Tips gällande kommunikation via e-post
Många kontakter med både kollegor och externa personer sköts via e-post. Här kommer några tips på hur du underlättar för både dig själv och de personer du har kontakt med.
Tips gällande kommunikation via e-post
- Varje e-postmeddelande ska noga övervägas och avsändaren ska alltid betänka alternativen till att skicka ett e-postmeddelande. Ibland kan ett telefonsamtal, besök eller annan form av kommunikation vara ett bättre alternativ.
- Var restriktiv med massmail till hela institutionen/avdelningen etc. Överväg om informationen verkligen är relevant för alla eller om den enbart bör skickas till en mindre gruppering.
- E-postmeddelanden ska alltid ha en relevant ärenderubrik, som visar tydligt vad meddelandet handlar om, då detta förenklar hanteringen för mottagaren.
- Var tydlig med syftet med ditt mail, vad ska mottagaren göra? Ange gärna för kännedom, för åtgärd eller för spridning t.ex. i ämnesraden eller högst upp i mailet för att tydliggöra redan där informationens vikt och mottagarens uppgift.
- Ange alltid till vem informationen riktar sig t.ex. Till institutionens avdelningschefer, till alla lärare etc. Detta är extra viktigt om mailet skickas med dolda mottagare för att undvika onödig vidarebefordran och dubbelarbete.
- När du får ett mail som du inte kan åtgärda relativt snabbt är det bra att bekräfta att du fått meddelandet och ange ungefär när du kommer att ta hand om ärendet.
- Undvik ”management by e-mail” d.v.s:
- Informationen bör vara kortfattad. Längre meddelanden anses ofta oöverskådliga och mottagaren kan då kan missa viktig information.
- Undvik att framföra personlig kritik i e-postmeddelanden. Kritik framförs bäst vid ett personligt möte. Tänk på att e-postmeddelanden ofta övertolkas, ifrågasättande kommentarer och ord skrivna med versaler kan t.ex. uppfattas som arga.
- Var restriktiv med att vidarebefordra e-postkommunikation mellan två individer till en tredje part om inte alla berörda är medvetna om att så sker.
- Var restriktiv med att sätta personer på kopia av e-postmeddelanden. E-post som är skickad till en mottagare som kopia är enbart till för information, aldrig för agerande.