: 08.00-17.00 (vardagar) Telefon: 08 555 237 20 (vid problem, tillfälligt telefonnummer 040 608 57 31) E-post: customer_service@egencia.se Fax: 08 555 237 91

I akuta fall - 24-timmarsservice:
Inom Sverige: 08 555 237 20
Från övriga världen: +46 8 555 237 20
(OBS! service utanför ordinarie kontorstid, högre arvode utgår!)

Spara kvitton

Spara alltid originalkvitton från resan, då du behöver dem till din reseräkning. Även biljetter köpta med mobiltelefonen kan ersättas (print screen och utskrift på papper). 

Efter resan: reseräkning

Skapa reseräkning

När du kommer hem från resan ska du göra en reseräkning. Se här för instruktioner om hur du gör en reseräkning.

Tänk på följande:

  • KTH ersätter endast reseräkningar/underlag som är max ett år gamla. 
  • Kvitton som inte har med resan att göra ska inte tas med i reseräkningen för resan - dessa får du göra en separat utläggsräkning för. 
  • Bifoga följande dokument under "Bilagor":
    • Itinerary/resplan från resebyrån som visar samtliga flygtider.
    • Alla räkningar, kvitton eller kontoutdrag som styrker betalning.
    • Växlingsnota eller kontoutdrag som visar verklig växlingskurs.
    • Konferensprogram/mötesagenda/mötesinbjudan.
    • När kvitton saknas ska avsedd blankett skrivas under av avdelningschef.
    • Kommentar vid avsteg från upphandlade leverantörer.

Reseräkningsunderlag 

När du gjort din reseräkning skickar du sammanställningen och originalkvitton i pappersformat till adressen Travel and Expenses, Lindstedtsvägen 3. Du kan lämna detta i intern utgående post.

Om du skickar med post utifrån KTH, adressera till KTH EECS, Att: Reseräkningar, Lindstedtsvägen 3, 100 44 Stockholm.