Interna massutskick med e-post
Med interna massutskick menas utskick som går till en större mottagargrupp och som görs med KTH:s interna system, antingen den egna e-postklienten eller med IT-avdelningens centrala system.
Typiskt för massutskick är att den enskilda mottagaren inte har en personlig relation till den som gör utskicket. Ha alltid mottagarens angelägenhetsgrad för ärendet samt dennas tekniska och arbetsmässiga situation i åtanke när ett massutskick planeras.
Utskick där avsändaren har en relation till mottagaren, till exempel kursansvarig till studenter på en kurs, arrangör till deltagare på en konferens, utbildningsadministratör till sökande till en utbildning etcetera innefattas inte i begreppet massutskick i detta sammanhang.
Utskickets innehåll
Det är viktigt att vara tydlig och kortfattad för att inte meddelandet ska betraktas som skräppost.
E-post som går ut som internt massutskick ska ha:
- En tydlig ämnesrad som beskriver innehållet i mailet eller nyttan för mottagaren.
- Ett tydligt budskap som är begripligt för hela mottagargruppen, så kort och rakt på sak som möjligt. Meddelandet ska helst rymmas inom ramen för en skärmbild. För mer omfattande information eller bibudskap läggs istället in länk till webbsida där mer information finns.
- Uppgift om kontaktperson för frågor, med kontaktuppgifter (kan vara samma som ansvarig avsändare).
- Uppgift om vem som är ansvarig avsändare.
- Uppgift om vilka grupperingar utskicket går till.
Undvik bilagor då de belastar e-postsystemet i onödan. Länka istället till motsvarande information.
Eventuella länkar ska gå till kth.se-adresser, annars riskerar utskicket att klassas som skräppost och inte nå fram till mottagaren. Om informationen finns på en webbplats utanför KTH ska länken gå till en sida på KTH som i sin tur innehåller länk till den externa webbplatsen. Länk till webbsida på KTH är ett sätt att visa att utskicket faktiskt kommer från en legitim avsändare på KTH.
Om meddelandet går ut på både svenska och engelska till samma grupp ska ämnesraden vara på båda språken. Brödtexten ska inledas med att information på det andra språket återfinns längre ned i mailet. Markering ska finnas där information på det andra språket börjar.
Mall för e-postinnehåll
Ett bra och tydligt upplägg för ett massutskick kan se ut så här:
<Ämnesrad>
Ämne på svenska – Subject in English
[Information in English can be found further down in the message]
Meddelandetext [för event, ange datum, tid, lokal, anmälningsförfarande samt senaste anmälningstidpunkt]
Vid frågor, kontakta NN via e-post NN@kth.se eller på telefon 08-790 NN NN.
MM, ansvarig
[Information in English starts here]
Message body [for events, write date, time, location, registration procedure and deadline]
If you have any questions please contact NN via e-mail NN@kth.se or by phone 08-790 NN NN.
MM, responsible
_____________________________________________________
Detta utskick har gått till [mottagargrupp] från [enhet eller ledningsfunktion]