Till innehåll på sidan
Till KTH:s startsida

Projekt Utbildningsplanering i Ladok (UPL-projektet)

KTH:s nuvarande systemstöd för kurs- och programplanering, Kopps, ska ersättas med ny funktionalitet för utbildningsplanering i Ladok. Kopps kommer att stängas 1 juni 2025 och därefter kommer man att använda Ladok för utbildningsplanering. Projektet avslutas den 17 oktober 2025.
Här kan du läsa om projektet och följa tidplanen.

Funktionaliteten för utbildningsplanering i Ladok kommer att ersätta Kopps, som har använts som KTH:s systemstöd för kurs- och programplanering sedan 2005. Projektet kartlägger också processer för utbildningsplanering som idag sker utanför systemstöd, till exempel fastställande av utbildningsplaner, för att se om de processerna i framtiden kan använda Ladok som systemstöd.

Projektet startade 31 januari 2023 och projektavslut är den 17 oktober 2025. Längre ner på sidan hittar du vad som är aktuellt i projektet.

Förändrat införandedatum

Styrgruppen för projektet beslöt 6 september 2023 att skjuta upp det planerade införandedatumet för att gå över till utbildningsplanering i Ladok ett år, från 31 maj 2024 till 1 juni 2025. Det beror främst på att det inte finns tillräcklig bra funktionalitet för programhantering i Ladok och där Ladokkonsortiet nu har initierat ett projekt för att förbättra den funktionaliteten. Det betyder att KTH kommer att använda Kopps ytterligare ett år för utbildningsplanering.

Projektmål

  • Funktionalitet för utbildningsplanering i Ladok är införd inom KTH.
  • KTH:s processer inom utbildningsplanering digitaliseras med hjälp av Ladoks processtöd. Detta sker i samarbete med representanter för KTH:s skolor och andra delar av VS.
  • Systemstöd för kompletterande funktionalitet som inte stöds av Ladok är utvecklad och implementerad på KTH.
  • Teknisk lösning för lokal lagring av data som ej migreras till Ladok samt distribuering av utbildningsinformation till webbplats är utvecklad och implementerad på KTH.
  • Säkerställa att Ladokkonsortiet molnlösning för mellanlagring av utbildningsinformation täcker KTH:s behov av åtkomst till information för vidare distribuering till webbplats och integrationer.
  • En avvecklingsplan för Kurs- och programplaneringssystemet, Kopps, är framtagen och beslutad.
  • Införandet genomfört (förankring, kommunikation, användarutbildning, manualer, behörighetstilldelning och överlämning till förvaltning) och användarna är väl förtrogna med funktionaliteten för utbildningsplanering i Ladok.

Projektets mål har också brutits ned i en WBS (Work Breakdown Structure) med olika arbetspaket som tydligare visar projektets delar. En nätplan har kopplat till WBS har också upprättats där man kan se kopplingar mellan de olika arbetspaketen och hur tidplanen ser ut. Alla arbetspaket har en ägare som ansvarar för att tidplanen hålls.

Tidplan

  1. Förstudien startades under augusti 2022 som utmynnade i ett projektdirektiv. Styrgruppen för IT-delportfölj utbildning godkände projektdirektivet 2 november 2022.
  2. Projektet övergick i en planeringsfas som resulterade i att en projektplan blev godkänd av UPL-projektets styrgrupp 8 februari 2023. En ny projektplan beslutades av styrgruppen 10 januari 2024 eftersom förändringar har skett i projektet med alnedningen av det nya införandedatumet. Här ser du hela projektplanen: Projektplan, UPL-projektet (pdf 737 kB)
  3. Genomförandet av projektet förväntas pågå mellan 9 februari 2023 till 31 maj 2025 då projektet planeras att övergå i förvaltning.
  4. Under avslutet av projektet dras lärdomar av projektet till kommande projekt, resultatet ska spridas till intressenter, en slutrapport ska skrivas och man gör en översyn av projektkostnaderna. Avslutet väntas bli klart 1 oktober 2025.

Aktuellt i projektet

Här listas de arbetspaket som pågår och en sammanfattning av resultaten från de arbetspaket som avslutats. Sidan uppdateras ungefär en gång i månaden med aktuella händelser.

Pågående arbete

Systemstöd, kompletterande funktionalitet - Patrik Gärdenäs

Vissa värden när man skapar kurstillfällen kommer att automatgenereras så att användarna besparas tid och att det minskar också risken för att fel värden fylls i.

Exempel på sådana värden är:

  • Studietakt

  • Studieavgift

  • Kurstillfälleskod

  • Registeringsperiod

Det finns också några fler värden som kommer att automatgenereras.

Migrering av data och plan för avveckling av Kopps

Utredning
I oktober testades det hur många av kursplanerna man måste manuellt justera vid migrering till Ladok och av 27 000 kurser var det bara 50 som man behöver manuellt rätta så belsut tas att migrering av kurs- och utbildningsplaner ska ske till Ladok.

Kursplaner:

I januari 2025 migrerades 23 000 kursplaner till Ladoks integrationstestmiljö. Kursplanerna migrerades till Ladoks produktionsmiljö i mars 2025.

Utbildningsplaner:

Ett test i februari 2024 att migrera över utbildningsplaner till Ladoks integrationstestmiljö gick bra. Utbildningsplanerna migreras till Ladoks testmiljö i mars och utbildningsplanerna planeras att migreras till Ladoks produktionsmiljö i april 2025.

Processtöd och utbildningsmallar i Ladok - Katarina Tillman

När vi har genomfört workshops för att sätta processerna för de olika utbildningsadministrativa processerna behöver de "byggas" i Ladok med processtöde, utbildningsmallar och rätt behörighet i de olika processtegen. Under hösten 2024 genomfördes "tester" av processtöden för inrättande av kurs av handläggare och akademiska funktioner på alla olika utbildningstyper.

Under februari ska processtödet för revidering av kurs bli klart och under april Fastställande av utbilningsplan.

Utbildningar - Amanda Magnusson Arntsén

Utbildningarna i det nya processtödet och den nya funktionaliteten utbudsomgång sker i maj och i september.

Under maj sker utbildningarna i dessa områden och UA på respektive skola bestämmer vilka som ska gå i respektive område:

Hantera kurs 1 - Inrätta kurs och fastställa kursplan: Programhandläggare, ev. kursadministratör för fristående kurs

Hantera kurs 2 - Revidera kurs: Programhandläggare, ev. kursadministratör för fristående kurs

Fastställa utbildningsplan: Programhandläggare

Utbildningsutbud fristående kurs + skapa kurstillfälle: kursadministratör och vissa programhandläggare

Skapa kurstillfälle: skapa kurstillfälle: kursadministratör och ev. vissa programhandläggare
 

Avslutat arbete

Förändrade processer - Patrik Gärdenäs

Ambitionen är att ensa processerna på KTH och ha ett gemensamt processtöd vid inrättande och revidering av kurs- och utbildningsplan samt att Ladok ska bli ett digitalt processtöd för dessa processer. Vi börjar med kursplaner på grund- avancerad och forskarutbildningsnivå under våren 2024. Under hösten fortsätter med utbildnings- och läsårsplaner. I detta arbete så har vi olika referensgrupper med handläggare och akademiska funtioner, som är involverad vid de olika processerna.

Den sista workshopen gjordes i december 2024 för Fastställande av utbildningsplan.

Kurs- och programkatalogen anpassad efter dokumenterade krav - Joel Månsson

Sökbarheten och designen ska förbättras av kurs- och programkatalogen. Studenter har bjudits in till en workshop för att ge feedback åt förslag som tagits fram och användartester med studenter ska genomföras under våren 2024. Skisser på hur man ska förändra sökfunktionaliteten håller på att tas fram baserat på de workshops som genomförts.

Mellanlager - Stefan Sundström

Applikationer och användare som hittills hämtat information från Kopps API ska fortsättningsvis göra det från Ladok. Eftersom man inte kan hämta information direkt från Ladoks API så bygger Ladokkonsortiet ett s.k. mellanlager där man kommer att hämta informationen. En första version av mellanlagret levererades i maj 2 2024 och därefter har KTH börjat att testa sina interna applikationer på mellanlagret.
Under hösten 2024 har KTH testat mellanlagret och dess sökfunktionaliteter. Ladokkonsortiet har levererat mellanlagret i produktionsmiljö i februari 2025.

Utreda om KTH ska använda Convertus som systemstöd vid översättning - Patrik Gärdenäs

Efter portföljkontorets utredning om Convertus där man pekade på relativt låg användade av Convertus vid översättning av kursplaner samt att kvalitén inte bedömdes vara hög beslöt utbildningsportföljens styrgrupp att KTH inte ska fortsätta använda Convertus efter övergången till Ladok för utbildningsplanering.

Processkartläggning – Karin Hellmalm

Fem större workshops hölls under Vt-23 med deltagare från skolorna och VS för att kartlägga de olika processerna gällande kurs- och utbildningsprogram ifrån idé om t.ex ny kurs att göra kursen öppen för ansökan.

De områden som täcktes var Programkurs, Fristående kurs, Kurs på forskarutbildningsnivå, läsårsplan och utbildningsplan. Två mindre workshops hölls också om Uppdragskurser och Antagningsomgångar.

Detta resulterade i nya och reviderade processmodeller som nu ska ligga till grund för arbetet inom arbetspaket 1.2 KTH-gemensamma Processer.

Nulägesanalys av befintlig funktionalitet – Nina von Zeipel

I detta arbetspaket har man analyserat de fält som finns i Kopps och Ladok gällande utbildningsplanering och hur de ska hanteras vid övergången till Ladok. Det har resulterat i en 40-sidig rapport där man nu för över resultaten till olika arbetspaket för vidare hantering.

Dokumenterade behov av förändring (Kurs- och programkatalogen) - Anna Classon

Målet med detta arbetspaket har varit att se hur KTHs studenter väljer sina kurser, hur de upplever denna process och hur kurs- och programkatalogen stödjer detta.

Nedan är en kort sammanfattning av resultaten:

”Det har visat sig att studenter har väldigt svårt att hitta fram till utbildningsplanen. De hittar inte utbildningsplanen via KTHs hemsida, men har även svårt att söka fram den med hjälp av Google. De hittar inte rätt utbildningsplan då de dels inte söker med samma terminologi som finns i kurs- och programkatalogen, och dels har svårt att hitta planen för rätt årskull bland alla sökträffar. Vissa lyckas inte urskilja vilken årskull de går in på, vilket gör att de riskerar att läsa på om fel kurser.

Studenterna har även svårt att kunna göra ett välgrundat kursval. Flera studenter upplever informationen i utbildningsplanen som bristfällig. Vissa studenter saknar bland annat information om antal högskolepoäng för valfria kurser. Studenterna uppger att de får information om val av kurser inom programmet från flera håll: i utbildningsplanen, muntligt, mejlledes eller i broschyrer. Information från flera källor och på flera platser gör det svårt att veta vilken information som är korrekt.

Studenterna utgår i första hand från kursnamnen i kurslistan vid val av valfria kurser alternativt frågar andra studenter om tips på kurer. För att veta om de vill läsa kurserna läser de information på inför kursval, men upplever inte att den räcker för att skapa en bra bild av kursen. Bättre information om hur kursen relaterar till andra kurser och hur bra den är innehållsmässigt får de genom att prata med andra studenter.

Doktorander har det extra svårt med sina kursval eftersom de inte får information om när kurser går att söka, har svårt att hitta till informationen om sina kurser på hemsidan och inte får tillräcklig information om vilka kurser som rekommenderas eller när kurser rekommenderas att gå. Doktoranderna har svårt att anmäla sig till kurser. För att anmäla sig behöver de mejla kursansvarig och hoppas på att få plats på kursen.”