Frågor och svar

Denna sida är ett komplettment till

Fråga: Egencia säger att jag inte har en profil när jag försöker boka resa?

Svar: I och med att det är ett nytt system (ny leverantör) så behöver du godkänna GDPR på nytt för att det ska fungera. Gör såhär:

1. Logga in i KTH- RES - KTH RES

   

2. Klicka på "Min profil".
3. Välj fliken "Resenärsprofil"
4. Bocka i kryssrutan i det gula fältet för att godkänna GDPR.
   Glöm inte att spara!
    

   

 Fråga: Varför har jag inte fått min ersättning än?

Svar: Den vanligaste orsaken är att du inte skickat in din utläggsrapport via KTH-res eller att underlag för din utläggsrapport samt PDF-rapporten som genereras automatiskt när du skickat in din utläggsrapport i KTH-res inte har skickats in för granskning. Nedan följer tre informationsavsnitt rörande de vanligaste orsakerna samt hur du kan titta i systemet för att se om du skapat en utläggsrapport.

Se om du har gjort en utläggsrapport

Vet du inte om du har skickat in din utläggsrapport/resräkning, kan du se status på dina utlägg om du loggar in i KTH-RES och tittar på startsidan. Det är den sida du hamnar på direkt. Där finns fyra fält. Om du tittar under rubriken "3. Status på dina utläggsrapporter" kan du se om den är insänd och var den finns i flödet. Om det är tomt under den rubriken behöver du skapa en utläggsrapport.

Information om hur du skapar en utläggsrapport

På denna länk Hur du skapar en utläggsrapport  finns information för hur du skapar en utläggsrapport samt även en kort film.

Vilka underlag som ska skickas in för granskning?

För varje utlägg som görs ska papperskvittot scannas eller pdf-kvitto/mejlkvitton bifogas det enskilda utlägget. De kvitton som du har i pappersformat ska skickas in tillsammans med rapporten som genereras när du skickat in din utläggsrapport. Papperskvitton behöver skickas in även om de är inscannade i KTH-res. Du skickar in kvitton och rapport

Med internpost till: Akvariet, TR8, SCI, KTH
Med vanligt post till: KTH - SCI, Att: Akvariet, Teknikringen 8, 114 28 Stockholm

Har du enbart PDF-kvitton eller mejlkvitton kan du mejla PDF-rapporten som genereras när du skickar in din utläggsrapport till travelbills@sci.kth.se för att granskning ska påbörjas.

PDF-rapporten genereras när du skickar in din utläggsrapport och ser ut såhär:

Fråga: Systemet hittar inte någon attestant, hur gör jag nu?

Svar: Org. enheten / avdelningsnamnet är ett av fälten som du alltid måste ändra, även när det ser rätt ut i den förifyllda texten. Klicka på förstoringsglaset, sök fram din avdelning på nytt och välj den igen så det ändras i fältet. Obs! du behöver endast lägga till din orgenhet när du skapar din utläggsrapport.

Fråga: Varför behöver jag skapa reseorder?

Svar: En reseorder är ditt bevis på att tjänsteresan är beordrad samt att försäkringsbestämmelser och reseförmåner gäller vid resan. Om något händer på din resa så ska du kunna bevisa för försäkringsgivaren att resan har skett i tjänsten.

Fråga: Var anger jag kostnadsställe på mina utlägg?

Svar: I din utläggsrapport. Det är möjligt att lägga till det i varje transaktion (utlägg, milersättning eller traktamente), men inte nödvändigt om alla ska gå på samma kostnadsställe.

Fråga: Jag har gjort utlägget i KTHRES, vad gör jag nu?

Svar: Nästa steg är att göra en utläggsrapport. Därefter behöver du skriva ut rapporten och posta alla originalkvitton + syfte till Akvariet som granskar underlaget.

Fråga: Varför går fakturan på mitt FUP-kort till mig?

Svar: För att FUP-kort ett betalkort som är kopplat till dig som person. Det innebär alltså att du har ett personligt betalningsansvar men med 30 dagars fördröjd betalning.
Läs mer här: Utlägg och betalkort

Fråga: Jag kan inte boka resor via Egencia online?

Svar: Vid problem med onlinebokningar kan du alltid kontakta Egencia via telefon eller mail. Men använd online bokning i första hand, det är billigare för dig som reser.
Telefon: 46 8 555 237 20 (val inrikes/utrikes)
E-post: customer_service@egencia.se
Öppettider: 08.00-17.00 (helgfri måndag-fredag)

Finns inte din fråga med här? Om du inte finner den information du söker på KTHs sidor om tjänsteresor kan du alltid maila service@sci.kth.se för hjälp.