Till innehåll på sidan

Universitetsövergripande rutin för grundläggande analyser

RUTIN
Beslutsfattare:   Hållbarhetschef
Gäller från och med:   29 mars 2019
Ändrad från och med: 1 april 2021
Diarienummer: V-2019-0343-07 kskod 1.2
Ansvarig avdelning:  KTH Sustainability Office

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva vilka grundläggande analyser som genomförs i syfte att förbättra KTH:s miljöprestanda och hur dessa ligger som underlag för planering, genomförande och uppföljning av miljöledningsarbetet och arbetet med hållbarhetsmålen.
Grundläggande analyser som genomförs är följande:

  • Omvärldsanalys (interna och externa påverkansfaktorer)
  • Miljöutredningens analys av betydande miljöaspekter
  • Intressentanlysen och analys av bindande krav
  • Livscykelanalyser och analys av verksamhetsprocesser
  • Analys av risker och möjligheter

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar hela KTH.

3. Definitioner

Miljöaspekt

Delar av en organisations aktiviteter/verksamhet eller produkter eller tjänster som påverkar eller kan påverka miljön.

Betydande miljöaspekt

En miljöaspekt som har eller kan ha en eller flera typer av betydande miljöpåverkan

Miljöpåverkan

Positiv eller negativ påverkan på miljön som helt eller delvis orsakas av en organisations miljöaspekter.

Livscykelanalys

Systematisk analys av all miljöpåverkan som en produkt/tjänst ger upphov till under hela sin livscykel, dvs. från råvara till slutdeponering efter brukbarhetstidens slut.

Verksamhetsprocesser

En grupp av aktiviteter inom specifika verksamhetsområden som samverkar eller påverkar varandra med en tydlig början och slut.

Risker och möjligheter

Potentiellt negativa effekter (hot) och potentiellt positiva effekter (möjligheter).

Utkontraktera verksamhet

Att anlita en extern organisation för att genomföra en del av en organisations funktion eller process.

Intressent

Person eller organisation som kan påverka, påverkas eller anser sig vara påverkad av ett beslut eller en åtgärd relaterat till organisationens miljöpåverkan eller miljöledningsarbete.

Bindande krav

Legala krav som KTH behöver uppfylla eller andra krav som KTH behöver eller väljer att uppfylla.

4. Ansvar

Hållbarhetschefen ansvarar för att grundläggande analyser genomförs och följs upp inom ramen för miljöledningssystemet. Resultatet från dessa analyser ska ligga till grund för KTH:s planering, genomförande och uppföljning av miljöledningsarbetet inom olika funktioner och på olika nivåer inom KTH. Det omfattar ledningen, verksamhetsstödet (GVS) och skolorna.

Rektor, chef för GVS/skolchef ansvarar för att resultatet från de övergripande analyserna genomförs inom respektive verksamhet.

5. Genomförande

Ett antal analyser ligger till grund för ledningssystemets omfattning och utformning. Dessa är; omvärlds/intressent- och risk/möjlighetsanalys med bindande krav, analys av verksamhetsprocesser i ett livscykelperspektiv och en miljöutredning för att bedöma de betydande miljöaspekterna.

Omvärldsanalys och intressentanalys inklusive analys av bindande krav

Omvärldsanalysen är en analys som sker avseende de interna och externa faktorer som påverkar eller kan påverka KTH:s förutsättningar för att driva ett miljö- och hållbarhetsarbete. En intressentanalys genomförs för att KTH ska kunna identifiera relevanta intressenter och bedöma vilka bindande krav som ska följas. Omvärlds- och intressentanalysen är en del av den övergripande analysen som genomförs av GVS. Analyserna ska vara ett underlag till miljöutredningen och vara en integrerad del i den ordinarie verksamhetsplaneringen och uppföljning på övergripande nivå och inom universitetsförvaltningen samt skolorna.

Analys av risker och möjligheter

Både risker med potentiellt negativa miljöeffekter (hot) och potentiellt positiva miljöeffekter (möjligheter) ska kartläggas med koppling till miljöaspekter, bindande krav och möjligheterna att nå hållbarhetsmålen. Riskarbetet samordnas med det arbete som sker på KTH inom ramen för förordningen om intern styrning och kontroll[1]. Hållbarhetschefen ansvarar för att i samverkan med ansvariga funktioner inom GVS, genomföra en risk och möjlighetsanalys årligen på en övergripande nivå inom GVS och skolorna.  

Analyserna är ett underlag till miljöutredningen och vara en integrerad del i den ordinarie verksamhetsplaneringen och uppföljning inom KTH.

[1] Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll.

Analys av verksamhetsprocesser ur ett livscykelperspektiv

Analys ska genomföras av verksamhetsprocesser som är kopplade till KTH:s miljöaspekter för att identifiera hur miljö- och hållbarhetsfrågor ska beaktas i verksamhetsprocessernas aktiviteter för att öka den positiva miljöpåverkan och minska den negativa miljöpåverkan. Syftet är att miljö- och hållbarhetsarbetet integreras i verksamhetens processer och att kunna mäta och följa upp miljöledningsarbetet samt förbättra KTH:s miljöprestanda.

Hållbarhetschefen ansvarar för att analyser av verksamhetsprocesser genomföras i samverkan med ansvariga funktioner på olika nivåer inom KTH. Det sker i samband med att miljöutredningen uppdateras, i samband med större förändringar i verksamheten och i övrigt då behov föreligger.

Analyserna ska vara ett underlag till miljöutredningen och vara en integrerad del i den ordinarie verksamhetsplaneringen och uppföljning inom GVS och skolorna.

Miljöutredning och bedömning av miljöaspekter

Resultatet från ovanstående analyser tas med i miljöutredningens analys av KTH:s miljöaspekter och vilka av dessa som har en betydande miljöpåverkan. De betydande miljöaspekterna ska ligga som underlag för upprättande av hållbarhets- och klimatmål och handlingsplan och för styrningen av miljöledningsarbetet.

Miljöaspekterna värderas utifrån en dokumenterad värderingsmodell för att få fram de betydande miljöaspekterna. Miljöaspekter som enligt modellen bedöms ha stor miljöpåverkan benämns betydande miljöaspekter.

Hållbarhetschefen ansvarar för att en miljöutredning upprättas och hålls aktuell och att en bedömning av betydande miljöaspekter sker på central nivå med stöd av ovanstående analyser som görs inom universitetsförvaltningen och på skolnivå.

Miljöaspektlistan och de betydande miljöaspekterna är gemensamma för hela KTH. Revidering av miljöaspekter genomförs vartannat år eller då behov föreligger eller vid förändringar i verksamheten. Behov av uppdateringar tas upp på ledningens genomgång. Bedömningsmodell, miljöaspektsregister och identifierade betydande miljöaspekter finns i bilaga.

6. Dokumentation

  • Miljöutredning

  • Bedömning miljöaspekter

  • Miljöaspektregister

  • Omvärlds/intressent och risk/möjlighetsanalys och bindande krav

  • Kartläggning av verksamhetsprocesser

7. Bilagor

KTH:s riskanalys

8. Ändringslogg

Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn
04 2017-09-09 Ändringar av begrepp och tillägg av nya definitioner enligt ISO 14001:2015 Tillägg av beskrivning av nya analyser som krävs enligt den nya standarden ISO 1400:15 och hur dessa ska genomföras på olika nivåer i organisationen. Sabine Micksäter,
Kristina von Oelreich
05/00 2018-04-06

Tillägg av Bilaga 2 Omvärldsanalyser

Resultatet presenteras i samband med ledningens genomgång

Kristina von Oelreich
06/00 2019-03-27 Revidering av rutin mot bakgrund av ny organisation för förvaltningen och miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt. Kristina von Oelreich

07/00

2021-03-30

Redaktionella ändringar och begrepp i och med nya hållbarhets- och klimatmål 2021-2025(2045) Uppdatering av dokumentation.

Kristina von Oelreich Sabine Micksäter

Innehållsansvarig:kth-miljo@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-04-20