DDMV3 – Datadriven meritvärdering för masterprogram PilotHT26

Projektkontext

I masterantagningen ska samtliga sökande hanteras och deras behörighet bedömas. När antalet behöriga sökande överstiger antalet tillgängliga platser, vilket oftast är fallet, tillkommer dessutom meritvärdering. Många är dessutom avgiftsskyldiga, vilket också ska hanteras. Vid KTH:s skolor ges administrativt stöd till programansvarig (PA) i detta arbete, men på olika sätt och i olika omfattning. Tidsåtgången för arbetet är på många håll – oavsett utförare – orimligt hög (och ökande i takt med ökande antal ansökningar). Arbetet (utan KTH-tillhandahållet systemstöd) kräver för varje sökande att ett antal dokument manuellt söks fram, öppnas och detaljerat bedöms i NyA-systemet.

Då bara ungefär en tiondel av de sökande påbörjar studier vid KTH är det av yttersta vikt att minska arbetstiden per sökande utan att varken tappa i kvalitet på de studenter vi antar eller minska rättssäkerheten. Att antalet sökanden de senaste åren kontinuerligt har ökat, är positivt men också kostsamt: det ökar behovet av systemstöd för en hållbar antagningsprocess.

I siffror:

• Drygt 29.000 sökande innebar att drygt 14.000 var behöriga och meritvärderades. Cirka 3 400 antogs, och ungefär 50% av dessa tog sin plats i anspråk och påbörjade masterstudier på KTH.
• Drygt hälften av de sökande som hanteras inom denna meritvärderingsprocess är avgiftsskyldiga studenter.
• Antalet behöriga sökanden till KTH:s masterprogram har de senaste åren ökat ca 10% per år.

Relation till andra projekt:

• De två tidigare projekten Datadriven meritvärdering – DDMV1 (2322-SCI)  och projektet DDMV2 (2406-KTH)  inom Framtidens utbildning har förkortat arbetstiden genom att öka graden av digitalisering. Viss data hämtas ut från NyA, sökande studenter fyller i ett webbformulär (det s.k. Summary sheet) och ett beslutsstöd till PA (den s.k. PA-vyn) har skapats via en underliggande meritvärderingsmodell. Detta reducerar kraftigt antalet sökande som PA behöver bedöma i NyA på detaljerad nivå (man tittar främst på mittsegmentet i gruppen av sökande). Båda dessa projekt har använt lösningen skarpt vid antagningen HT24 och HT25. Detta projekt för masterantagningen HT26 utgör en fortsättning på dessa två med användning av den befintliga lösningen.
• Att utveckla en mera långsiktig lösning ingår inte i detta pilotprojekt, utan i projektet DDBMV (Datadrivet beslutsstöd för meritvärdering). Inom detta senare projekt pågår en förstudie för att utvärdera vägen framåt. Under tiden körs alltså ytterligare en skarp pilot med användning av befintligt system i antagningen HT26 för att hantera den årliga processen med masterantagningen. Under det arbetet kommer ytterligare förbättringsområden identifieras.

Syfte/Effekt (outcome)

Projektets syfte är att ytterligare öka effektiviteten och rättssäkerheten i meritvärderingsprocessen genom tydlighet och ökad transparens.

Projektresultat (output)

Projektet ska leverera följande konkreta resultat:

1. Genomförda förbättringar efter DDMV2-Pilot HT25: viss vidareutveckling av den befintliga lösningen inför HT26 (både av teknisk lösning och av processen för PA och VS, inkl. kommunikationsaspekter). Not: Att genomföra förbättringar av systemet inför HT26 minimeras till s.k. ”lågt hängande frukter” (lätt att åtgärda i befintlig lösning, med samtidig ökad nytta);
2. Dokumenterade lessons learned, med önskade/identifierade system- och processförbättringar (priolista) framåt.

Tidplan

Startdatum: 2025-06-01
Slutdatum: 2026-05-30

Projektdokumentation  

Du som har KTH-ID kan läsa den senaste projektdokumentationen, som ligger i OneDrive, i inloggat läge.

• Poster: Poster_FrU26vt_2526-KTH_DDMV3_260519 (engelska)
• Projektdirektiv: Projektdirektiv_FrU25_2526-KTH_DDMV3

Slutresultat

Projektet-DDMV3 HT26 har genomförts enligt plan med deltagande från 30 masterprogram på fyra skolor. Följande aktiviteter har genomförts:

• Stöd och support till PA och det lokala VS
• Användarutbildningar och skapande/tillhandahållande av instruktionsvideos, inklusive ett video repository på intranätet för snabbare tillgång.
• Sammanhållen överföring av meritvärderingen till antagningssystemet NyA (UHR)
• En lågt hängande frukt var licens för programmet Jotform, för konvertering av sökandes betyg till ECTS. Nästan 10.000 sökanden använde länken i deras webbformulär för att komma till konverteringsfunktionen.

Enkäten efter genomförande visar att verktyget har inneburit tidsbesparingar för programansvariga, men att arbetstiden för VS inte minskat. Behov finns av att undersöka hur arbetsbelastningen för VS kan reduceras.