Vanligt förekommande frågor och svar om tjänsteresor på ITM-skolan.
Denna sida är ett komplement till:
på grund av ITM-skolans struktur, vilket innebär en del tvingande steg som är valbara för övriga KTH i manualerna.
Svar: Org. enheten / avdelningsnamnet är ett av fälten som du tyvärr alltid måste ändra, även när det ser rätt ut i den förifyllda texten.
Klicka på förstoringsglaset, sök fram orgenheten på nytt och välj den igen så det ändras i fältet. Obs! du behöver endast lägga till din orgenhet när du skapar din utläggsrapport.
Svar: I och med att det är ett nytt system (ny leverantör) så behöver du bland annat godkänna GDPR på nytt för att det ska fungera.
Gör så här:
Logga in i nya KTH- RES - KTH RES
Klicka på "Min profil".
Välj fliken "Resenärsprofil"
Bocka i kryssrutan i det gula fältet för att godkänna GDPR. Glöm inte att spara!
OBS! Vänta minst 30 min innan du försöker boka.
Svar: Org. enheten / avdelningsnamnet är ett av fälten som du tyvärr alltid måste ändra, även när det ser rätt ut i den förifyllda texten.
Gör så här: 1. Ta bort texten i orgenhet genom att klicka på krysset. 2. Klicka på förstoringsglaset och sök på orgenheten från det mittersta fältet. <- viktigt att du gör exakt så. 3. Välj attestantens namn i listan om inget avdelningsnamn dyker upp. 4. Sök i fältet som heter "projektnamn" och ange projektummret där. 5. Nu bör du kunna söka fram attestant och klicka på det namnet.
Se även: manual på hur du skapar en reseorder
Svar: En reseorder är ditt bevis på att tjänsteresan är beordrad samt att försäkringsbestämmelser och reseförmåner gäller vid resan. Om något händer på din resa så ska du kunna bevisa för försäkringsgivaren att resan har skett i tjänsten.
Svar: Den vanligaste orsaken är att du inte sänt in din utläggsrapport. Du kan se status på dina utlägg om du loggar in i KTH-RES och tittar på startsidan. Det är den sida du hamnar på direkt. Där finns fyra fält. Om du tittar under rubriken "3. Status på dina utläggsrapporter" kan du se om den är insänd och var den finns i flödet. Om det är tomt under den rubriken behöver du skapa en utläggsrapport.
Hur du skapar en utläggsrapport
Svar: Om din chef kan styrka att du gjort utlägget i tjänsten kan det ersätta kvittot, ett mail är tillräckligt alt ett signerat brev.
Svar: Nästa steg är att göra en utläggsrapport. Därefter behöver du skriva ut rapporten och posta alla originalkvitton + syfte till resegruppen som granskar underlaget.
Svar: För att FUP-kort ett betalkort som är kopplat till dig som person. Det innebär alltså att du har ett personligt betalningsansvar men med 30 dagars fördröjd betalning.
Läs mer här: Utlägg och betalkort
Svar: Vid problem med onlinebokningar kan du alltid kontakta Egencia via telefon eller mail. Men använd online bokning i första hand, det är billigare för dig som reser.
