Tjänsteresa
Här finns information om hur du bokar en tjänsteresa, riktlinjer för möten och resor, samt vilka avtal som gäller för KTH.
Före resan: reseorder och boka resa
Första gången du reser i tjänsten?
Om du aldrig rest i tjänsten på KTH tidigare börjar du med att uppdatera din reseprofil .
Om du är osäker på något steg i detta - kontakta Akvariet via travelbills@sci.kth.se
1. Reseorder
Innan du bokar din resa måste du skapa en reseorder som går till din chef, eller motsvarande, för godkännande. Detta gör du för att skydda dig själv; för att vara säker på att reseförsäkringen gäller under resan och att du får ta del av traktamente och ersättning för utlägg. Undantag: om resan är kortare än 100 km från KTH:s campus behövs ingen reseorder.
Se här för guide till hur du skapar en reseorder i KTH-RES .
2. Boka resa
Resor ska alltid bokas av KTH:s upphandlade resebyrå Egencia. Du kan alltså inte köpa en biljett direkt hos flygbolaget eller någon webbresebyrå.
Se här för en steg-för-steg-beskrivning av hur du går tillväga för att boka din resa.
3. Se över ditt försäkringsskydd
Om du reser inom EU: Det europeiska bör du ha med dig:sjukförsäkringskortet, som du beställer från Försäkringskassan.
Läs mer om försäkring under tjänsteresan.
Under resan: kontakt vid sjukdom eller akut händelse
Här finns kontaktuppgifter och instruktioner vid sjukdom eller annan akut händelse.
Kontaktuppgifter till KTH:s avtalade resebyrå, Egencia
Personlig service - resebokningar, online support och reklamation
Öppettider: 08.00-17.00 (helgfri måndag-fredag)
Telefon: 46 (0)8 517 108 37 (val inrikes/utrikes).
E-post:
customer_service@egencia.se
Vid akuta fall, 24-timmarsservice via telefon enligt ovan (högre arvode utgår)
Spara kvitton
Spara alltid originalkvitton från resan, då du behöver dem till din reseräkning. Även biljetter köpta med mobiltelefonen kan ersättas (print screen och utskrift på papper).
Efter resan: reseräkning
Skapa reseräkning
När du kommer hem från resan ska du göra en reseräkning. Se här för instruktioner om hur du gör en reseräkning.
Tänk på följande:
-
KTH ersätter endast reseräkningar/underlag som är max ett år gamla.
-
Kvitton som inte har med resan att göra ska inte tas med i reseräkningen för resan - dessa får du göra en separat utläggsräkning för.
-
Bifoga följande dokument under "Bilagor":
-
Itinerary/resplan från resebyrån som visar samtliga flygtider.
-
Alla räkningar, kvitton eller kontoutdrag som styrker betalning.
-
Växlingsnota eller kontoutdrag som visar verklig växlingskurs.
-
Konferensprogram/mötesagenda/mötesinbjudan.
-
När kvitton saknas ska avsedd blankett skrivas under av avdelningschef.
-
Kommentar vid avsteg från upphandlade leverantörer.
-
